Aby mieć pewność, co dzieje się z Twoimi wiadomościami e-mail w RAYNET, należy odróżnić prywatny podgląd poczty od wspólnego rekordu w CRM.
Połączona skrzynka w module Poczta służy wyłącznie jako Twój prywatny podgląd i lustrzane odbicie skrzynki e-mail, gdzie wiadomości widzisz tylko Ty i nie tworzy się z nich żaden publiczny rekord. Dopiero w momencie, gdy zrejnetujesz e-mail (ręcznie lub za pomocą automatycznego rejnetowania), powstaje oficjalna aktywność CRM typu E-mail, która zgodnie z ustawionymi uprawnieniami wyświetli się innym użytkownikom w historii np. danego Klienta, Leada czy Szansy sprzedaży (Sprawy handlowej).
Usuwanie wiadomości e-mail
Usunięcie lub przeniesienie wiadomości do kosza w module Poczta usunie e-mail tylko z Twojej osobistej skrzynki, ale nie wpłynie na utworzoną już aktywność w CRM. Wiadomość pozostanie nadal widoczna w historii Klienta, Leada czy Szansy sprzedaży. Jeśli chcesz definitywnie usunąć e-mail z CRM, samo usunięcie go w poczcie nie wystarczy. Należy użyć przycisku Odrejnetować. Akcję tę może wykonać wyłącznie użytkownik z podłączoną skrzynką bezpośrednio w module Poczta, gdzie można w ten sposób masowo przetworzyć więcej wiadomości e-mail naraz.
Odrejnetowanie e-mailu
Rejnetowanie e-maili umożliwia powiązanie e-maila z rekordem w CRM, co ułatwia śledzenie komunikacji. Czasami jednak może się zdarzyć, że e-mail został zrejnetowany przez pomyłkę lub przypisany do niewłaściwej Osoby kontaktowej, co może prowadzić do nieścisłości w ewidencji.
W takiej sytuacji możesz przeprowadzić odrejnetowanie. Ta akcja usuwa powiązany kontekst oraz uczestników. Jeśli e-mail miał inny niż Udostępniony poziom zabezpieczenia, po odrejnetowaniu automatycznie zostanie ustawiony na Udostępniony. Ponowne rejnetowanie przez właściciela nie zmieni już poziomu zabezpieczenia – pozostanie Udostępniony, ale właściciel może go później dostosować według potrzeb.
Jak odrejnetować e-mail
Otwórz szczegóły e-maila, który jest oznaczony jako Zrejnetowany. Kliknij w prawym górnym rogu przycisk z trzema kropkami » Odrejnetować. Aby móc odrejnetować e-mail, musisz spełniać warunki opisane poniżej.
Jeśli e-mail został odrejnetowany, można go ponownie zrejnetować wyłącznie ręcznie. Nawet jeśli pierwotnie został zrejnetowany automatycznie, po odrejnetowaniu nie będzie już uwzględniany w automatycznym rejnetowaniu.
Warunki odrejnetowania
Aby móc odrejnetować e-mail, muszą zostać spełnione następujące warunki:
- Do e-maila nie mogą być powiązane żadne inne działania, takie jak np. spotkanie, rozmowa telefoniczna itp. Jeśli są z nim powiązane inne działania, odrejnetowanie nie będzie możliwe.
- Użytkownik jest właścicielem e-maila lub ma dostęp do tej samej skrzynki, z której e-mail został zrejnetowany.
- Użytkownik ma prawo edytować rekordy.
- Działanie E-mail nie może być zamknięte.
Masowe odrejnetowanie
E-maile można odrejnetować także masowo. W wybranym folderze poczty zaznacz e-maile, które chcesz odrejnetować. Następnie u góry pojawi się menu akcji zbiorczych. Klikając przycisk trzech kropek, wybierz opcję Odrejnetować. Po potwierdzeniu akcji wszystkie wybrane e-maile zostaną pomyślnie odrejnetowanie.
Jednocześnie można wybrać maksymalnie 200 e-maili, podobnie jak w widokach listy.