Aby ste mali istotu, čo sa s vašimi e-mailmi v RAYNETe deje, je potrebné rozlišovať medzi súkromným náhľadom pošty a spoločným záznamom v CRM.
Napojená schránka v module Pošta slúži iba ako váš súkromný náhľad a zrkadlo e-mailovej schránky, kde správy vidíte výhradne vy a nevytvára sa z nich žiadny verejný záznam. Až vo chvíli, keď e-mail rejnetujete (manuálne alebo pomocou automatického rejnetovania), vznikne oficiálna CRM aktivita typu E-mail, ktorá sa podľa nastavených bezpečnostných práv zobrazí ostatným používateľom v histórii napr. pri danom Klientovi, Leade či Obchodnom prípade.
Mazanie e-mailu
Mazanie alebo presun správy do koša v module Pošta odoberie e-mail iba z vašej osobnej schránky, ale už vytvorenú aktivitu v CRM neovplyvní. V histórii pri Klientovi, Leade či Obchodnom prípade tak správa zostane aj naďalej viditeľná. Ak chcete e-mail z CRM definitívne odstrániť, nestačí ho zmazať v pošte. Je nutné použiť tlačidlo Odrejnetovať. Túto akciu môže vykonať výhradne používateľ s napojenou schránkou priamo v module Pošta, kde je možné takto hromadne spracovať aj viac e-mailov naraz.
Odrejnetovanie e-mailu
Rejnetovanie e-mailov umožňuje prepojiť e-mail so záznamom v CRM, čím uľahčuje sledovanie komunikácie. Niekedy sa ale môže stať, že e-mail bol rejnetovaný omylom alebo priradený k nesprávnemu kontaktu, čo môže viesť k nepresnostiam v evidencii.
V takom prípade môžete e-mail odrejnetovať. Táto akcia odstráni napojený kontext aj participantov. Ak mal e-mail inú ako Zdieľanú bezpečnostnú úroveň, po odrejnetovaní sa automaticky nastaví na Zdieľanú. Opätovné rejnetovanie vlastníkom už bezpečnostnú úroveň nezmení – zostane Zdieľaná, ale vlastník ju môže následne upraviť podľa potreby.
Ako odrejnetovať e-mail
Otvoríte si detail e-mailu, ktorý je označený ako Rejnetovaný. Kliknite vpravo hore na tlačidlo so tromi bodkami » Odrejnetovať. Aby ste mohli e-mail odrejnetovať je potrebné splniť podmienky, ktoré sú uvedené nižšie.
Ak bol e-mail odrejnetovaný, dá sa znovu rejnetovať iba manuálne. Aj keď bol pôvodne rejnetovaný automaticky, po odrejnetovaní už do automatického rejnetovania zahrnutý nebude.
Podmienky pre odrejnetovanie
Aby sa e-mail dal odrejnetovať, je potrebné splniť tieto podmienky:
- Na e-mail nie sú naviazané žiadne ďalšie aktivity ako napr. schôdzka, telefonát, a pod. Ak sú naň naviazané iné aktivity, odrejnetovanie nebude možné.
- Užívateľ je vlastníkom e-mailu alebo má prístup k rovnakej schránke, z ktorej bol e-mail rejnetovaný.
- Užívateľ má právo editovať záznamy.
- Aktivita E-mail nesmie byť uzamknutá.
Hromadné odrejnetovanie
E-maily je možné odrejnetovať aj hromadne. Vo vybranom priečinku Pošty si označte e-maily, ktoré chcete odrejnetovať. Následne sa v hornej časti zobrazí ponuka hromadných akcií. Kliknutím na tlačidlo s tromi bodkami vyberte možnosť Odrejnetovať. Potvrdením akcie sa všetky vybrané e-maily úspešne odrejnetujú.
Naraz je možné vybrať maximálne 200 e-mailov, rovnako ako v zoznamových zobrazeniach.