Dla wybranych typów rekordów możesz zdefiniować własne szablony eksportowanych dokumentów. W programie Microsoft Word lub LibreOffice możesz utworzyć plik .docx, który po wgraniu do Raynet będzie służył jako szablon Oferty, Szansy sprzedaży lub innego dokumentu dla klientów.
W tym artykule pokażemy, jak:
Wskazówka: Dla najlepszej kompatybilności zalecamy tworzenie szablonów w LibreOffice. Listę obsługiwanych czcionek znajdziesz w tym artykule.
Dla jakich typów rekordów można utworzyć własny szablon?
Szansa sprzedaży
Oferta
Zamówienie
Projekt
Klient
Osoba kontaktowa
Lead
Aktywności (Zadanie, Spotkanie, Wydarzenie, E-mail, Telefon, List)
Ważne: Pomoc w zakresie zapisu parametrów w szablonach nie jest objęta standardowym wsparciem, ponieważ jest to rozwiązanie indywidualne dla każdego klienta. W razie potrzeby możemy przekazać kontakt do naszego partnera zewnętrznego, który oferuje płatne konsultacje.
Jak włączyć własne szablony?
Kliknij swoje imię i wybierz Ustawienia. Następnie wybierz Własne szablony » Utwórz nowy szablon. Wybierz typ rekordu. Możesz skorzystać z gotowego szablonu lub utworzyć własny. Potwierdź przyciskiem Wybierz. Po wybraniu szablon nie jest jeszcze aktywny – jest widoczny tylko w Ustawieniach i nie pojawia się w menu eksportu.
Wybrany szablon możesz pobrać lub wgrać własną, zmodyfikowaną wersję. Po wgraniu zmodyfikowanego szablonu zostanie wygenerowany podgląd z aktualnie uzupełnionymi danymi. Jeśli wszystko przebiegnie prawidłowo, wyświetli się końcowy podgląd. Jeśli szablon zawiera błędy, pojawi się komunikat o błędzie, a szczegóły znajdziesz w pobranym pliku .docx. Maksymalny rozmiar szablonu to 5 MB.
Wskazówka: Jeśli chcesz wyeksportować dokumenty z różnymi nagłówkami, np. jeśli masz wiele oddziałów, utwórz inny szablon eksportu dla każdego oddziału. W ten sposób użytkownicy mogą wybrać dokument, którego aktualnie potrzebują, bez konieczności przepisywania adresów.
W szablonach możesz dowolnie edytować również Nazwę oraz Opis. Ta nazwa będzie widoczna dla użytkowników Raynet w opcjach eksportu. Szablon pojawi się w menu eksportu dopiero po jego aktywacji.
Szablon jest domyślnie eksportowany do formatu .docx, aby użytkownicy mogli go edytować. Jeśli chcesz tego uniknąć, zamiast formatu.docx wybierz format PDF. Zrobisz to, zaznaczając pole wyboru Generuj do PDF w Innych ustawieniach.
Jeśli chcesz bezpośrednio dołączyć wyeksportowany dokument do rekordu, wybierz Dołącz wygenerowany plik do rekordu. Zostanie on dodany do załączników w formacie wybranym w poprzednim kroku.
Podobnie jak w przypadku Nazwy szablonu, możliwe jest edytowanie Nazwy wyeksportowanego pliku. Możesz użyć wszystkich parametrów danego dokumentu (więcej o parametrach dokumentu poniżej). Teraz wystarczy wszystko zapisać.
W przypadku szablonów Szansy sprzedaży można również ustawić, dla których Typów tablicy sprzedaży i etapów Szansy sprzedaży, powinien być widoczny szablon. W oknie przesyłania dokumentu znajduje się przycisk Ustawienia widoczności dla typów tablicy sprzedaży.
Po kliknięciu tego przycisku można wybrać, czy szablon będzie widoczny dla wszystkich Szans sprzedaży, czy tylko dla niektórych typów i etapów.
Jeśli wybierzesz drugą opcję, wybierz określone typy tablicy sprzedaży (w tym wszystkie etapy) lub użyj strzałki, aby otworzyć listę poszczególnych etapów i wybierz te, które chcesz. Na koniec zapisz wszystko.
Tworzenie całkowicie własnego szablonu
Jeśli nie wybrałeś żadnego z gotowych szablonów i chcesz utworzyć całkowicie dostosowany dokument, wybierz opcję Własny szablon z wyboru szablonu.
Twoim szablonem może być standardowy dokument Microsoft Word lub LibreOffice (plik .docx), zawierający specjalne znaczniki w tekście, które określają, gdzie i w jaki sposób mają zostać wstawione dane z CRM. Istnieją trzy typy znaczników, których będziesz używać:
Parametr
Cykl
Warunek
Parametr
Parametr to znacznik, który po eksporcie wstawia do dokumentu wartość zgodnie z tym, jak dane pole jest uzupełnione w CRM. Pola, które chcesz umieścić w dokumencie, dodajesz do szablonu za pomocą parametru.
Na przykład pole Kod oferty w CRM ma wartość Q-23-004, a do szablonu wstawisz je za pomocą parametru {code}.
Wypełnienie parametru może wyglądać następująco: ►
Cykl
Parametr cyklu umożliwia powtarzanie fragmentów tekstu. Jest to przydatne na przykład przy wyliczaniu Pozycji lub Uczestników w Szansie sprzedaży. Wystarczy zdefiniować wszystko tylko raz – niezależnie od tego, czy w ofercie jest jeden produkt, czy trzydzieści, dzięki cyklowi zawsze zostaną wstawione odpowiednie wartości.
