Vďaka online podpisovanie môžete podpisovať dokumenty elektronicky, a to s celou právnou záväznosťou. Online podpisy totiž overujeme cez e-mail a telefón podpisujúceho. Ušetríte tak veľa času a vaša práca bude o kúsok efektívnejšia. Miniaplikáciu na online podpisovanie sme vyvinuli v spolupráci s DigiSign a v základná verzia je zdarma. Online podpisovanie nie je možné prepojiť s Vašim existujúcim účtom v Digisign. Integrácia funguje iba s účtom vytvoreným priamo cez Raynet.
V tomto článku sa dozvíte:
Důležité: Elektronicky podepsané dokumenty mají stejnou právní váhu a závaznost jako papírové dokumenty podepsané klasickou cestou. Právna úprava týkajúca sa úpravy elektronického podpisu vychádza z nariadenia Európskeho parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a službách vytvárajúcich dôveru pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES („eIDAS“). Toto právne úpravy boli adaptované v našom zákone č. 297/2016 Sb.
Kde online podpisovanie nájdete
Záložka Online podpisovanie sa nachádza na detailnej karte záznamu. Záložka sa zobrazuje automaticky, nie je potrebné ju zapínať v Nastavení. Záznamy, u ktorých túto záložku nájdete, sú nasledujúce:
Klient
Kontaktná osoba
Obchodný prípad
Ponuka
Objednávka
V záložke Online podpisovanie nájdete prehľad už nahratých dokumentov. Na nahratie nového dokumentu kliknite na tlačidlo Vybrat a podepsat dokument.
Nahratie dokumentu na podpis
V nasledujúcom okne vyberte spôsob nahratia nového dokumentu.
Máte štyri možnosti:
Vložte súbor - súbor vyberte zo svojho zariadenia alebo ho priamo pretiahnite myšou.
Vyberte prílohu (Vyberte prílohu) - súbor vyberte z príloh k danému záznamu.
Vlastné pole (Vlastné pole) - k dispozícii budú súbory vo formáte PDF, ktoré máte v zázname vložené do vlastného voliteľného poľa typu Súbor.
Vlastná šablóna (Vlastná šablóna) - k dispozícii budú tlačové zostavy, ktoré máte nahraté do Raynetu ako Vlastná šablóna. Zobrazí sa len tie, pri ktorých máte zaškrtnuté Generovať do PDF, pozri obr.
Potom je potrebné vybrať konkrétneho podpisujúceho. V sekcii Za nás podpisuje je používateľ, ktorý dokument na podpis nahraje, môžete však pridať aj ďalších používateľov. V sekcii Za protistranu podpisuje vyberáte Kontaktné osoby (prípadne Klienti - Fyzické osoby). Dokument je možné podpísať aj len za protistranu. Maximálny počet podpisujúcich na každej strane je 10 (teda max. 20 za obe strany dohromady).
Zároveň prebehne kontrola, či u týchto osôb evidujete e-mail a telefónne číslo, ktoré sú potrebné na overenie podpisu. Telefónne číslo môžete vyplniť s predvoľbou zo všetkých krajín. Ďalej je tu možnosť vybrať si medzi Vlastnoručným a Jednoduchým podpisom. Pri Jednoduchom podpise dochádza k podpísaniu dokumentu iba kliknutím na tlačidlo. Tento typ podpisu je ideálny pre bežné dokumenty, keď sa už s druhou stranou poznáte alebo ide v zmluve o menších hodnotách.
Aby sa vám zobrazila ponuka oboch variantov podpisu, je potrebné prejsť do Nastavenia » Rozšírenie » DigiSign » ozubené koliesko » potom v dolnej časti stránky kliknite na Zobraziť rozšírené nastavenia » tu zaškrtnite aby sa pri vytváraní nového dokumentu zobrazila ponuka pre výber typu podpisu. Zároveň si tu môžete aj nastaviť Východzie typ podpisu.
Ako posledné v okne s názvom Vyberte dokument k podpísaniu upravíte Expiraciu podpisu, Pripomenutie pred expirací (užívateľovi sa podpis pripomenie prostredníctvom CRM notifikácie) a Poradie podpisov, v akom poradí chcete podpisy zbierať. Môžete zvoliť:
Všetci naraz
- Najprv my, potom protistrana
Najprv protistrana, potom my
Podľa vlastného poradia
Akonáhle máte všetko vyplnené, kliknite na tlačidlo Pokračovať.
Následne sa zobrazí okno, v ktorom určíte umiestnenie podpisov presunutím poľa Podpis na vhodnú pozíciu v dokumente. Úpravu dokončíte tlačidlom Odeslat.
Po úspešnom odoslaní sa zobrazí okno s potvrdením o odoslaní.
Podpisovanie dokumentu
Samotné podpisovanie potom prebieha cez e-mail. A to za obe strany. Stačí otvoriť vašu e-mailovú schránku, kam bol odoslaný e-mail s názvom Výzva k online podpísaniu dokumentu.
V prichádzajúcom e-maile kliknite na odkaz Přejít k dokumentom.
V ďalšom kroku najprv overíme vašu identitu. Po kliknutí na tlačidlo Začít s overovaním Vám automaticky zašleme SMS s PIN kódom. Číselný kód vyplníte, tým overíme vašu identitu a dokument sprístupníme.
Následne sa zobrazí okno s dokumentmi na podpis. Akonáhle ste si dokument prezreli a všetko je v poriadku, je čas prejsť k podpisu.
Kliknutím na pole s menom podpisujúceho sa zobrazí nové okno pre samotný podpis. Na to vám postačí touchpad, myš alebo chytrý telefón. Aktivity dokončíte a odešlete do systému přes tlačítko Potvrdit podpis (systém se vás zeptá ještě jednou, zda opravdu má odeslat).
