Pre vybrané typy záznamov môžete definovať vlastné šablóny exportovaných dokumentov. V aplikácii Microsoft Word či LibreOffice vytvoríte docx súbor, ktorý po nahratí do Raynetu bude slúžiť ako predloha pre Ponuku, Obchodný prípad alebo iný typ dokumentu pre vašich klientov.
V tomto článku si ukážeme ako:
Tip: Z dôvodu najlepšej kompatibility odporúčame vytvárať šablóny v LibreOffice. Zoznam podporovaných fontov nájdete v tomto článku.
Pre aké typy záznamov si môžete vytvoriť vlastnú šablónu?
Obchodný prípad
Ponuka
Objednávka
Projekt
Klient
Kontaktná osoba
Lead
Aktivity (Úloha, Schôdza, Udalosť, E-mail, Telefonát, List)
Dôležité: Pomoc so zápisom parametrov vo vlastných šablónach nie je súčasťou našej podpory, pretože ide o vývoj na mieru každému klientovi. V prípade záujmu o pomoc s nastavením šablón, môžeme prepojiť kontakt na nášho externého partnera, ktorý Vám poskytne platenú konzultáciu k tvorbe zostáv.
Ako zapnúť vlastné šablóny?
V roletke pod vaším menom kliknite na Nastavenie. V Nastavenie potom vyberte Vlastné šablóny » Vytvoriť novú šablónu. Vyberte typ záznamu, pre ktorý chcete novú šablónu vytvoriť. Môžete si vybrať jednu z predpripravených šablón alebo si vytvoriť šablónu vlastnú. Všetko potvrdíte tlačidlom Vybrat. Po výbere jednej z možností šablóna ešte nie je aktívna, vidíte ju iba v Nastavení, v ponuke exportu ju zatiaľ nenájdete.
Vybranú šablónu si môžete stiahnuť, prípadne nahrať vašu upravenú verziu. Po nahratí upravenej šablóny sa vygeneruje náhľad s aktuálne vyplnenými údajmi. Ak všetko prebehne správne, zobrazí sa výsledný náhľad. Ak šablóna obsahuje chyby, zobrazí sa chybová správa a podrobnosti nájdete v stiahnutom docx súbore. Pozor, veľkosť šablóny môže byť max. 5 MB.
Tip: Ak potrebujete exportovať dokumenty s rôznymi hlavičkami, napr. ak máte viac pobočiek, vytvorte pre každú pobočku inú šablónu na export. Užívatelia si tak môžu vybrať, ktorý dokument práve potrebujú, bez zložitého prepisovania adries.
V šablónach môžete tiež ľubovoľne upravovať Názov, prípadne Popis. Daný názov potom uvidia používatelia Raynetu v možnostiach exportu. Šablóna sa v možnostiach exportu objaví až po tom, čo je aktívna.
Šablóna sa štandardne exportuje do formátu docx, aby ju mohli používatelia upravovať. Ak tomu chcete zabrániť a je pre vás vhodnejší formát PDF, v nastaveniach zaškrtnite políčko Generovať do PDF.
Ak chcete exportovaný dokument priamo priložiť k záznamu, vyberte možnosť Generovať priložený súbor k záznamu. Nahraje sa do príloh v takom formáte, aký ste zvolili v predchádzajúcom kroku.
Rovnako ako názov šablóny je možné upraviť aj exportovaný názov súboru. Môžete využiť všetky parametre daného dokumentu. Teraz už stačí všetko Uložiť.
U šablón na Obchodním prípade je možné si navyše nastaviť pre aké Typy predaja a ich Stavy bude exportná šablóna viditeľná. V okne na nahratie dokumentu nájdete tlačidlo Nastavenie viditeľnosti pre typy obchodu.
Po kliknutí na toto tlačidlo si vyberiete, či bude šablóna viditeľná pre všetky Obchodné prípady alebo len určité Typy a Stavy predaja.
Pri výbere druhej možnosti označte konkrétne Typy predaja (so všetkými Stavmi) alebo pomocou šípky otvorte prehľad jednotlivých Stavov a z nich vyberte požadované. Všetko nakoniec uložte.
Vytvorenie vlastnej šablóny
V prípade, že ste si nevybrali z predpripravených šablón a chcete si vytvoriť dokument úplne podľa vašich predstáv, zvoľte možnosť Vlastná šablóna pri výbere vzorov šablón.
Vašou šablónou môže byť bežný dokument Microsoft Word alebo LibreOffice (súbor .docx) so špeciálnymi značkami v texte, ktoré určujú, kde a ako sa majú vyplniť údaje z CRM. Existujú tri typy značiek, ktoré budete používať:
Parametr
Cyklus
Podmienka
Parametr
Je to značka, ktorá po exportovaní vyplní do dokumentu hodnotu podľa toho, ako je vyplnené pole v CRM. Pole, ktoré takto chcete dostať do dokumentu, vložíte do šablóny pomocou tzv. parametru.
Napríklad pole Kód ponuky má v CRM hodnotu NAB-24-007 a vložíte ju do šablóny pomocou parametra {code}.
Vyplnenie parametra môže potom vyzerať takto:
►
Cyklus
Značka cyklu umožňuje opakovať časti textu. To sa môže hodiť napríklad pri výčtu Položiek alebo Účastníkov v Obchodnom prípade. Všetko stačí definovať raz, či už je v ponuke Produkt len jeden alebo ich je tridsať, vždy sa vďaka cyklu doplnia správne hodnoty.
