Online fakturácia od KROSu je fakturačný nástroj, ktorý je vhodný pre malých aj veľkých podnikateľov. Online fakturácia od KROSu zahŕňa aplikácie KROS Fakturácia, KROS Firma a je aj súčasťou riešenia Malý podnikateľ. Aplikáciu možno používať odkiaľkoľvek a je vhodná pre všetkých, ktorí chcú efektívne riadiť svoju fakturáciu bez nutnosti zložitého účtovného softvéru. Táto integrácia je dostupná iba pre CRM účty, ktoré majú v nastaveniach slovenskú lokalizáciu.
Čo vie integrácia s Online fakturáciou od KROSu?
Integrácia s Online fakturáciou od KROSu umožňuje obojsmernú synchronizáciu dát. V Raynete je možné vytvárať faktúry nielen z obchodných prípadov a objednávok, ale aj ako samostatné záznamy. Záznamy vytvorené v online fakturácii sa potom automaticky synchronizujú do Raynetu ako bežné, zálohové a opravné faktúry. Zároveň sa obojsmerne prepoja Klienti a voliteľne aj Produkty na faktúrach.
Zapnutie integrácie
Rozšírenie môže aktivovať iba administrátor. Pre zapnutie integrácie kliknite v Raynetu na svoje meno » Nastavenie.
Pokračujte na Rozšírenie » Online fakturácia od KROSu a kliknite na Aktivovať. Rozšírenie sa zobrazí iba vtedy, ak máte v Nastavenie » Lokalizácia nastavené Slovensko ako predvolenú krajinu.
Akonáhle kliknete na Aktivovať, zobrazí sa formulár, do ktorého vyplníte údaje z Online fakturácie od KROSu.
Prvým potrebným údajom je API kľúč. Ten nájdete v online fakturácii od KROSu, keď kliknete vpravo hore na ozubené koliesko » API prepojenia » + Pridať nové API prepojenie. Tu stačí zadať Názov prepojenia a stlačiť tlačidlo Vygenerovať token. Vygenerovaný token, ktorý je ekvivalentom API kľúča vložíte do Raynetu.
Ďalší údaj, ktorý je potrebné vyplniť, je ID firmy. Jedná sa o šesťmiestne číslo, ktoré nájdete v URL vašej Online fakturácie od KROSu
Následne zvolíte Vlastníka Klienta a kliknete na zelené tlačítko Aktivovať, ktoré spustí druhú fázu prepojenie s KROSom. V druhej fáze si vyberiete Kód skladu, ktorý máte založený v KROSu, Číslovanie faktúr a Číslovanie zálohových faktúr. Číslovanie faktúr je prevzaté z KROSu. Ak potrebujete zmeniť číslovanie, môžete to upraviť priamo v KROSe v sekcii Nastavenie » Číslovanie dokladov.
Posledným krokom po vyplnení všetkých polí v Raynete je doplnenie URL pre príjem notifikácií z API do KROSu. Odkaz skopírujte v Raynete.
Následne vložte odkaz do KROSu na rovnaké miesto, kde ste generovali token, a potom uložte zmeny.
Dôležité: Aby prenos prebiehal obojstranne, je nutné v KROSu vyplniť bankový účet.
Ako synchronizáciu používať
Pozrime sa, ako synchronizácia funguje v oboch smeroch, z Raynetu aj z KROSu.
Raynet » KROS
Faktúru môžete vytvoriť niekoľkými spôsobmi: pomocou tlačidla plus v ľavom dolnom rohu hlavného menu, v zoznamovom pohľade faktúr cez zelené tlačidlo plus, alebo na detailných kartách Obchodného prípadu a Objednávky taktiež cez zelené tlačidlo plus.
Po kliknutí na Běžná alebo Zálohová faktúra sa otvorí okno, kde môžete upraviť Dátum vystavenia a Číselná řada. Ta sa nastaví automaticky podľa východzieho nastavenia v administrácii, alebo sa použije prvá dostupná.
Dátum splatnosti sa nastaví automaticky podľa atribútu Platobné podmienky u Klienta, ku ktorému sa faktúra vytvára. Ak klient nemá nastavené platobné podmienky, systém nastaví splatnosť automaticky na 14 dní.
Aké údaje sa integráciou prenášajú
Z Obchodného prípadu a Objednávky sa do Faktúry prenášajú tieto údaje:
Popis
Mena
Kurz
Dátum vystavenia
Kód Obchodného prípadu / Objednávky
Číselná rada
Dátum splatnosti (ak sú u Klienta nastavené platobné podmienky, pozri vyššie)
(Ne)platca DPH (od Klienta)
Produkty (ak je v administrácii nastavený sklad a kód položky je zhodný s kódom skladovej karty v systéme, dôjde k spárovaniu):
Názov
Popis
Množstvo
Jednotka
DPH
Zľava
Celková cena s DPH
Kód
Sklad (z administrácie)
Klienta systém páruje automaticky (podľa IČO, názvu, e-mailu...), ak sa nespáruje, vytvorí sa:
IČO
DIČ
IČ DPH
Telefón 1
E-mail 1
Adresa sídla
Názov klienta
Meno osoby (ak je záznam napojený aj na osobu)
Ulica
PSČ
Mesto
Štát
-
Kontaktná adresa:
Názov klienta
Meno osoby (ak je záznam napojený aj na osobu)
Ulica
PSČ
Mesto
Štát
Klient sa spáruje podľa IČO. Ak nie je vyplnené IČO, alebo je rovnaké IČO u viacerých Klientov, je potrebné, aby sa zhodovali aspoň dva z uvedených údajov. Klient sa nepáruje len podľa názvu; k úspešnému spárovaniu je potrebné napríklad názov + IČO alebo názov + e-mail atď.
