Zoznamový pohľad je zobrazenie, ktoré uvidíte po rozkliknutí týchto položiek z hlavného menu: Klienti, Kontaktné osoby, Leady, Obchodné prípady, Ponuky, Objednávky, Projekty, Produkty, Cenníky, Prehľad aktivít, Úlohy, Schôdzky, Udalosti, E-maily, Telefonáty, Listy.
V zoznamových pohľadoch nájdete mnoho funkcií, v tomto článku vysvetlíme, ako s nimi môžete pracovať. Konkrétne sa dozviete viac o:
- tom, čo v zoznamových pohľadoch nájdete,
- zobrazení stĺpcov,
- filtrovaní,
- edícii polí v zoznamových pohľadoch
- hromadnej zmene záznamov,
- hromadnom vytváraní obchodných prípadov,
- hromadnom vytváraní aktivít,
- exportovaní zoznamových pohľadov,
- zneplatnení záznamov.
Všetky funkcie ukážeme na zoznamovom pohľade Klientov, ale podobne to funguje aj pri všetkých ostatných záznamoch.
Čo nájdete v zoznamových pohľadoch
V zoznamových pohľadoch okrem samotného zoznamu Klientov nájdete tiež pole pre vyhľadávanie medzi záznamami, pripnuté filtre, zelené tlačidlo pre vytváranie nových záznamov, modré tlačidlo Filtrovanie a tlačidlo s tromi bodkami pre export a nastavenie zoznamového listu.
V dolnej lište zoznamového pohľadu uvidíte súhrnné hodnoty obchodných vzťahov, počet zobrazených položiek na stránke a aktuálnu stránku zoznamu, na ktorej sa nachádzate.
Všetky tieto funkcie nájdete bez toho, aby ste ich museli zvlášť zapínať. Okrem abecedného výberu, ktorý si môžete pripnúť na ľavú stranu zoznamu. Je potrebné ho zapnúť cez ikonu troch bodiek » Zobraziť/ skryť ABC filter.
Každý riadok má navyše na konci ikonu troch bodiek, pomocou ktorej môžete spustiť nasledujúce akcie:
- Vytvoriť nadväzujúci záznam (Kontaktná osoba, Obchodný prípad, Ponuka, Objednávka, Projekt, Úloha, Schôdza, Udalosť, E-mail, Telefonát, List),
- Zobraziť okno Bezpečnosti,
- Zneplatniť,
- Zmazať.
Ikona troch bodiek sa zobrazí len pri označení jedného riadku. Ak použijete začiarkavacie políčka na označenie viacerých riadkov, táto ikona sa nezobrazí.
Zobrazenie stĺpcov
Každý zoznamový pohľad sa skladá zo stĺpcov. Tie zodpovedajú jednotlivým poliam, ktoré nájdete v Kliente. Tieto stĺpce môžete ľubovoľne pridávať a odoberať kliknutím na ikonu ceruzky. Vyberiete, ktoré stĺpce chcete zobraziť a všetko potvrdíte tlačidlom Uložiť.
Sloupcom môžete zmeniť poradie aj šírku ťahaním myši.
Filtrovanie
Filtrovanie v zoznamových pohľadoch umožňuje vytvoriť si filter podľa svojich kritérií, uložiť si ho pre opakované použitie a tiež ho zdieľat s ďalšími používateľmi. So uloženým filtrom máte možnosť uložiť si aj výber stĺpcov a ich poradie. Zároveň vedľa roletky svojich uložených filtrov nájdete aj pripnuté filtre, ktoré si vyberiete podľa svojich preferencií. Všetky podrobné informácie o filtrovaní nájdete TU.
Vlastný filter vytvoríte kliknutím na modré tlačidlo Filtrovanie. Na pravej strane obrazovky sa zobrazí filter a v ňom určíte kritériá filtrovania pomocou tlačidla Pridať podmienku.
Akonáhle definujete filter, ihneď dostanete výsledok vo forme filtrovaného zoznamu Klientov. Ak chcete filter uložiť pre ďalšie použitie, kliknite na tlačidlo Uložiť. Ak ho už nepotrebujete, kliknite na tlačidlo „ “ (Odstrániť).
Uložené filtre nájdete nad zoznamom v roletovom menu „ “ (Moje filtre). Uložené filtre môžete aj spravovať . V rámci správy filtrov daný filter nasdílíte ďalším používateľom, nastavíte ako výchozí, upravíte ho alebo zmazáte.
Vedľa roletky Moje filtre nájdete tiež svoje pripnuté filtre. Tie slúžia na rýchle filtrovanie zoznamu podľa konkrétneho parametra, napr. Kategória (pozri obrázok). Pridať ich alebo odstrániť môžete kliknutím na ikonu tužky.
