Para determinados tipos de registros, puedes definir plantillas personalizadas para los documentos exportados. En Microsoft Word o LibreOffice puedes crear un archivo .docx que, tras cargarlo en Raynet, servirá como plantilla para una Oferta, Oportunidad de negocio u otro tipo de documento para tus clientes.
En este artículo te mostraremos cómo:
Consejo: Para una mejor compatibilidad, recomendamos crear las plantillas en LibreOffice. Puedes encontrar la lista de fuentes compatibles en este artículo.
¿Para qué tipos de registros puedes crear una plantilla personalizada?
Oportunidad de negocio
Oferta
Pedido
Proyecto
Cliente
Persona de contacto
Lead
Actividades (Tarea, Reunión, Evento, Correo electrónico, Llamada, Carta)
Importante: La ayuda con la configuración de parámetros en plantillas personalizadas no forma parte de nuestro soporte estándar, ya que se trata de un desarrollo a medida. Si lo necesitas, podemos proporcionarte el contacto de nuestro socio externo, que ofrece consultoría de pago.
¿Cómo activar plantillas personalizadas?
Haz clic en tu nombre y selecciona Configuración. En Configuración, selecciona Plantillas personalizadas » Crear nueva plantilla. Elige el tipo de registro. Puedes seleccionar una plantilla predefinida o crear la tuya propia. Confirma con el botón Seleccionar. Después de la selección, la plantilla aún no está activa: solo es visible en Configuración y no aparece en el menú de exportación.
Puedes descargar la plantilla seleccionada o subir tu propia versión modificada. Tras subir la plantilla editada, se generará una vista previa con los datos actualmente completados. Si todo es correcto, se mostrará la vista previa final. Si la plantilla contiene errores, aparecerá un mensaje de error y los detalles se podrán consultar en el archivo .docx descargado. El tamaño máximo de la plantilla es de 5 MB.
Consejo: Si necesitas exportar documentos con diferentes encabezados, por ejemplo, si tienes varias sucursales, crea una plantilla de exportación diferente para cada sucursal. De este modo, los usuarios podrán elegir qué documento necesitan en cada momento sin tener que reescribir las direcciones.
En las plantillas también puedes editar libremente el Nombre y la Descripción. El nombre será visible para los usuarios de Raynet en las opciones de exportación. La plantilla aparecerá en el menú de exportación solo después de ser activada.
La Plantilla se exporta por defecto al formato .docx para que los usuarios puedan editarla. Si quieres evitarlo y te resulta más adecuado el formato PDF, marca la casilla Generar en PDF en Otros ajustes.
Si quieres adjuntar directamente el documento exportado a un Registro, selecciona Adjuntar el archivo generado a un Registro. Se cargará en archivos adjuntos en el formato que hayas seleccionado en el paso anterior.
El nombre del archivo exportado puede modificarse igual que el nombre de la plantilla. Puedes utilizar todos los parámetros del documento dado. Ahora sólo tienes que Guardar todo.
Para las plantillas Oportunidad, también es posible establecer para qué Tipos de comercio y para qué Etapas debe ser visible la plantilla de exportación. En la ventana de carga de documentos, encontrarás el botón Configuración de la visibilidad para los tipos de comercio.
Tras hacer clic en este botón, puedes elegir si la plantilla será visible para todas las Oportunidades o sólo para determinados Tipos y Etapas.
Si eliges la segunda opción, selecciona Tipos de comercio específicos (incluyendo todas las Etapas) o utiliza la flecha para abrir una lista de Etapas individuales y selecciona las que desees. Por último, guárdalo todo.
Crear una plantilla completamente personalizada
Si no has elegido ninguna de las plantillas prediseñadas y quieres crear un documento completamente personalizado, elige la opción Plantilla personalizada de la selección de plantillas.
Tu plantilla puede ser un documento estándar de Microsoft Word o LibreOffice (archivo .docx) que contenga etiquetas especiales en el texto que indiquen dónde y cómo deben insertarse los datos del CRM. Existen tres tipos de etiquetas que utilizarás:
Parámetro
Ciclo
Condición
Parámetro
Un parámetro es una etiqueta que, al exportar el documento, inserta un valor según cómo esté completado el campo correspondiente en el CRM. Los campos que deseas incluir en el documento se insertan en la plantilla mediante un parámetro.
Por ejemplo, el campo Código de la oferta en el CRM tiene el valor Q-23-004, y lo insertas en la plantilla mediante el parámetro {code}.
El uso del parámetro en el documento puede verse así:
►
Ciclo
El parámetro de ciclo permite repetir partes del texto. Esto resulta útil, por ejemplo, al enumerar Ítems o Participantes en una Oportunidad de negocio. Solo es necesario definir todo una vez: tanto si la oferta contiene un producto como treinta, gracias al ciclo siempre se insertarán los valores correctos.
En la plantilla es necesario insertar un ciclo y, dentro de él, añadir los parámetros necesarios desde la pestaña correspondiente (por ejemplo, nombre, cantidad, descuento, etc.).