KROS » Raynet
V KROSu vytvoríte novú faktúru. Vaše firemné údaje môžete nastaviť na karte Moja firma. Údaje nastavené v KROSu v sekcii Moja firma sa do Raynetu prenášajú len na faktúru. Ak má používateľ už nastavené údaje na Detailu Vlastní firmy v Raynete, tieto údaje sa neprepíšu. Jediný údaj, ktorý sa z KROSu prenáša do detailu Vlastní firmy, je Typ platiteľa (Plátca/Neplátca DPH). V KROSu je tiež možnosť Registrovaný podľa §7, 7a; v takom prípade sa v Raynetu vo Vlastní firma nastaví Neplátca DPH.
Ak je v nastavení systému vyplnené URL pre príjem notifikácií z API (pozri Zapnutie integrácie), systém okamžite zachytáva a spracováva každú zmenu vo faktúrach. Prenášajú sa faktúry, zálohové faktúry a dobropisy a používatelia zároveň dostanú notifikácie v Raynete.
Ak je doklad vytvorený z Obchodného prípadu alebo Objednávky, pripojí sa k týmto záznamom podľa ich ID. Klient sa spáruje podľa ID, ak je doklad vytvorený z jeho záznamu.
V prípade, že je doklad vytvorený v systéme, systém hľadá Klienta podľa IČO, následne podľa názvu, e-mailu, telefónu alebo adresy. Ak sa klient nenájde alebo údaje nie sú jasné, vytvorí sa nový klient.
Po prenesení faktúry z KROSu sa v Raynete vytvorí nová faktúra. Ak sa klient nespáruje, vytvorí sa nový. Pri zhodnosti dvoch údajov (napr. názov + IČO) sa spáruje s existujúcim klientom.
Odkaz na doklad v KROSu:
Na detailnej karte Faktúry v Raynete je vpravo hore tlačidlo Otevřít, ktoré otvorí daný doklad priamo v KROSu. Kliknutím na názov firmy v časti DODÁVATEĽ sa zobrazí detail údajov Vlastnej firmy
Pod tlačidlom s tromi bodkami v pravom hornom rohu je možnosť Náhľad KROS dokladu, ktorá zobrazí náhľad dokladu s možnosťou stiahnutia do PDF alebo vytlačenia.
Na vytvorenie dokladu z KROSu do Raynetu sa prenášajú nasledujúce údaje:
Fakturačná adresa:
Mesto
Ulica
PSČ
Názov adresy
Kraj
Kontaktná (poštová) adresa:
Mesto
Ulica
PSČ
Kraj
Klient:
Názov klienta
IČO
DIČ
IČ DPH
Rating = B
Rola = Odberateľ
Stav = Aktuálne
Vlastník (podľa nastavenia v administrácii prepojenia)
Bezpečnostná úroveň (podľa nastavenia vlastníka)
E-mail
Telefón 1
Doklad – Odberateľ:
Názov
Fakturačná adresa (Mesto, Ulica, PSČ, Názov adresy, Krajina)
IČO, DIČ, IČ DPH
Číslo dokladu
Mena
Kurz
Dátum vystavenia
Dátum splatnosti
Poznámka pre príjemcu
Platby (pri faktúrach)
Spôsob platby
Interná poznámka
Dátum zdaniteľného plnenia = Dátum vystavenia
Názov
VS
Dodávateľ:
Názov
IČO, DIČ, IČ DPH
E-mail
Webová stránka
Telefón
Bankové spojenie (IBAN, SWIFT)
Platca DPH (platca DPH)
Celkové údaje
Daň celkom
Cena celkom
Cena bez DPH
Stav
Dátum hradenia (v prípade stavu „uhradené“ sa nastaví dátum poslednej platby)
Prepojenie faktúry so zálohovou faktúrou a opravným dokladom
Zostáva uhradiť
Zľava celkom
Zľava %
Pri založení nového záznamu:
Vlastník (podľa vlastníka Klienta)
Bezpečnostná úroveň (podľa tohto vlastníka)
Validácia pri prenose:
Popis záznamu: max. 300 znakov
DPH pri položkách musí byť celé číslo
Jednotka pri položkách: max. 50 znakov
Popis pri položkách: max. 4000 znakov
Kód pri položkách: max. 25 znakov
Produkty a skladové hospodárstvo
V online sklade od KROSu sa produkty vytvárajú ako skladové karty. Online sklad od KROSu je dostupný v aplikáciách KROS Sklad a KROS Firma.
Ak je produkt v online sklade od KROSu vytvorený ako skladová karta, zhoduje sa Kód karty s produktom v Raynete a mena zodpovedá výchozej mene, systém tieto produkty automaticky spáruje. Ak sa v KROSe použije skladová karta Produktu, ktorý v Raynete ešte nie je, pri vytvorení faktúry sa Produkt automaticky vytvorí aj v Raynete. V prípade, že je na faktúre položka bez skladovej karty, prepíše sa do Raynetu ako voľná položka, bez vytvorenia nového produktu.
Prenášané údaje:
Množstvo
Názov
Jednotka
DPH
Jednotková cena
Cena celkom
Zľava
Ak vystavujete faktúru z Obchodného prípadu s Produktmi z Raynetu do KROSu a kód Produktu v Raynetu zodpovedá kódu skladovej karty v KROSu, dôjde k prepojeniu položky na doklade so skladovou kartou a automatickému odpočítaniu množstva zo skladovej karty.