Dzięki funkcji podpisu elektronicznego można podpisywać dokumenty elektronicznie i są one nadal prawnie wiążące. Podpisy online są weryfikowane przez e-mail i telefon osoby podpisującej. Oszczędza to wiele czasu i usprawnia pracę. Miniaplikację podpisu elektronicznego opracowaliśmy we współpracy z DigiSign i jest ona bezpłatna w wersji podstawowej. Podpisy online nie mogą być powiązane z Twoim obecnym kontem w Digisign. Integracja działa wyłącznie z kontem utworzonym bezpośrednio przez Raynet.
W tym artykule dowiesz się:
Jak pracować z dokumentami do podpisania w systemie CRM
Wszystko o cenach i ustawieniach podpisu elektronicznego
Ważne: Dokumenty podpisane elektronicznie mają taką samą wagę prawną i są tak samo prawnie wiążące jak dokumenty podpisane w tradycyjny sposób na papierze. Przepisy dotyczące podpisu elektronicznego opierają się na Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej, uwierzytelniania elektronicznego i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE ("eIDAS"). Pamiętaj, że jeśli znajdujesz się poza UE, to do Ciebie należy sprawdzenie, czy podpisy elektroniczne podpisane w ten sposób są ważne i prawnie wiążące w Twoim kraju.
Gdzie znaleźć funkcję podpisu elektronicznego
Zakładka Podpis elektroniczny znajduje się na karcie szczegółowej rekordu. Zakładka jest dostępna automatycznie, nie trzeba jej włączać w Ustawieniach. Następujące rekordy mają dostępną tę kartę:
Klient
Osoba kontaktowa
Szansa sprzedaży
Oferta
Zamówienie sprzedaży
Karta Podpis elektroniczny pokazuje przegląd dokumentów, które zostały już przesłane. Aby przesłać nowy dokument, kliknij przycisk Wybierz i podpisz dokument.
Przesyłanie dokumentu do podpisania
W poniższym oknie wybierz, w jaki sposób chcesz przesłać nowy dokument.
Masz cztery opcje:
Prześlij plik - wybierz plik z urządzenia lub po prostu przeciągnij i upuść plik.
Wybierz załącznik - wybierz plik z załączników powiązanych z określonym rekordem.
Szablon niestandardowy - Raporty, które masz w Raynet jako szablon niestandardowy, będą dostępne. Dostępne będą tylko te, w których zaznaczono opcję Generuj do PDF (patrz ilustracja poniżej).
- Pole niestandardowe - dostępne będą pliki PDF przesłane do własnego pola niestandardowego typu "Plik".
Następnie należy wybrać konkretnego sygnatariusza. Użytkownik, który przesyła dokument do podpisania, znajduje się domyślnie w sekcji Nasz sygnatariusz , ale można również dodać innych użytkowników. W sekcji Counterparty Signer należy wybrać Kontakty (lub Klienta - Osoby fizyczne). Możliwe jest również podpisanie dokumentu tylko przez kontrahenta. Maksymalna liczba sygnatariuszy po każdej stronie wynosi 10 (tj. maksymalnie 20 dla obu stron).
Zostanie również sprawdzone, czy masz adres e-mail i numer telefonu zapisane dla tych stron. Dane te są potrzebne do weryfikacji podpisu. Numer telefonu można wpisać z dowolnym numerem kierunkowym kraju.
Istnieje również możliwość wyboru między opcjami Podpis odręczny i Podpis prosty. Po wybraniu opcji podpisu prostego dokument jest podpisywany tylko przez kliknięcie przycisku. Ten typ podpisu jest idealny dla podstawowych dokumentów, gdy znasz już drugą stronę lub gdy umowa dotyczy niewielkich kwot.
Aby zobaczyć listę rozwijaną z oboma typami podpisów, musisz przejść do Ustawienia " Dodatki " DigiSign " Ustawienia " na dole strony kliknij Pokaż ustawienia zaawansowane " zaznacz pole, aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie listy rozwijanej wyboru typu podpisu podczas tworzenia nowego dokumentu. Możesz także ustawić Domyślny typ podpisu tutaj.
