Vista de lista es una forma de ver los datos cuando haces clic en uno de los siguientes elementos del menú principal: Cuentas, Contactos, Contactos, Ofertas, Presupuestos, Pedidos de venta, Proyectos, Productos, Listas de precios, Todas las actividades, Tareas, Reuniones, Eventos, Correos electrónicos, Llamadas, Cartas.
Hay muchas funciones en las vistas de lista. En este artículo, te explicaremos cómo puedes trabajar con ellas. En concreto, aprenderás más sobre:
Demostraremos todas las funciones de la vista de lista Cuentas, pero casi todo se aplica también a otros tipos de registros.
Qué puedes encontrar en las vistas de lista
Además de una lista de Cuentas propiamente dicha, las vistas de lista también incluyen un cuadro de búsqueda, filtros anclados, un botón verde para crear nuevos registros, un botón azul para filtrar, y un botón con tres puntos para exportar y configurar la lista.
En la fila inferior de la vista de lista, puedes ver los valores resumidos de las relaciones de negocio, el número de elementos mostrados por página, y el número de página en la que te encuentras actualmente.
Puedes encontrar todas estas funciones sin necesidad de activarlas. Lo único que tienes que activar, si deseas utilizarlo, es el filtro Alfabeto que se añadirá a la parte izquierda de la lista. Puedes activarlo haciendo clic en el botón de tres puntos " Mostrar / ocultar filtro Alfabeto.
Cada fila de la propia lista tiene también un icono de tres puntos, que puedes utilizar para realizar las siguientes acciones:
Crear registro relacionado (Contacto, Oferta, Presupuesto, Pedido de venta, Proyecto, Tarea, Reunión, Evento, Correo electrónico, Llamada telefónica, Carta),
Mostrar ventana de Seguridad,
Invalidar,
Eliminar.
La lista de acciones es diferente para las Actividades. El icono de los tres puntos también te permite establecer la actividad como Completada, Cancelada, o Duplicar la actividad.
El icono de los tres puntos sólo aparecerá cuando se seleccione una fila única. Si utilizas casillas de verificación para seleccionar varias filas, el icono no aparecerá.
Configuración de columnas
Cada vista de lista consta de columnas. Éstas corresponden a cada campo que existe para Clientes. Estas columnas se pueden añadir y quitar libremente haciendo clic en el icono del lápiz . Selecciona qué columnas quieres que se muestren y confírmalo todo con el botón Guardar.
Puedes cambiar el orden y la anchura de las columnas arrastrando el ratón.
Filtrado
El filtrado en las vistas de lista te permite crear un filtro basado en tus criterios, guardarlo para utilizarlo más adelante y compartirlo con otros usuarios. Con un filtro guardado, también tienes la opción de guardar la selección de columnas y el orden de las mismas. Junto al desplegable de tus filtros guardados, también encontrarás filtros anclados, que puedes personalizar a tu gusto.
Para crear un filtro personalizado, haz clic en el botón azul Filtrar. El filtro aparecerá en la parte derecha de la pantalla. Puedes especificar los criterios de filtrado haciendo clic en el botón Añadir condición.
Una vez definido el filtro, verás inmediatamente los resultados: una lista filtrada de Clientes. Para guardar el filtro para utilizarlo en el futuro, haz clic en el botón Guardar filtro. Si ya no necesitas utilizarlo, haz clic en el botón Restablecer filtro.
Puedes encontrar tus filtros guardados encima de la Vista de lista, en el menú desplegable Mis filtros. También puedes Gestionar tus filtros guardados. Dentro de la gestión de filtros, puedes compartir un filtro con otros usuarios, establecerlo como predeterminado, editarlo o eliminarlo.
Junto al desplegable Mis filtros, también encontrarás tus filtros anclados. Éstos se utilizan para filtrar rápidamente la lista según un parámetro específico, por ejemplo, Categoría (ver imagen). Quita o añade estos filtros haciendo clic en el icono del lápiz .
Editar campos en las vistas de lista
En todas las vistas de lista ,también puedes cambiar datos en campos individuales si no quieres utilizar Edición Masiva. Esto se hace pulsando el botón lápiz que aparece tras pasar el ratón por encima de cualquiera de los campos. Puedes editar los datos de un campo específico directamente, sin tener que abrir un Registro.