Do šablóny je potrebné vložiť cyklus a do neho z rovnomennej záložky vložiť požadované parametre (napr. názov, množstvo, zľava atď.).
Podobne ako pri značke podmienky je text umiestnený medzi otváraciu a uzatváraciu značku. Názov otváracej značky je doplnený znakom mriežky # a uzatváracia značka obsahuje lomítko /.
Napríklad: {#items}...{/items}.
Cyklus potom môže vyzerať napríklad takto:
V exportované šabloně sa zobrazí výpis všetkých položiek s vybranými parametrami v cykle:
Číslovanie riadkov v cykle dosiahnete týmto spôsobom:
{#products}
{$rowNum}. {name}
{/}
Čísla riadkov je možné použiť aj v podmienke:
{#products}
{#$rowNum < 5}{name}{/}
{/}
Podmienky a operátory
Podmienka umožňuje ošetriť časti textu tak, aby sa do exportovaného dokumentu vpísali len vtedy, ak sú splnené aj v CRMku.
Zoznam možných podmienok nájdete nižšie v tomto článku. Každá podmienka je definovaná tzv. otváracou a uzatváracou značkou. Názov otváracej značky je doplnený znakom hash # a uzatváracia značka je doplnená lomítkom /, napr. {#hasDescription}... {/hasDescription}.
Vyplnenie podmienky potom môže vyzerať takto:
►
V tomto príklade sa pole Poznámka u Ponuky v dokumente zobrazí len vtedy, ak je v nej zapísaný text.
Podmienky vždy začínajú symbolom # a ukončujú sa pomocou lomítka /:
{#hasBirthday}Narozeniny: {birthday}{/hasBirthday}
Ukončenie podmienky možno vykonať dvoma spôsobmi:
{#items.length > 3}...{/items.length > 3}
{#items.length > 3}...{/}
Operátory, ktoré je možné použiť v podmienkach:
Príklad:
!== nerovnosť {#businessCasePhase !== "Výhra"}...{/}
=== rovnosť {#businessCasePhase === "Prohra"}...{/}
> väčší {#BusinessCaseItemDiscountPercent > 0}...{/}
< menší {#BusinessCaseItemDiscountPercent < 1}...{/}
<= menší rovný {#OfferItemCount <= 1}... {/}
>= väčší rovný {#OfferItemCount >= 4}... {/}
&& AND {#OfferItemCount > 1 && discount === "0.0"}... {/}
|| OR {#OfferItemCount > 1 || discount === "0.0"}... {/}
! negácia {#!hasDescription}... {/}
Podmienku k počtu položiek môžete použiť napr. v Ponuke, Objednávke alebo Obchodnom prípade.
Vyzerá to napríklad takto:
{#items.length > 3} viac položiek ako 3 {/}
{#items.length <= 3} 3 a menej položiek {/}
Numerické operácie
Pole vo formáte číslo môžete sčítavať (+), odčítavať (-), násobiť (*) a deliť (/). Napr. si sečíst váhu balíku v Objednávce. V rámci Objednávky budete mať teda evidovanú celkovú hmotnosť zásielky. Aby bol parameter považovaný za číslo, je potrebné zaň pridať AsNum.
Vo Vlastných šablónach vyberiete obe voliteľné polia z katalógu parametrov Objednávky.
Skopírované parametre teda vyzerajú napríklad takto:
{Obsah_g_3a6d4}
{Obal_g_9c541}
Potom do šablóny vložíte parameter pre súčet a zaň pridáte AsNum: {Obsah_g_3a6d4AsNum + Obal_g_9c541AsNum}.
V samotnej šablóne potom máte číselné údaje (parametre pre Obsah a Obal) a súčet týchto parametrov (+AsNum) uvedený ako Hmotnosť celkem.
Súčet v exportovaném PDF Objednávky potom vyzerá takto:
Tvar čísel
U numerických operácií si môžete zvoliť, aký tvar čísla preferujete. Na výber máte medzi českým a anglickým formátom.
parametr pre česky formátované číslo {xxxAsNum | format:"cs"} »
378 800,00,parametr pre anglicky formátované číslo {xxxAsNum | format:"en"} »
378,800.00.
Desatinná místa se dotahují z Nastavení v Raynetu, případně si je můžete upravit přidáním čísla za dvojtečku a to u obou formátů, jak českého, tak anglického {xxxAsNum | format:"en":4}.
parametr pro přidání desetinných míst: {xxxAsNum | format:"en":4} »
378,800.0000.
Hodnoty dátumu
parameter pre český formát dátumu {xxxAsDate |format:"cs"} »
27. 4. 2022alebo dátum s časom27. 4. 2022 17:08,parameter pre anglický formát dátumu {xxxAsDate |format:"en"} »
Apr 27, 2022alebo data s časomApr 27, 2022, 5:08 PM.
Obrázok
Značka pre obrázok začína znakom % napr. u Klienta je to {%logo}.
Pro zmenu veľkosti vloženého obrázku môžete doplniť parameter size.
{%image | size:70:70} Obrázok bude mať teda veľkosť 70px x 70px.
Chytré vychytávky pri tvorení šablóny
Šablónu dokumentu upravujte so zapnutými riadiacimi znakmi. Bude sa vám tak lepšie formátovať rozloženie dokumentu.
Pred finálnym nahrávaním šablóny si upravte metainformácie docx dokumentu tak, aby exportovaný dokument bol len „váš“.