Ostatnią rzeczą, którą edytujesz w tym oknie, jest Ważność podpisu, Przypomnienie przed wygaśnięciem (użytkownik jest przypominany o podpisie przez powiadomienie z systemu CRM) oraz Kolejność podpisów, w której chcesz zbierać podpisy. Możesz wybrać:
Wszyscy w tym samym czasie
- Najpierw my, potem kontrahent
Najpierw kontrahent, potem my
Według własnej kolejności
Po wypełnieniu wszystkich pól kliknij przycisk Kontynuuj.
Pojawi się okno, w którym określisz położenie podpisów, przeciągając pole Podpis w odpowiednie miejsce w dokumencie. Aby zakończyć edycję, kliknij przycisk Wyślij.
Po pomyślnym wysłaniu pojawi się okno potwierdzenia.
Podpisywanie dokumentu
Samo podpisywanie odbywa się następnie za pośrednictwem wiadomości e-mail. Dotyczy to obu stron. Wystarczy otworzyć skrzynkę pocztową i kliknąć wiadomość e-mail o temacie Podpis elektroniczny DO:.
W przychodzącej wiadomości e-mail kliknij łącze Przejdź do dokumentów.
W następnym kroku zweryfikujemy Twoją tożsamość. Po kliknięciu przycisku Rozpocznij uwierzytelnianie zostanie wysłana automatyczna wiadomość SMS z kodem PIN. Wprowadź kod numeryczny. W ten sposób zweryfikujemy Twoją tożsamość i przyznamy Ci dostęp do dokumentu.
Pojawi się okno z dokumentem do podpisania. Po przejrzeniu dokumentu i upewnieniu się, że wszystko wygląda poprawnie, nadszedł czas na złożenie podpisu.
Kliknij pole z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej, aby wyświetlić nowe okno do złożenia podpisu. W tym celu wystarczy touchpad, mysz lub smartfon. Uzupełnij podpis i prześlij go do systemu za pomocą przycisku Potwierdź podpis (system ponownie zapyta, czy naprawdę chcesz potwierdzić).
Kontrahent następnie przechodzi przez ten sam proces podpisywania. Gdy obie strony podpiszą dokument, zostanie on wysłany e-mailem jako łącze do pobrania.
Odmowa podpisania
Odbiorca dokumentu oczekującego na podpis może odmówić podpisania.
Zarówno dokument, jak i osoba podpisująca są oznaczone jako Odrzucone i można filtrować według tego statusu.
Anulowanie wysłanego dokumentu
Obok dokumentu, który został wysłany i ma status "Oczekujący", znajduje się przycisk Anuluj. Kliknięcie tego przycisku spowoduje zatrzymanie wysyłania dokumentu. Odbiorca nie będzie już mógł podpisać dokumentu. W historii zmian status "Anulowano" zostanie wyświetlony w Raynet dla wszystkich użytkowników zaangażowanych w podpisywanie, a do tych osób zostanie wysłana wiadomość e-mail z powiadomieniem o anulowaniu.
Powiadomienie o niedostarczeniu wiadomości e-mail
Jeśli usługa Digisign nie jest w stanie dostarczyć wiadomości e-mail (np. z powodu nieistniejącego adresu e-mail), powiadomimy o tym użytkownika. Obok sygnatariusza pojawi się czerwony wykrzyknik z opisem "Dostawca poczty e-mail odbiorcy odmówił dostarczenia wiadomości. Sprawdź, czy adres jest poprawny". W takim przypadku po kliknięciu przycisku, aby wysłać wiadomość e-mail ponownie, pojawi się pole, w którym należy wpisać nowy adres e-mail. Po wykonaniu tej czynności można ponownie wysłać wiadomość e-mail. Nie zostanie to policzone jako kolejna wysłana koperta.