Si te das cuenta, por ejemplo, de que tienes un Estado incorrecto para un Cliente en la Vista de lista de Cuentas, puedes cambiarlo fácilmente. Tras pasar el ratón por encima del campo en cuestión, haz clic en el icono del lápiz . Se abrirá un cuadro de diálogo. Selecciona el Estado correcto y Confirma el cambio.
Importante: Sólo se puede cambiar un parámetro por campo a la vez, y la edición sólo es posible para los campos en los que se ha activado Edición Masiva. Puedes identificar estos campos por el icono del lápiz que aparece al pasar el ratón sobre ellos.
Edición masiva de registros
Encontrarás una casilla al principio de cada fila de la lista. Si seleccionas al menos una fila, aparecerán unos botones verdes. Uno de ellos es el botón Editar, que se puede utilizar para editar registros en masa.
También puedes utilizar la tecla MAYÚS para ayudarte a seleccionar registros más rápidamente. Selecciona el primer registro, mantén pulsada la tecla MAYÚS y, a continuación, selecciona el último registro que quieras editar.
Puedes editar - cambiar el contenido de un campo específico, por ejemplo, la Categoría, como parte de la edición masiva de registros. También puedes cambiar el propietario, añadir o quitar etiquetas, editar el Nivel de seguridad, y bloquear o desbloquear registros. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo editar registros en masa, consulta nuestro artículo separado AQUÍ.
Creación masiva de tratos
Otro botón verde que aparece cuando seleccionas filas es + Crear. Este botón creará nuevas Oportunidades con idénticos parámetros para todos los Clientes seleccionados. Puedes encontrar información detallada sobre esta acción en nuestro artículo AQUÍ.
Una vez que selecciones Crear Oportunidad, aparecerá un cuadro de diálogo a la derecha. Introduce el Nombre, el Precio Final, la Etapa, la Categoría, la Probabilidad y, si procede, el Proyecto al que se adjuntará la Oportunidad. Haz clic en el botón Confirmar para completar la acción.
Creación masiva de Actividades
Al igual que con las Oportunidades mencionadas anteriormente, puedes utilizar el botón + Crear para añadir una Actividad a varios Clientes al mismo tiempo. Puedes encontrar información detallada sobre la creación masiva de actividades en nuestro artículo AQUÍ.
Tras hacer clic en Programar Actividad, aparecerá un cuadro de diálogo a la derecha. Selecciona el Tipo de Actividad, especifica el Asunto, la Categoría y el Propietario. Continúa haciendo clic en Siguiente. A continuación se te pedirá que programes la Actividad. Finaliza el proceso haciendo clic en Confirmar.
Exportar Vista de lista
Puedes exportar fácilmente Clientes a un archivo.XLSX desde la Vista de lista. Tienes dos opciones. Puedes exportar una selección de Cuentas o todas las Cuentas de la lista.
1. Si eliges exportar una selección de Cuentas, primero debes seleccionar las filas que deseas exportar marcando las casillas y haciendo clic en el botón verde Exportar. A continuación, selecciona la opción de exportación que necesites.
2. Si necesitas exportar toda la lista, no selecciones ninguna fila y haz clic en el botón de tres puntos " Exportar. A continuación, selecciona el tipo de exportación deseado.
Invalidación masiva de registros
La invalidación de registros es la última acción que se puede realizar en las vistas de lista. Para más información sobre por qué invalidar Cuentas, consulta nuestro artículo AQUÍ.
En la Vista de lista, utiliza primero las casillas de verificación para seleccionar las filas (Cuentas) que deseas invalidar. A continuación, haz clic en el botón Invalidar y confirma el cambio.
También puedes renovar en masa la validez de los registros. Pero primero tienes que añadir Validez a los filtros de anclaje. Si aún no tienes configurado el filtro de validez, puedes añadirlo utilizando el icono del lápiz .
Utiliza el botón Validez para mostrar la lista de Cuentas incluyendo las inválidas.
Selecciona las Cuentas invalidadas y haz clic en Editar validez " Renovar validez.