Al igual que en el caso de la etiqueta de condición, el texto se coloca entre una etiqueta de apertura y una de cierre. La etiqueta de apertura contiene el símbolo hash #, y la etiqueta de cierre contiene una barra /.
Por ejemplo: {#items}...{/items}.
El ciclo puede verse, por ejemplo, así:
En la plantilla exportada se mostrará una lista de todos los ítems con los parámetros seleccionados dentro del ciclo:
La numeración de filas en un ciclo se puede lograr de la siguiente manera:
{#products}
{$rowNum}. {name}
{/}
Los números de fila también se pueden utilizar en condiciones:
{#products}
{#$rowNum < 5}{name}{/}
{/}
Condiciones y operadores
Una condición permite controlar partes del texto para que se incluyan en el documento exportado únicamente si también se cumplen en el CRM.
La lista de condiciones disponibles se encuentra más abajo en este artículo. Cada condición se define mediante una etiqueta de apertura y una de cierre. La etiqueta de apertura contiene el símbolo hash #, y la etiqueta de cierre contiene una barra /.
Por ejemplo: {#hasDescription}...{/hasDescription}.
El uso de una condición puede verse así:
►
En este ejemplo, el campo Nota en una Oferta se mostrará en el documento solo si contiene texto.
Las condiciones siempre comienzan con el símbolo # y terminan con una barra /.
{#hasBirthday}Birthday: {birthday}{/hasBirthday}
La finalización de una condición puede realizarse de dos maneras:
{#items.length > 3}...{/items.length > 3}
{#items.length > 3}...{/}
Operadores que pueden utilizarse en las condiciones:
Example:
!== inequality {#businessCasePhase !== "Closed Won"}...{/}
=== equality {#businessCasePhase === "Closed Lost"}...{/}
> greater than {#BusinessCaseItemDiscountPercent > 0}...{/}
< less than {#BusinessCaseItemDiscountPercent < 1}...{/}
<= less than or equal to {#OfferItemCount <= 1}... {/}
>= greater than or equal to {#OfferItemCount >= 4}... {/}
&& AND {#OfferItemCount > 1 && discount === "0.0"}... {/}
|| OR {#OfferItemCount > 1 || discount === "0.0"}... {/}
! negation {#!hasDescription}... {/}
Una condición basada en el número de ítems puede utilizarse, por ejemplo, en una Oferta, Pedido u Oportunidad de negocio. Puede verse, por ejemplo, así:
{#items.length > 3} more than 3 items {/}
{#items.length <= 3} 3 items or less {/}
Operaciones aritméticas
Los campos en formato numérico pueden sumarse (+), restarse (-), multiplicarse (*) y dividirse (/). Por ejemplo, puedes calcular el peso total del paquete en un Pedido. De este modo, en el Pedido se registrará el peso total del envío. Para que un parámetro sea tratado como número, es necesario añadir AsNum al final.
En las Plantillas personalizadas, selecciona ambos campos opcionales del catálogo de parámetros del Pedido.
Los parámetros copiados pueden verse, por ejemplo, así:
{Product_oz_be3fg}
{Packaging_4f854}
Después, inserta en la plantilla el parámetro para la suma y añade AsNum:
{Product_oz_be3fgAsNum + Packaging_4f854AsNum}
En la plantilla tendrás los valores numéricos (parámetros para Contenido y Embalaje) y su suma (+AsNum) mostrada como Peso total.
La suma en el PDF exportado del Pedido se verá así:
Formato de números
En las operaciones numéricas puedes elegir el formato de número que prefieras. Puedes seleccionar entre formato checo o inglés.
Parámetro para número en formato checo:
{xxxAsNum | format:"cs"}» 378 800,00Parámetro para número en formato inglés:
{xxxAsNum | format:"en"}» 378,800.00
Los decimales se toman de la Configuración en Raynet. Sin embargo, puedes modificarlos añadiendo un número después de los dos puntos, por ejemplo:{xxxAsNum | format:"en":4}
Parámetro para añadir decimales:
{xxxAsNum | format:"en":4}» 378,800.0000
Valores de fecha
También puedes elegir el formato de fecha:
Parámetro para formato de fecha checo:{xxxAsDate | format:"cs"} » 27. 4. 2022
o con hora: 27. 4. 2022 17:08
Parámetro para formato de fecha inglés:{xxxAsDate | format:"en"} » Apr 27, 2022
o con hora: Apr 27, 2022, 5:08 PM
Imagen
La etiqueta para la imagen comienza con el símbolo %, por ejemplo, en el caso de un Cliente es {%logo}.
Para cambiar el tamaño de la imagen insertada, puedes añadir el parámetro size.
{%image | size:70:70} La imagen tendrá un tamaño de 70 px × 70 px.
Consejos prácticos al crear la plantilla
Edita la plantilla del documento con las marcas de formato activadas. Esto te ayudará a ajustar mejor el diseño del documento.
Antes de subir la versión final de la plantilla, modifica los metadatos del archivo .docx para que el documento exportado contenga únicamente tu propia información.