Kontaktná osoba slúži na evidenciu konkrétnych ľudí, s ktorými komunikujete v rámci jednotlivých firiem alebo klientov. Umožňuje ukladať ich kontaktné údaje, sledovať históriu komunikácie a prepájať ich s obchodnými prípadmi či ďalšími aktivitami.
Vďaka tomu máte všetky dôležité informácie o ľuďoch prehľadne na jednom mieste a môžete efektívne riadiť vzťahy so zákazníkmi aj partnermi.
Ľavé panely
Na ľavej strane nájdete základný prehľad o kontaktnej osobe. Nájdete tu jej meno, firmu, kontaktné údaje, odkazy na sociálne siete a adresu. Slúži na rýchlu orientáciu a prístup k najdôležitejším informáciám o danom kontakte na jednom mieste.
V paneli Základné údaje nájdete informáciu o tom, kto je Vlastníkom tejto kontaktnej osoby, Kategóriu, Pôvodný lead, Poznámku a Štítky. Na záložke Osobné informácie nájdete doplňujúce údaje o kontaktnej osobe, ako je Pohlavie, Dátum narodenia, Rodinný stav alebo preferované Oslovenie.
Najbližšia a posledná aktivita
Tento panel zobrazuje Najbližšiu naplánovanú aktivitu, ktorá vás čaká, a zároveň Poslednú zrealizovanú aktivitu. Vďaka tomu máte okamžite prehľad o tom, čo je potrebné riešiť a čo už bolo dokončené.
Panel Prílohy
Posledný panel Prílohy slúži na ukladanie súborov, ktoré sa ku Kontaktnej osobe vzťahujú. Môžete sem nahrávať napríklad dokumenty, zmluvy alebo iné podklady, ktoré chcete mať pri Kontaktnej osobe prehľadne uložené na jednom mieste.
Stredový panel
Stredový panel obsahuje niekoľko záložiek, medzi ktorými sa môžete presúvať, nastaviť si ich poradie alebo zvoliť predvolený panel. Úplne vpravo potom nájdete ozubené koliesko, pomocou ktorého si môžete prispôsobiť podobu okna. Vedľa neho nájdete Diskusiu, kde môžete ostatným používateľom zanechať odkaz týkajúci sa danej Kontaktnej osoby. Používateľov je potrebné najprv do Diskusie pridať.
Záložka Časová os
Na záložke Časová os nájdete chronologický prehľad všetkých aktivít a udalostí spojených s danou kontaktnou osobou – teda čo už prebehlo aj čo vás ešte čaká. Kliknutím na zelené tlačidlo +Pridať môžete jednoducho vytvoriť novú aktivitu. Vedľa neho je k dispozícii aj tlačidlo na Export, vďaka ktorému si môžete prehľad stiahnuť.
Záložka Naviazané záznamy
Táto záložka zobrazuje všetky naviazané Aktivity, Obchodné prípady, Ponuky, Objednávky, Projekty a pod., ktoré máte s Kontaktnou osobou za sebou alebo vás ešte čakajú. Nájdete tu tiež Väzby na klientov a Prílohy.
So stĺpcami v prehľade môžete ľubovoľne pracovať. Ich poradie zmeníte pretiahnutím, šírku upravíte podľa potreby a pomocou ikony sivej ceruzky si môžete zobraziť ďalšie stĺpce alebo niektoré naopak skryť. Na konci každého riadku nájdete pod tromi bodkami ponuku ďalších akcií podľa typu záznamu.
Vpravo hore sa nachádzajú tri tlačidlá, +Pridať aktivitu, tlačidlo na export a tlačidlo na maximalizáciu záložky. Pomocou tlačidla +Pridať aktivitu môžete vytvoriť novú aktivitu s väzbou na kontaktnú osobu, prehľad exportujete kliknutím na vedľajšie tlačidlo a pre lepšiu orientáciu si môžete záložku maximalizovať. Počet záznamov potom upravíte pomocou stránkovania vpravo dole.
Záložka GDPR
Ak si aktivujete rozšírenie GDPR, zobrazí sa pri kontaktnej osobe táto záložka. Slúži na evidenciu právnych titulov a súhlasov, na základe ktorých môžete spracúvať osobné údaje.
Záložka Online podpisovanie
Záložka Online podpisovanie sa zobrazí v prípade, že ste si v Nastavenie » Rozšírenie aktivovali digitálne podpisy od DigiSign. Na tomto mieste nájdete všetky dokumenty odoslané na podpis. Viac o tejto funkcii sa dozviete v tomto článku.
Záložka Poznámky
Záložku Poznámky môžete využiť na evidenciu dôležitých informácií ku kontaktnej osobe. Poznámky majú formu "sticky notes" a je možné do nich vkladať text, odkazy, prílohy aj viditeľný náhľad. Odlišovať ich od seba môžete pomocou farieb. Viac o Poznámkach píšeme v tomto článku.
Záložka Vlastné polia
Vlastné polia slúžia na evidenciu doplňujúcich informácií o kontaktnej osobe, ktoré si môžete prispôsobiť podľa potrieb vašej firmy. Keď si vlastné pole vytvoríte, nájdete ho na tejto záložke.
Bočné panely
Bočný panel zobrazuje súhrnné hodnoty predaných a rozpracovaných obchodných prípadov, ktoré sú naviazané na kontaktnú osobu. Hore nájdete aj tón komunikácie, ktorý vám napovie, ako s danou kontaktnou osobou komunikovať.