Ten samý proces podepisování pak absolvuje i protistrana. Jakmile dokument podepíší obě strany, podepsaný dokument vám dorazí na e-mail formou odkazu ke stažení.
Odmietnutie podpisu
Príjemca podpísaného dokumentu môže podpis odmietnuť.
Dokument a zároveň aj podpisujúci sa označia ako Odmietnutý a podľa tohto stavu môžete aj filtrovať.
Zrušenie odoslania
Pri odoslanom dokumente, ktorý je v stave „Čaká“, nájdete tlačidlo Zrušiť. Po kliknutí na toto tlačidlo dôjde kzrušeniu odoslania dokumentu. Príjemca tak už nedostane k podpísaniu dokumentu. V histórii zmien sa v Raynete zobrazí status „Zrušeno “ pre všetkých používateľov podieľajúcich sa na podpise a zároveň týmto osobám príde notifikačný e-mail o zrušení.
Upozornenie na nedoručení e-mailu a opakované odoslanie
Ak Digisign nedokáže doručiť e-mail (napr. z dôvodu neexistujúcej adresy), upozorníme na nedoručení e-mailu. Podpisujúcemu sa zobrazí červený symbol výkričníka s popisom „E-mailová služba príjemcu odmietla doručiť správu. Skontrolujte správnosť adresy.” V takom prípade sa po kliknutí na tlačidlo pre opakované odoslanie e-mailu zobrazí pole pre zadanie novej e-mailovej adresy. Po jej zadaniu môžete e-mail znovu odoslať. Dokument sa znovu pošle len vybranej osobe. Medzi odoslané obálky sa nezapočítava.
Práca s dokumentmi v CRM
Okrem nahrávania nových dokumentov môžete v CRMku kontrolovať stav nahratých dokumentov alebo podľa podpisu filtrovať.
V záložke Online podpisovanie nájdete prehľad nahratých dokumentov. Po rozkliknutí náhľadu potom vidíte, v akom stave dokument je, či už je podpísaný oboma stranami alebo na podpisy stále čaká. Také sa dozviete, kedy lehota na podpisovanie expiruje a môžete tu sledovať detailnú históriu zmien.
Filtrovať podľa kritérií podpisovania môžete opäť v Klientoch, Kontaktných osobách, Obchodných prípadoch, Ponukách a Objednávkach. Pokročilý filter, napr. v Klientoch, vypadá takto:
Cenník a administrácia
Cenník i ďalšia administrácia Online podpisovanie nájdete v Nastavenie » Rozšírenie » Elektronický podpis dokumentov. Keď kliknete na ikonu ozubeného kolieska, dostanete sa do Nastavenie podpisov.
Balík Online podpisovanie dokumentov je dostupný vo všetkých cenových plánoch. Podľa zvoleného plánu môžete bezplatne odoslať:
v pláne Professional: 5 obálok
v pláne Ultimate: 10 obálok
v pláne Enterprise: individuálne
Ak potrebujete odosielať viac obálok, ponúkame tarify Online podpisovania:
Ľahko: 15 dokumentov / €10 / mesiac
Hutne: 35 dokumentov / €19 / mesiac
Po rozkliknutí rozšíreného nastavenia môžete nastaviť hodnoty pre podpisovanie dokumentov.
Výberom výchozího jazyka definujete celý proces od e-mailov, cez SMS, až po samotné podpisovanie. Môžete si vybrať češtinu, slovenčinu a angličtinu. Buď určíte pomocou roletky Výchozí jazyk pro podepisování, alebo zaškrtnutím zatržítka umožníte užívateľom zobraziť ponuku pre výber jazyka pri vytváraní nového dokumentu. Akonáhle definujete voľbu jazyka, môžete si prednastaviť aj obsahy e-mailov.
V rámci preddefinovaného obsahu e-mailu môžete využiť aj parametre na doplnenie údajov k podpisovanému dokumentu. Vysvetlivku nájdete pod ikonou otazníka.
Ako počítame realizované podpisy?
Ak v rámci jedného odoslania pridáte niekoľko dokumentov, kde na každom požadujete podpis, počíta sa to ako jedna podpisová akcia, to znamená jedna obálka (nepočíta sa poplatok za každý podpis, ale za každú obálku). Dokumenty sa zoradia za seba. Existujú však dve obmedzenia:
- Jedna obálka nesmie prekročiť veľkosť 20 MB.
- Počet podpisujúcich na každej strane je max. 10 (teda celkom je to max. 20 podpisov).
Majte na pamäti tiež fakt, že všetci podpisujúci vždy uvidia všetky odoslané dokumenty, aj keby podpisovali len jeden z nich.
Ako chránime Vaše podpísané dokumenty?
Modul Online podpisovanie v Raynete zprostredkováva služba DigiSign pod hlavičkou Digital solutions s.r.o.. Táto služba je pravidelne monitorovaná, zálohovaná, testovaná vrátane penetračných testov a spĺňa tak najvyššie požiadavky na bezpečnosť. Prístup k dokumentom je chránený dvojfaktorovou autentizáciou.
Všetky servery, na ktorých funguje naša aplikácia na podpisovanie, sú hostované v zabezpečenom prostredí dátového centra v Českej republike, ktorého prevádzkovateľ je držiteľom certifikátu ISO 27001. Všetky transakcie sú zabezpečené SSL certifikátmi a vybrané údaje sú šifrované. Vývojári aplikácie majú dlhoročné skúsenosti s vývojom cloudových aplikácií. Všetky údaje sú spracovávané v súlade s GDPR.
PS: Celý postup online podpisovania pre vás natočil náš riaditeľ. Video si môžete pozrieť v článku na našom blogu.