Para estar seguro de lo que sucede con sus correos electrónicos en RAYNET, es necesario distinguir entre la vista previa privada del correo y el registro compartido en el CRM.
El buzón vinculado en el módulo Correo sirve únicamente como su vista previa privada y reflejo de su bandeja de entrada, donde solo usted ve los mensajes y no se crea ningún registro público a partir de ellos. Solo cuando "raynetea" un correo electrónico (de forma manual o mediante el rayneteado automático), se crea una actividad oficial de CRM de tipo Correo electrónico, la cual, según los permisos de seguridad configurados, se mostrará a otros usuarios en el historial de, por ejemplo, el Cliente, Lead u Oportunidad comercial correspondiente.
Eliminar un correo electrónico
Eliminar o mover un mensaje a la papelera en el módulo Correo solo eliminará el correo de su buzón personal, pero no afectará a la actividad ya creada en el CRM. Por lo tanto, el mensaje seguirá estando visible en el historial del Cliente, Lead u Oportunidad comercial. Si desea eliminar definitivamente el correo del CRM, no basta con borrarlo en el correo. Es necesario utilizar el botón Desraynetear (Desvincular). Esta acción solo la puede realizar directamente en el módulo Correo el usuario que tiene el buzón vinculado, donde también se pueden procesar varios correos electrónicos a la vez de forma masiva.
Correo electrónico sin Raynet
Raynetizando los correos electrónicos te permite vincular un correo electrónico a un registro en el CRM, facilitando el seguimiento de la comunicación. Sin embargo, a veces puede suceder que un correo electrónico fue raynetizado por error o asignado al contacto incorrecto, lo que puede llevar a inexactitudes en los registros.
En tal caso, puedes desraynetizar el correo electrónico. Esta acción eliminará el contexto y los participantes vinculados. Si el correo electrónico tenía un nivel de seguridad diferente a Compartido, se establecerá automáticamente como Compartido después de desraynetizar. Volver a raynetizar por parte del propietario no cambiará el nivel de seguridad; permanecerá Compartido, pero el propietario puede modificarlo posteriormente según sea necesario.
Cómo desraynetizar un correo electrónico
Abre el detalle del correo electrónico marcado como Raynetizado. Haz clic en el botón con tres puntos » Desraynetizar. Para desraynetizar el correo electrónico, necesitas cumplir con las condiciones, que se enumeran a continuación.
Si el correo electrónico fue desraynetizado, solo se puede raynetizar nuevamente manualmente. Incluso si originalmente fue raynetizado automáticamente, después de desraynetizar ya no se incluirá en el raynetizado automático.
Condiciones para desraynetizar
Para que un correo electrónico sea desraynetizado, deben cumplirse las siguientes condiciones:
- No hay otras actividades vinculadas al correo electrónico, como reuniones, llamadas telefónicas, etc. Si hay otras actividades vinculadas, no será posible desraynetizar.
- El usuario es el propietario del correo electrónico o tiene acceso al mismo buzón desde el cual se raynetizó el correo electrónico.
- El usuario tiene derecho a editar registros.
- La actividad de Correo electrónico no debe estar bloqueada.
Raynetizando masivo
Los correos electrónicos también se pueden Raynetizar de forma masiva. En la carpeta seleccionada del correo, marque los correos electrónicos que desea Raynetizar. A continuación, en la parte superior aparecerá el menú de acciones masivas. Al hacer clic en el botón de los tres puntos, seleccione la opción Raynetizar. Al confirmar la acción, todos los correos electrónicos seleccionados se Raynetizarán correctamente.
Se pueden seleccionar como máximo 200 correos electrónicos a la vez, al igual que en las vistas de lista.