Reuniones te permite registrar todas las reuniones o citas, añadirlas al Calendario e informar a los participantes. Tienes la opción de enviar una confirmación de la reunión a todos los participantes por correo electrónico directamente desde Raynet, para que todos se enteren de los detalles a tiempo. Otra cosa que puedes hacer es vincular una Oportunidad a una Reunión, para que sepas de inmediato lo que se ha hablado con tu cliente.
En este artículo descubrirás:
Crear una reunión
La forma más sencilla de programar una reunión es directamente desde el Calendario. Haz clic en cualquier lugar del Calendario o en el botón verde más y selecciona el tipo de actividad Reunión. Rellena el Asunto de la reunión y Añade participantes. Alternativamente, marca la reunión como privada.
A continuación, puedes crear fácilmente seguimientos haciendo clic con el botón derecho en la Reunión. Hacer un seguimiento de un cliente después de una Reunión nunca ha sido tan fácil.
Crea reuniones a partir de la Cuenta o Contacto fichas detalladas de quienes asistirán a la reunión o participarán. Haga clic en el signo verde +Añadir » Reunión.
El único campo obligatorio al crear una reunión directamente desde la Tarjeta detallada de Cuenta o Contacto es el Asunto de la reunión. El Participante se añadirá automáticamente. Para ver la Reunión en tu calendario, debes introducir una fecha.
Si no introduces una fecha al crear una Reunión, ésta se creará igualmente, pero permanecerá en Actividades Sin programar en el Calendario.
Si te gusta utilizar la lista de actividades, también puedes crear una reunión desde ahí. Ve al Menú Principal " Actividades " Reuniones " Verde más.
Aquí tendrás que añadir la Cuenta con la que tienes la reunión y la fecha, o de nuevo, marcar la reunión como privada.
También puedes crear Reuniones en bloque desde la Vista de lista Cuenta o Contacto. Sólo tienes que seleccionar los Clientes o Contactos para los que quieres crear las Reuniones. Aparecerá un botón verde + Crear. Al hacer clic en este botón se abrirá un cuadro desplegable en el que deberás seleccionar la opción Programar Actividad. Para más información sobre la creación masiva de Actividades, consulta este artículo.
Actividad privada
Actividad privada significa que la actividad no tiene conexión con un Cliente, por ejemplo, podría ser una reunión personal que no está relacionada con el trabajo o una visita al médico. Para crearla, tienes que marcar la opción Actividad privada en el cuadro de diálogo de creación de Reuniones. Ver imagen.
Importante: Ten en cuenta que esto no significa que la Reunión y su contenido estén ocultos para otros usuarios. Ellos pueden verla en su Calendario por defecto.
Enviar una invitación a una reunión por correo electrónico
Una de las funciones a las que puedes acceder a través de la Ficha detallada de la Reunión es enviar una invitación a una Reunión por correo electrónico. Esto se hace a través de los tres puntos " Enviar invitación de reunión por correo electrónico.
El correo electrónico de confirmación de la reunión tiene este aspecto:
Recordatorio de reunión
No te pierdas nunca una Reunión gracias al recordatorio de inicio de actividad. Sólo tienes que configurarlo haciendo clic en el icono de la campana . El recordatorio se enviará al usuario en forma de notificación .
Puedes establecer el recordatorio de inicio de actividad por defecto. Se añadirá automáticamente a las Actividades recién creadas. Encuéntralo en la Configuración del Calendario.
Aquí, selecciona Crear actividades con recordatorio de inicio automático y define la hora.
Recurrencia de reuniones
Si necesitas programar una Reunión que tenga lugar, por ejemplo, cada semana, te recomendamos que configures una recurrencia. Configúrala haciendo clic en los tres puntos " Crear recurrencia.
Se abrirá un cuadro de diálogo en el que rellenarás información adicional como el intervalo de recurrencia ,la fecha de inicio y el número de recurrencias.