Do szablonu należy wstawić cykl, a następnie w jego obrębie – z zakładki o tej samej nazwie – dodać wymagane parametry (np. nazwa, ilość, rabat itp.).
Podobnie jak w przypadku znacznika warunku, tekst umieszczony jest pomiędzy znacznikiem otwierającym i zamykającym. Nazwa znacznika otwierającego zawiera znak hash #, a znacznik zamykający zawiera ukośnik /.
Na przykład: {#items}...{/items}.
Cykl może wyglądać na przykład tak:
W wyeksportowanym szablonie zostanie wyświetlona lista wszystkich pozycji z wybranymi parametrami w cyklu:
Numerację wierszy w cyklu można uzyskać w następujący sposób:
{#products}
{$rowNum}. {name}
{/}
Numery wierszy można również wykorzystać w warunkach:
{#products}
{#$rowNum < 5}{name}{/}
{/}
Warunki i operatory
Warunek umożliwia kontrolowanie fragmentów tekstu tak, aby zostały wstawione do eksportowanego dokumentu tylko wtedy, gdy są spełnione również w CRM.
Listę dostępnych warunków znajdziesz poniżej w tym artykule. Każdy warunek definiowany jest za pomocą znacznika otwierającego i zamykającego. Znacznik otwierający zawiera symbol hash #, a znacznik zamykający zawiera ukośnik /.
A przykład: {#hasDescription}...{/hasDescription}.
Przykładowe użycie warunku może wyglądać następująco:
►
W tym przykładzie pole Notatka w Ofercie zostanie wyświetlone w dokumencie tylko wtedy, gdy zawiera tekst.
Warunki zawsze zaczynają się symbolem # i kończą ukośnikiem /.
{#hasBirthday}Birthday: {birthday}{/hasBirthday}
Zakończenie warunku można wykonać na dwa sposoby:
{#items.length > 3}...{/items.length > 3}
{#items.length > 3}...{/}
Operatory, które można wykorzystać w warunkach:
Example:
!== inequality {#businessCasePhase !== "Closed Won"}...{/}
=== equality {#businessCasePhase === "Closed Lost"}...{/}
> greater than {#BusinessCaseItemDiscountPercent > 0}...{/}
< less than {#BusinessCaseItemDiscountPercent < 1}...{/}
<= less than or equal to {#OfferItemCount <= 1}... {/}
>= greater than or equal to {#OfferItemCount >= 4}... {/}
&& AND {#OfferItemCount > 1 && discount === "0.0"}... {/}
|| OR {#OfferItemCount > 1 || discount === "0.0"}... {/}
! negation {#!hasDescription}... {/}
Warunek dotyczący liczby pozycji można zastosować na przykład w Ofercie, Zamówieniu lub Szansie sprzedaży. Może wyglądać na przykład tak:
{#items.length > 3} more than 3 items {/}
{#items.length <= 3} 3 items or less {/}
Operacje arytmetyczne
Pola w formacie liczbowym można dodawać (+), odejmować (-), mnożyć (*) i dzielić (/). Na przykład możesz obliczyć wagę paczki w Zamówieniu. W ramach Zamówienia będziesz mieć zapisaną całkowitą wagę przesyłki. Aby parametr był traktowany jako liczba, należy dodać do niego AsNum.
W Szablonach niestandardowych wybierz oba opcjonalne pola z katalogu parametrów Zamówienia.
Skopiowane parametry mogą wyglądać na przykład tak:
{Product_oz_be3fg}
{Packaging_4f854}
Następnie wstaw do szablonu parametr sumy i dodaj do niego AsNum:
{Product_oz_be3fgAsNum + Packaging_4f854AsNum}
W samym szablonie będziesz mieć wartości liczbowe (parametry dla Zawartości i Opakowania) oraz ich sumę (+AsNum) wyświetloną jako Waga całkowita.
Suma w wyeksportowanym pliku PDF Zamówienia będzie wyglądać następująco:
Format liczbowy
W operacjach numerycznych możesz wybrać preferowany format liczby. Do wyboru jest format czeski lub angielski.
Parametr dla liczby w formacie czeskim:
{xxxAsNum | format:"cs"}» 378 800,00Parametr dla liczby w formacie angielskim:
{xxxAsNum | format:"en"}» 378,800.00
Miejsca po przecinku są pobierane z Ustawień w Raynecie. Możesz je jednak zmienić, dodając liczbę po dwukropku – w obu formatach, np.:{xxxAsNum | format:"en":4}
Parametr dodający miejsca po przecinku:
{xxxAsNum | format:"en":4}» 378,800.0000
Wartości daty
Możesz również wybrać format daty:
Parametr dla czeskiego formatu daty:
{xxxAsDate | format:"cs"}» 27. 4. 2022
lub z godziną: 27. 4. 2022 17:08Parametr dla angielskiego formatu daty:
{xxxAsDate | format:"en"}» Apr 27, 2022
lub z godziną: Apr 27, 2022, 5:08 PM
Obraz
Znacznik obrazu zaczyna się symbolem %, na przykład dla Klienta jest to {%logo}.
Aby zmienić rozmiar wstawionego obrazu, możesz dodać parametr size.
{%image | size:70:70} Obraz będzie miał rozmiar 70 px × 70 px.
Sprytne wskazówki przy tworzeniu szablonu
Edytuj szablon dokumentu z włączonymi znakami formatowania. Ułatwi Ci to kontrolę nad układem dokumentu.
Przed ostatecznym wgraniem szablonu zmodyfikuj metadane pliku .docx, aby wyeksportowany dokument zawierał wyłącznie Twoje dane.