Z Raynet CRM môžete odosielať informácie o obchodných prípadoch do fakturačného systému iDoklad, v ktorom budú vytvárať faktúry. Vďaka tomu ušetríte čas s prepisovaním záznamov z jedného systému do druhého.
Ako to vlastne funguje?
- Synchronizovať môžete každý obchodný prípad v akomkoľvek stave. Ak chcete synchronizovať len obchodné prípady, ktoré sú v stave Výhra, použite filter Stav > Výhra.
- Exportom obchodných prípadov vám Raynet oznámi, že import prebehol úspešne. V iDokladu vznikne faktura.
- Během importu sa kontroluje zhoda u Firmy primárne na základe IČ Klienta a sekundárne prebieha kontrola cez Název Klienta.
- Pri odosielaní sa kontroluje, či už tento obchodný prípad bol do iDokladu odoslaný - každý obchodný prípad môže byť teda v iDokladu len raz.
Zapnutie synchronizácie môže urobiť iba Administrátor.
Export môže robiť každý používateľ, ktorý má oprávnenie Exportovať záznamy.
Synchronizácia je pre české účty podporovaná v Tarifu Oblíbený a Prémiový a pre slovenské účty v Tarifu Prémiový. Funguje tiež v rámci tridsaťdňovej skúšobnej verzie iDokladu. Viac informácií nájdete vo videu a ďalej v článku.
Zapnutie synchronizácie
V pravom hornom rohu kliknite na Nastavenia.
Z ľavého menu vyberte Rozšírenie > Účtovníctvo > iDoklad. Zvoľte Aktivovať.
Zadajte vygenerované údaje z iDokladu. Zároveň vyberte Východiskový doklad; či sa pri exporte Obchodného prípadu automaticky zvolí Faktúra alebo Zálohová faktúra. Potvrďte tlačidlom „ “ (Uložiť) a „ “ (Uložiť).
Od tejto chvíle pribudne do zoznamu a detailu Obchodného prípadu možnosť exportu „ “ (Exportovať do ekonomického systému iDoklad) do ekonomického systému iDoklad.
Kde nájdem párovacie údaje v iDokladu?
Najskôr je potrebné zaregistrovať sa na stránke iDokladu účet.
Hľadajte cez ozubené koliesko v menu vľavo > Aplikácie > API. Kliknite na Vygenerovať API kľúče.
A skopírujte obe vygenerované polia do CRM.
Prenos obchodného prípadu do iDokladu
Existujú dva spôsoby, ako exportovať obchodné prípady z Raynetu do iDokladu.
Buď môžete údaje exportovať hromadne z celého zoznamu cez tlačidlo Exportovať > Export do aplikácie iDoklad.
Alebo exportujete len jeden Obchodný prípad. V detaile Obchodného prípadu, ktorý chcete preniesť do systému iDokladu, kliknite na tlačidlo Akcia - Export a vyberte Vytvoriť faktúru v iDokladu.
Potvrďte vystavenie zálohovej alebo bežnej faktúry.
Po kliknutí sa zobrazí potvrzovací hláška a potom finálny status, že bola faktúra v iDokladu vytvorená.
V okne exportu nastavujú sa Štítky, ktoré potom obchodné prípady dostanú - podľa nich si môže užívateľ urobiť prehľad, čo už má v iDokladu exportované:
- Štítkov je možné pridať viac.
- Nemusí sa použiť ani jeden Štítek.
Po prenose sa zobrazí Export bol dokončený:
- Počet úspešne prenesených Obchodných prípadov >> dostane Štítek pre úspešne prenesené záznamy.
- Obchodné prípady, ktoré už boli niekedy v minulosti prenesené (každý OP môže byť v iDokladu len 1x) > dostanú Štítek pre neprenesené záznamy.
- OP bez Produktov >> dostanú Štítek pre neprenesené záznamy.
- Ak je jeden z obchodných prípadov uzamknutý alebo ho používateľ nesmie meniť, celý export sa preruší.
Ako vyzerá prenesená faktúra v iDoklade?
Informácie o firme sa založia do Adresára, prenášajú sa tie údaje, ktoré umožňuje iDoklad, t. j. základné údaje z Klientov (CRM) do záložky Firma (iDoklad).
V prípade slovenského Klienta sa prenáša aj IČ DPH.
Informácie o Klientovi sa prenášajú vždy len raz, pri opakovanom prenose obchodného prípadu sa informácie o firme v iDoklade neaktualizujú, k firme sa len pridá ďalšia Faktúra.
Kontrola duplicity Klientov/Firem sa vykonáva primárne podľa IČ, sekundárne podľa presného názvu.
Hodnoty do Faktur sa prenášajú z Nastavení iDokladu (napr. číselné rady, zaokrúhľovanie, počet desatinných miest,...).
Napr. oproti Obchodným prípadom môžu vzniknúť drobné halierové rozdiely (iDoklad totiž umožňuje iba hromadnú zľavu).
(Faktúry z iDokladu je možné stiahnuť do MoneyS3, MoneyS4 a MoneyS5, Pohoda a Altus Vario cez funkciu na import faktúr a adries.)