Skaner e-mailowy AI ułatwia przetwarzanie e-maili od nowych osób kontaktowych. Automatycznie rozpoznaje ważne informacje z podpisu nadawcy, takie jak imię, firma, stanowisko pracy, numer telefonu lub adres e-mail, i oferuje zapisanie ich w CRM. Dodatkowo, po utworzeniu osoby kontaktowej, automatycznie łączy e-mail z nowo utworzonym lub istniejącym rekordem, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i późniejszej kategoryzacji komunikacji. To oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów przy nawiązywaniu nowych kontaktów.
Ta funkcja nie jest dostępna w planie Start.
Jak to działa
Funkcja analizuje tylko podpis nadawcy przychodzącego e-maila. Nie przetwarza innych uczestników komunikacji (odbiorców lub osób w CC). Analiza AI jest uruchamiana automatycznie po otwarciu szczegółów przychodzącego e-maila. Nie musisz jej włączać ani uruchamiać ręcznie.
Analiza wystąpi tylko, jeśli:
e-mail zawiera tekst,
e-mail nie jest jeszcze skategoryzowany (ukierunkowany),
system nie rozpoznał istniejącej osoby kontaktowej na podstawie adresu e-mail.
Jeśli system znajdzie osobę kontaktową na podstawie adresu e-mail, wyświetli standardową sugestię połączenia osoby kontaktowej i analiza podpisu AI nie zostanie uruchomiona.
Z podpisu e-maila może rozpoznać, na przykład:
imię i nazwisko,
stanowisko pracy,
nazwa firmy,
adres e-mail,
numer telefonu.
Rozpoznane dane zostaną wyświetlone w przejrzystym podglądzie, gdzie możesz je przejrzeć przed utworzeniem osoby kontaktowej.
Nie można rozpoznać podpisu
Jeśli podpis nie może zostać znaleziony w e-mailu lub nie można wiarygodnie uzyskać z niego niezbędnych informacji, wyświetli się komunikat: Nie można rozpoznać podpisu.
W takim przypadku musisz utworzyć osobę kontaktową w zwykły sposób.
Podpis został pomyślnie rozpoznany
Jeśli szczegóły osoby kontaktowej zostały pomyślnie uzyskane, wyświetli się podsumowanie. Przejrzyj je i kontynuuj, klikając przycisk Tak, utwórz osobę kontaktową.
Tworzenie osoby kontaktowej
Po kliknięciu przycisku Tak, utwórz osobę kontaktową po raz pierwszy, pojawi się okno dialogowe z warunkami korzystania z funkcji AI. Po zaakceptowaniu, nie będzie ono wyświetlane ponownie przy kolejnych użyciach.
Jak AI współpracuje z klientem (firmą)
Podczas przetwarzania podpisu AI ocenia również nazwę firmy. Na podstawie wyniku mogą wystąpić trzy sytuacje.
Podpis nie wspomina o firmie - Jeśli podpis nie zawiera nazwy firmy, zostanie utworzona tylko nowa osoba kontaktowa bez powiązania z klientem.
Firma już istnieje w CRM - Jeśli AI rozpozna firmę, która już jest przechowywana w CRM, nowa osoba kontaktowa zostanie automatycznie do niej przypisana.
Firma nie istnieje w CRM - Jeśli AI rozpozna nazwę firmy, która jeszcze nie znajduje się w CRM, zasugeruje utworzenie nowego klienta. Taką sugestię rozpoznasz po zielonej etykiecie Nowy klient.
Sprawdzenie duplikatów
Jeśli ma zostać utworzony nowy klient, Raynet najpierw sprawdza, czy podobna firma już istnieje w bazie danych.
Jeśli znajdzie możliwe dopasowanie, wyświetli się okno dialogowe rozwiązywania duplikatów. Umożliwia to wybór istniejącego klienta i unikanie tworzenia duplikatu rekordu.
Zakończenie tworzenia osoby kontaktowej
Po potwierdzeniu system automatycznie zakończy cały proces.
utworzy nową osobę kontaktową,
połączy ją z istniejącym lub nowym klientem,
jeśli to konieczne, poprosi o uzupełnienie obowiązkowych szczegółów,
automatycznie skategoryzuje (ukierunkuje) e-mail,
przeładował szczegóły e-maila, które teraz będą powiązane z rekordami w CRM.
W ten sposób możesz zakończyć cały proces w zaledwie kilku kliknięciach, bez konieczności ręcznego przepisywania danych z podpisu.