Praca z dokumentami w systemie CRM
Oprócz przesyłania nowych dokumentów, możesz sprawdzić status przesłanych dokumentów w systemie CRM lub filtrować według podpisu.
Zakładka Podpis elektroniczny zawiera przegląd przesłanych dokumentów. Kliknij podgląd, aby zobaczyć status dokumentu, czy został podpisany przez obie strony, czy nadal czeka na podpisy. Dowiedz się również , kiedy upływa termin podpisywania i sprawdź szczegółową historię zmian.
Filtruj według kryteriów podpisu elektronicznego w klientach, osobach kontaktowych, szansach sprzedaży, ofertach i zamówieniach sprzedaży. Zaawansowany filtr dla kont wygląda następująco:
Cennik i ustawienia
Cennik i inne ustawienia podpisu elektronicznego można znaleźć w Ustawienia " Dodatki " Podpis elektroniczny. Jeśli klikniesz ikonę koła zębatego, zostaniesz przekierowany do Podpis elektroniczny Ustawienia.
Pakiet Podpisywanie dokumentów online jest dostępny we wszystkich planach cenowych. W zależności od wybranego planu możesz bezpłatnie wysłać:
w planie Professional: 5 kopert
w planie Ultimate: 10 kopert
w planie Enterprise: indywidualnie
Jeśli potrzebujesz wysyłać więcej kopert, oferujemy pakiety podpisywania online:
Lekko: 15 dokumentów / zł43545 / miesiąc
Intensywnie: 35 dokumentów / zł43584 / miesiąc
Kliknij na Pokaż ustawienia zaawansowane, jeśli chcesz ustawić więcej wartości dla podpisów elektronicznych.
Tutaj możesz ustawić domyślnego sygnatariusza, typ podpisu i język oraz sposób zapisywania podpisanego dokumentu. Wybierając domyślny język, definiujesz cały proces - wiadomości e-mail, SMS i samo podpisywanie. Ustaw domyślny język podpisywania lub zaznacz pole, aby umożliwić użytkownikom wyświetlanie listy rozwijanej wyboru języka podczas tworzenia nowego dokumentu. Po zdefiniowaniu procesu wyboru języka można przygotować treść wiadomości e-mail.
W ramach wstępnie zdefiniowanej treści wiadomości e-mail można również użyć parametrów do dodawania danych do podpisywanego dokumentu. Przykłady można znaleźć, klikając znak zapytania.
Jak obliczamy podpisy?
Jeśli dodasz kilka dokumentów w ramach jednego procesu wysyłania, w którym poprosisz o podpis na każdym dokumencie, liczy się to jako jedna czynność podpisu, tj. jedna koperta. Opłata nie jest naliczana za każdy podpis osobno, ale za każdą kopertę. Dokumenty są ułożone w kolejności. Istnieją jednak dwa ograniczenia:
- Jedna koperta nie może przekraczać 20 MB.
- Maksymalna liczba sygnatariuszy z każdej strony wynosi 10 (tj. maksymalnie 20 podpisów łącznie),
Należy pamiętać, że wszyscy sygnatariusze zawsze zobaczą wszystkie wysłane dokumenty, nawet jeśli mają podpisać tylko jeden z nich.
Jak chronimy podpisane dokumenty?
Moduł podpisu elektronicznego w Raynet jest dostarczany przez DigiSign w ramach Digital solutions s.r.o. Usługa ta jest regularnie monitorowana, archiwizowana i testowana, w tym testy penetracyjne, dzięki czemu spełnia najwyższe wymagania bezpieczeństwa. Dostęp do dokumentów jest chroniony przez uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
Wszystkie serwery naszej aplikacji do podpisu elektronicznego są hostowane w bezpiecznym środowisku centrum danych w UE, którego dostawca posiada certyfikat ISO 27001. Wszystkie transfery są zabezpieczone certyfikatami SSL, a wybrane dane są szyfrowane. Twórcy aplikacji mają wieloletnie doświadczenie w tworzeniu aplikacji w chmurze. Wszystkie dane są przetwarzane zgodnie z RODO.