Úprava polí v zoznamových pohľadoch
Vo všetkých Zoznamových pohľadoch je možné údaje meniť aj samostatne v jednotlivých poliach, ak nechcete použiť Hromadnú zmenu alebo prechádzať na detail záznamu. Slúži na to tlačidlo s ikonou tužky, ktoré sa zobrazí po najatí myšou na vybrané pole. Kliknutím na toto tlačítko sa otvorí dialógové okno, v ktorom vyberiete požadovaný parameter a celú akciu Potvrdíte.
Viac informácií o editácii polí nájdete v samostatnom článku tu.
Hromadná zmena záznamov
Na začiatku každého riadku zoznamu nájdete zatržítko. Pri výbere min. jedného riadku sa objaví zelené tlačidlá. Medzi nimi nájdete aj tlačidlo Editovať, ktoré slúži na hromadnú zmenu záznamov.
Pri hromadnom označovaní záznamov si môžete pomôcť aj klávesou SHIFT. Označíte prvý záznam, podržíte klávesu SHIFT a potom označte posledný záznam, ktorý chcete upraviť.
V rámci hromadnej zmeny záznamov môžete editovať, t. j. zmeniť obsah konkrétneho poľa, napr. Kategória. Ďalej môžete zmeniť vlastníka, pridať a odstrániť štítky, upraviť Bezpečnostná úroveň a tiež zamknúť a odomknúť záznamy. Podrobný návod na hromadnú zmenu záznamov nájdete v samostatnom článku TU.
Hromadné vytváranie obchodných prípadov
Ďalším zeleným tlačidlom, ktoré sa objaví po zaškrtnutí riadkov, je +Vytvoriť. Pomocou tohto tlačidla vytvoríte vybraným Klientom nový Obchodný prípad s rovnakými parametrami. Podrobné informácie o tejto akcii nájdete v článku TU.
Akonáhle zvolíte Vytvoriť Obchodný prípad, vpravo sa objaví dialógové okno na vyplnenie. Tu definujete Názov, Konečnú cenu, Stav, Kategóriu, Pravdepodobnosť a prípadne Projekt, do ktorého budú Obchodné prípady zaradené. Akciu dokončíte kliknutím na tlačítko „ “ (Potvrdiť) „ “ (Potvrdiť). „
“ (Vytvoriť) Hromadné vytváranie aktivít „
“ (Hromadné vytváranie aktivít) Rovnako ako v prípade vyššie uvedených obchodných prípadov, pomocou tlačidla „ “ (Vytvoriť) „+Vytvoriť“ (Vytvoriť) „ “ (Obchodný prípad) môžete zadať viacerým klientom naraz ľubovoľnú „ “ (Aktivitu) „ “ (Aktivity). Podrobné informácie o hromadnom vytváraní aktivít nájdete v článku TU.
Po kliknutí na Naplánovať Aktivitu sa vpravo zobrazí dialógové okno na vyplnenie. Tu vyberiete Typ aktivity, určíte Predmet, Kategóriu, Stav a Vlastníka. Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej. Potom budete vyzvaní na časové naplánovanie Aktivity a všetko Potvrdíte.
Exportovanie
Zo zoznamového pohľadu môžete ľahko exportovať Klientov do súboru.XLSX. Máte dve možnosti. Môžete exportovať výber Klientov alebo všetkých Klientov zo zoznamu.
1. Ak zvolíte export vybraných Klientov, je potrebné najprv zaškrtnúť označiť riadky na export a potom kliknúť na zelené tlačidlo Exportovať. Ďalej vyberte variant exportu, ktorý potrebujete.
2. Ak naopak potrebujete exportovať celý zoznam, neoznačujte žiadne riadky a kliknite len na tlačidlo s tromi bodkami » Exportovať. Opäť vyberte typ exportu, ktorý chcete.
Hromadné zneplatnenie záznamov
Zneplatnenie záznamov je posledná akcia, ktorú je možné v rámci zoznamových pohľadov vykonať. Viac informácií o tom, prečo zneplatňovať Klientov, nájdete v článku TU.
V zoznamovom pohľade najprv pomocou začiarkavacích políčok označte riadky (Klienti), ktoré chcete zneplatniť. Potom kliknite na tlačidlo Zneplatniť a potvrďte zmenu.
Platnosť záznamov môžete obnoviť aj hromadne . Najprv je však potrebné pridať do pripnutých filtrov Platnosť. Ak ju ešte nemáte zobrazenú, pridajte ju pomocou ikony tužky.
Potom pomocou tlačidla Platnosť zobrazte zoznam vrátane neplatných.
Neplatných klientov označte zatržítkom a kliknite na Upravit platnosť » Obnoviť platnosť.