Prostredníctvom Bezpečnostných úrovní môžete obmedziť viditeľnosť konkrétnych záznamov (Klientov, Obchodných prípadov, Schôdzok, atď.) pre jednotlivých používateľov alebo skupinu používateľov. Bezpečnostná úroveň umožňuje sprístupniť záznamy len tým používateľom, ktorým udelíte práva.
Táto funkcia je dostupná od cenového plánu Professional a vyššie. Prehľad cenových plánov nájdete TU.
Dôležité: akékoľvek použitie Bezpečnostných úrovní podlieha Viditeľnosti záznamov. Ak má napríklad používateľ nastavenú viditeľnosť len svojich záznamov, neuvidí záznam, ktorý má v rámci Bezpečnostných úrovní sprístupnený, ak nie je jeho vlastníkom.
V tomto článku sa dozviete:
- čo je to bezpečnostná úroveň,
- ako vytvoriť bezpečnostnú úroveň,
- ako nastaviť predvolenú bezpečnostnú úroveň,
- ako nastaviť predvolené bezpečnostné úrovne pre svoj profil,
- ako nastaviť bezpečnostnú úroveň konkrétneho záznamu,
- ako nastaviť bezpečnostnú úroveň hromadne,
- ako zmeniť bezpečnostnú úroveň aj u naviazaných záznamov.
Čo je bezpečnostná úroveň
Môžeme ju chápať ako virtuálny štít, ktorý chráni záznam pred používateľmi, ktorí nemajú právo na danú úroveň. Každý záznam v Raynetu má Bezpečnostná úroveň. V predvolenom nastavení sú záznamy všetkých používateľov zaradené do úrovne Zdieľaná, to znamená, že tieto záznamy vidia všetci (ak nie sú obmedzené napr. Viditeľnosť záznamu). Ak má záznam inú Bezpečnostná úroveň ako Zdieľaná, nájdete to v záhlaví záznamu. Pozrite obrázok.
Vytvorenie bezpečnostnej úrovne
1. Bezpečnostnú úroveň môže vytvoriť len Administrátor. Je potrebné prejsť na Nastavenia.
2. V sekcii Bezpečnostné úrovne vyberte Pridať úroveň.
3. Novú Bezpečnostnú úroveň pomenujte a uložte.
4. V poslednom kroku určite používateľov, ktorí budú mať práva k vytvorenej Bezpečnostnej úrovni. Správcovia sú v Bezpečnostnej úrovni zaradení automaticky, viditeľnosť záznamov pre nich nie je možné obmedziť. Ostatní uživatelia, ktorí nemajú práva, odstránite krížikom.
Východiskové nastavenia bezpečnostných úrovní
Konkrétnemu používateľovi môžete nastaviť východziu Bezpečnostnú úroveň. Tá zabezpečí, že nový záznam, ktorý používateľ založí, bude priamo zaradený do danej Bezpečnostnej úrovne.
1. Pre nastavenie východziu Bezpečnostnej úrovne je potrebné prejsť do Nastavenia.
2. Potom prejdite do sekcie Používateľské účty a vyberte konkrétneho používateľa.
3. V sekcii Oprávnenie používateľa vyberte Upravit výchozí Bezpečnostná úroveň.
4. Každému typu záznamu potom môžete vybrať konkrétnu úroveň a všetko uložíte. Napr. novozaloženým Klientom bude priradená Bezpečnostná úroveň "Obchod".
Nastavenie základnej bezpečnostnej úrovne pre svoj profil
V rámci bezpečnostných úrovní si môžete nastaviť svoje základné bezpečnostné úrovne pre zakladanie záznamov bez toho, aniž byste mali Administrátorskú rolu. Toto nastavenie nájdete v sekcii Môj profil » Oprávnenia používateľa.
Nastavenie bezpečnostnej úrovne konkrétneho záznamu
1. Bezpečnostnú úroveň môžete zmeniť u každého jednotlivého záznamu. Stačí kliknúť na tri bodky » Bezpečnosť.
2. V dialógovom okne vyberiete Bezpečnostná úroveň, ktorú potrebujete. Potvrďte tlačidlom Použiť.
Hromadná úprava bezpečnostnej úrovne
Bezpečnostnú úroveň môžete zmeniť aj pomocou hromadnej zmeny, až 200 záznamov. Napríklad, ak chcete skupinu Klientov zaradiť do Bezpečnostnej úrovne "Obchod".
Viac informácií o tom, ako postupovať pri hromadnej zmene, nájdete v tomto článku.
Zmena bezpečnostnej úrovne u navázaných záznamov
Občas sa môže stať, že pri zmene Bezpečnostnej úrovne Klienta budete potrebovať zmeniť aj bezpečnostné úrovne záznamov, ktoré sú na ňom navázané. Túto hĺbkovú zmenu môže urobiť iba administrátor. Podmienkou je, že tieto záznamy musia mať pred zmenou rovnakú Bezpečnostná úroveň ako Klient. Ak bude mať nejaký prepojený záznam inú Bezpečnostná úroveň ako Klient, tak sa ho zmena nedotkne.
Zmenu je možné vykonať na detailnej karte Klienta cez tlačidlo s tromi bodkami » Bezpečnosť » tu zaškrtnete možnosť Zmeniť bezpečnostnú úroveň aj všetkým naviazaným záznamom.
Hĺbková zmena Bezpečnostnej úrovne je možná aj zo zoznamového pohľadu Klientov cez Hromadnú zmenu záznamov.