El escáner de correos electrónicos de IA facilita el procesamiento de correos electrónicos de nuevos contactos. Reconoce automáticamente información importante de la firma del remitente, como el nombre, la empresa, el cargo, el número de teléfono o el correo electrónico, y ofrece guardarlo en el CRM. Además, después de crear un contacto, vincula automáticamente el correo electrónico a registros recién creados o existentes, eliminando la necesidad de entrada manual de datos y la posterior categorización de la comunicación. Esto te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores al establecer nuevos contactos.
Esta función no está disponible en el plan Start.
Cómo funciona
La función analiza solo la firma del remitente del correo electrónico entrante. No procesa a otros participantes en la comunicación (destinatarios o personas en copia). El análisis de IA se activa automáticamente al abrir los detalles del correo electrónico entrante. No necesitas activarlo ni iniciarlo manualmente.
El análisis solo ocurrirá si:
el correo electrónico contiene texto,
el correo electrónico aún no está categorizado (orientado),
el sistema no reconoció un contacto existente basado en la dirección de correo electrónico.
Si el sistema encuentra un contacto basado en la dirección de correo electrónico, mostrará una sugerencia estándar para vincular el contacto y el análisis de firma de IA no se activará.
Desde la firma del correo electrónico, puede reconocer, por ejemplo:
- nombre y apellidos,
- cargo,
- nombre de la empresa,
- dirección de correo electrónico,
- número de teléfono.
Los datos reconocidos se mostrarán en una vista previa clara , donde podrás revisarlos antes de crear el contacto.
No se pudo reconocer la firma
Si no se puede encontrar la firma en el correo electrónico o no se puede obtener la información necesaria de manera confiable, se mostrará un mensaje: No se pudo reconocer la firma.
En tal caso, necesitas crear el contacto de la manera habitual.
La firma fue reconocida con éxito
Si se obtienen con éxito los detalles del contacto, se mostrará un resumen. Revísalos y continúa haciendo clic en el botón Sí, crear contacto.
Creando un contacto
Después de hacer clic en el botón Sí, crear contacto por primera vez, aparecerá un diálogo con los términos de uso de las funciones de IA. Después de aceptar, no se mostrará nuevamente para usos posteriores.
Cómo funciona la IA con el cliente (empresa)
Al procesar la firma, la IA también evalúa el nombre de la empresa. Según el resultado, pueden surgir tres situaciones.
La firma no menciona una empresa - Si la firma no contiene el nombre de la empresa, solo se creará una nueva persona de contacto sin un vínculo con el cliente.
La empresa ya existe en el CRM - Si la IA reconoce una empresa que ya está almacenada en el CRM, la nueva persona de contacto se asignará automáticamente a ella.
La empresa no existe en el CRM - Si la IA reconoce el nombre de una empresa que aún no está en el CRM, sugerirá crear un nuevo cliente. Reconocerás tal sugerencia por la etiqueta verde Nuevo cliente.
Verificación de duplicados
Si se va a crear un nuevo cliente, Raynet primero verifica si ya existe una empresa similar en la base de datos.
Si se encuentra una posible coincidencia, se mostrará un diálogo de resolución de duplicados . Esto te permitirá seleccionar un cliente existente y evitar crear un registro duplicado.
Finalización de la creación del contacto
Después de la confirmación, el sistema completará automáticamente todo el proceso.
creará una nueva persona de contacto,
la vinculará a un cliente existente o nuevo,
si es necesario, te pedirá que completes los detalles obligatorios,
categorizará (orientará) automáticamente el correo electrónico,
recargará los detalles del correo electrónico, que ahora estarán vinculados a registros en el CRM.
Así, puedes completar todo el proceso en solo unos pocos clics sin tener que transcribir manualmente los datos de la firma.