AI e-mailový skener vám uľahčí spracovanie e-mailov od nových kontaktov. Z podpisu odosielateľa automaticky rozpozná dôležité údaje, ako je meno, firma, pozícia, telefón alebo e-mail, a ponúkne ich uloženie do CRM. Zároveň e-mail po vytvorení kontaktu automaticky prepojí s novovytvorenými alebo existujúcimi záznamami, takže odpadá ručné prepisovanie informácií aj následné zaradzovanie komunikácie. Vďaka tomu ušetríte čas a znížite riziko chýb pri zakladaní nových kontaktov.
Táto funkcia nie je dostupná v pláne Start.
Ako to funguje
Funkcia analyzuje iba podpis odosielateľa príchozího e-mailu. Ostatných účastníkov komunikácie (adresátov alebo osoby v kópii) nezpracováva. AI analýza sa spustí automaticky po otvorení detailu príchozího e-mailu. Nemusíte ju nijako zapínať ani spúšťať ručne.
Analýza prebehne iba v prípade, že:
e-mail obsahuje text,
e-mail ešte nie je zaradený (orejnetovaný),
systém podľa e-mailovej adresy nerozpoznal existujúci kontakt.
Ak systém kontakt podľa e-mailovej adresy nájde, zobrazí štandardný návrh na prepojenie kontaktu a AI analýza podpisu sa nespustí.
Z podpisu e-mailu dokáže rozpoznať napríklad:
meno a priezvisko,
pracovnú pozíciu,
názov spoločnosti,
e-mailovú adresu,
telefónne číslo.
Rozpoznané údaje zobrazí v prehľadnom náhľade, kde si ich môžete pred vytvorením kontaktu skontrolovať.
Podpis sa nepodarilo rozpoznať
Ak sa v e-mailu nepodarí nájsť podpis alebo z neho nie je možné spoľahlivo získať potrebné údaje, zobrazí sa hláška Podpis sa nepodarilo rozpoznať.
V takom prípade je potrebné vytvoriť kontakt bežným spôsobom.
Podpis bol úspešne rozpoznaný
Ak sa podarí získať kontaktné údaje, zobrazí sa ich prehľad. Skontrolujte ich a pokračujte kliknutím na tlačidlo Áno, vytvoriť kontakt.
Vytvorenie kontaktu
Po kliknutí na tlačidlo Áno, vytvoriť kontakt sa pri prvom použití zobrazí dialóg s podmienkami používania AI funkcií. Po odsúhlasení už sa pri ďalších použitiach znovu nezobrazí.
Ako AI pracuje s klientom (firmou)
Pri spracovaní podpisu AI vyhodnocuje aj názov spoločnosti. Podľa výsledku môžu nastať tri situácie.
V podpise nie je uvedená firma - Ak podpis neobsahuje názov spoločnosti, vytvorí sa iba nová kontaktná osoba bez väzby na klienta.
Firma už v CRM existuje - Ak AI rozpozná spoločnosť, ktorá už je v CRM uložená, nová kontaktná osoba sa k nej automaticky priradí.
Firma v CRM neexistuje - Ak AI rozpozná názov spoločnosti, ktorá v CRM zatiaľ nie je, navrhne založenie nového klienta. Takýto návrh spoznáte podľa zeleného štítku Nový klient.
Kontrola duplicít
Ak sa má založiť nový klient, Raynet najprv overí, či už podobná firma v databáze neexistuje.
Nájde-li možnú zhodu, zobrazí dialóg na riešenie duplicít. Vďaka tomu môžete vybrať existujúceho klienta a vyhnúť sa vytvoreniu duplicitného záznamu.
Dokončenie vytvorenia kontaktu
Po potvrdení systém automaticky dokončí celý proces.
vytvorí novú kontaktnú osobu,
prepojí ju s existujúcim alebo novým klientom,
v prípade potreby vás vyzve k doplneniu povinných údajov,
automaticky zaradí (orejnetuje) e-mail,
znovu načíta detail e-mailu, ktorý už bude prepojený so záznamami v CRM.
Celý proces tak zvládnete počas niekoľkých kliknutí, aniž by ste museli údaje z podpisu prepisovať ručne.