Puedes restringir la visibilidad de registros específicos (Clientes, Oportunidades, Reuniones, etc.) para usuarios individuales o un grupo de usuarios a través de Niveles de Seguridad. Un Nivel de Seguridad te permite hacer que los registros estén disponibles solo para aquellos usuarios a quienes les otorgues acceso.
Esta función está disponible a partir del plan de precios Professional. Puedes encontrar el resumen de los planes de precios AQUÍ.
Importante: Los Niveles de Seguridad tienen menos peso que Visibilidad de Registros. Por ejemplo, si un usuario tiene la visibilidad configurada solo para sus propios registros, no verá un registro al que debería tener acceso bajo Niveles de Seguridad a menos que sea el propietario de ese registro.
En este artículo, aprenderás:
cómo establecer tu propio nivel de seguridad predeterminado,
cómo asignar un nivel de seguridad a un registro específico,
cómo asignar un nivel de seguridad a múltiples registros a la vez,
Qué es un nivel de seguridad
Se puede ver como un escudo virtual que protege un registro de usuarios que no tienen permiso para ver el nivel de seguridad en el que se encuentra el registro. Cada registro en Raynet tiene un Nivel de Seguridad. Por defecto, todos los registros de los usuarios están clasificados como Compartido, lo que significa que todos pueden ver estos registros (a menos que estén restringidos por, por ejemplo, la función de Visibilidad de Registros ). Si un registro tiene un Nivel de Seguridad diferente a Compartido, encontrarás esta información en el encabezado del registro. Ver imagen.
Creando un nivel de seguridad
1. Solo un Administrador puede crear un Nivel de Seguridad yendo a Configuraciones.
2. En la sección Niveles de Seguridad, selecciona Agregar Nivel.
3. Elige un nombre para el nuevo Nivel de Seguridad y Guarda.
4. En el último paso, selecciona los usuarios que estarán bajo el nuevo Nivel de Seguridad creado. Los administradores son parte del Nivel de Seguridad por defecto, y la visibilidad no puede ser restringida para ellos. Quita a otros usuarios que no deberían tener acceso haciendo clic en la X junto a su nombre.
Configuraciones predeterminadas para niveles de seguridad
Puedes establecer un Nivel de Seguridad predeterminado para un usuario específico. Esto asegurará que un nuevo registro creado por el usuario se coloque inmediatamente en ese Nivel de Seguridad.
1. Para establecer el Nivel de Seguridad predeterminado, necesitas ir a Configuraciones.
2. Luego ve a Administración de Usuarios y selecciona un usuario específico.
3. En la sección Autorización de Usuarios, selecciona Editar el Nivel de Seguridad predeterminado.
4. Luego puedes seleccionar un nivel específico para cada tipo de registro y guardar todo. Por ejemplo, un Cliente o Contacto recién creado se le asignará el Nivel de Seguridad "Ventas".
Estableciendo tu propio nivel de seguridad predeterminado
Bajo Niveles de Seguridad, puedes establecer tu propio nivel de seguridad predeterminado para crear registros sin tener el rol de usuario Administrador. Esto se puede encontrar en la sección Mi perfil » Autorización de Usuarios.
Asignando un nivel de seguridad a un registro específico
1. Puedes cambiar el nivel de seguridad para cada registro individual. Simplemente haz clic en los tres puntos » Seguridad.
2. Selecciona el Nivel de Seguridad que necesitas en el cuadro de diálogo. Confirma con el botón Aplicar.
Asignando un nivel de seguridad a múltiples registros a la vez
También puedes cambiar el nivel de seguridad de hasta 200 registros a la vez utilizando la función de edición masiva. Por ejemplo, si deseas poner un grupo de Clientes en el Nivel de Seguridad "Negocio".
Descubre más sobre cómo editar masivamente en este artículo.
Cambiando el nivel de seguridad de registros vinculados
Ocasionalmente, cuando cambias el Nivel de Seguridad de un Cliente, también puede que necesites cambiar los Niveles de Seguridad de los registros que están vinculados a él. Este cambio profundo solo puede ser realizado por un administrador. La condición es que estos registros deben tener el mismo Nivel de Seguridad que el Cliente antes del cambio. Si un registro vinculado tiene un Nivel de Seguridad diferente al del Cliente, no se verá afectado por el cambio.
El cambio se puede realizar en los detalles del Cliente a través del botón de tres puntos » Seguridad » aquí marcas la opción También cambiar el nivel de seguridad de todos los registros vinculados.
Este cambio profundo del Nivel de Seguridad también es posible desde la vista de lista de Clientes a través de la Edición Masiva de Registros.