W tym artykule znajdziesz:
Fakturownia
Fakturownia to system do wystawiania faktur i innych dokumentów. Podczas pracy z fakturami możesz korzystać z tego narzędzia, a wszystkie faktury będą automatycznie zapisywane także w Raynecie. Integracja działa dwukierunkowo — z Fakturowni do Raynetu trafiają Faktury, Faktury proforma i Faktury korygujące, a także nowi Klienci i Produkty.
Włączenie synchronizacji
Aby integracja mogła działać, musisz najpierw zarejestrować się w Fakturowni. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych pamiętaj także o dodaniu danych dotyczących firmy. Dodać dane firmy możesz w sekcji Ustawienia » Dane firmy. Bez uzupełnionych danych integracja nie będzie funkcjonować.
Następnie trzeba połączyć Raynet i Fakturownię za pomocą klucza API. Znajdziesz go w Fakturowni, w sekcji Ustawienia » API » API token.
W części API Token kliknij Zobacz, a następnie Dodaj nowy Token. Wystarczy dodać Opis i zapisać nowy token. W kolejnym kroku skopiuj klucz API oraz domenę z URL linku.
Domena to pierwsza część URL linku Fakturowni. Na przykład w linku raynet4.fakturownia.pl domeną będzie raynet4.
Teraz przejdź w Raynecie do Ustawień pod swoim imieniem.
Przejdź do sekcji Dodatki » Fakturownia » Aktywuj » Dodaj.
Skopiowane dane Token API i Domenę z Fakturowni wklej w odpowiednie pola w Raynecie.
Wybierz również Właściciela Klienta, który będzie przypisany do nowych rekordów. Czyli tych, które nie zostaną odnalezione przez integrację w Raynecie. W przypadku wystawienia faktury z Raynetu właścicielem zostanie osoba, która ją utworzyła.
Ważne: Jeżeli w Raynecie dodasz do Szansy Sprzedaży Produkt, następnie zmienisz jego nazwę i utworzysz z Szansy fakturę w Fakturowni, to w Fakturowni powstanie nowa pozycja. Dzieje się tak dlatego, że Fakturownia nie pracuje z kodami produktów - kluczowym parametrem jest nazwa Produktu.
Jak korzystać z synchronizacji
Przyjrzyjmy się, jak działa synchronizacja w obu kierunkach: z Fakturowni i z Raynetu.
Fakturownia » Raynet
Od momentu aktywowania synchronizacji każda nowo utworzona lub zmodyfikowana faktura w Fakturowni zostanie przeniesiona do Raynetu. Przenoszone są tylko zwykłe faktury. U Klienta w Historii pojawi się nowa Faktura. Tych faktur nie można edytować w Raynecie — z wyjątkiem ustawienia Kategorii, Właściciela, Poziomu bezpieczeństwa, Tagów i możliwości zablokowania/odblokowania wpisu. Każdą fakturę możesz jednak otworzyć bezpośrednio w Fakturowni i tam nią zarządzać.
Przy nowej fakturze w Fakturowni system najpierw szuka Klienta w Raynecie na podstawie NIP, następnie Nazwy (w razie potrzeby porównuje też e-mail, numer telefonu i adres). Jeśli nie uda się jednoznacznie zidentyfikować kontaktu, zostanie utworzony nowy Klient.
Do Klienta przenoszone są: Nazwa, NIP, Adres (miasto, ulica, kod pocztowy, państwo), Rating (B), Relacja (Klient), Status (Aktywny), Właściciel (wg ustawień w integracji), Rachunek bankowy, Poziom zabezpieczenia (wg właściciela), adres jako główny i kontaktowy jednocześnie, Rating (B), Rola (Odbiorca), Status (Aktywny), Rachunek bankowy, Oznaczenie Osoby indywidualnej, E-mail, Telefon 1, Fax, WWW.
Faktura zostaje przypisana do istniejącego lub nowego Klienta.
Do Faktury przenoszone są: Adres odbiorcy, Nazwa odbiorcy, NIP odbiorcy, Data wystawienia, Termin płatności, Waluta, Kurs, Notatka, Forma płatności, Powiązanie z fakturą proforma/krygującą, Nazwa, Data sprzedaży, Data płatności, Numer rachunku bankowego, Całkowita cena, Cena bez VAT, Całkowity rabat, Do zapłaty, Powiązanie z Zamówieniem i Szansą sprzedaży, Właściciel (wg właściciela Klienta), Poziom zabezpieczenia (wg właściciela).
Informacje o płatności: Data, Kwota.
Produkty na fakturze są parowane z Produktami w Raynecie po Nazwie. Jeśli nie zostaną znalezione lub są niejednoznaczne, tworzony jest nowy Produkt.
Do Produktu przenoszone są: Nazwa, Cena, Kod, VAT, Jednostka.
Do pozycji faktury: Nazwa, Ilość, Jednostka, VAT, Cena jednostkowa, Rabat, Całkowita cena, Opis.
Raynet » Fakturownia
Faktury możesz wystawić eksportować z Szansy sprzedaży lub z Zamówienia.
Jeśli chcesz wystawić fakturę ze Szansy sprzedaży w Raynecie, wystarczy kliknąć Zielony plus » Utwórz fakturę.
Następnie uzupełniasz uproszczony formularz i zapisujesz w Fakturowni. W Raynecie dajesz tylko polecenie utworzenia faktury - znajdziesz ją następnie w Fakturowni.
Do Fakturowni przenoszą się:
Z Szansy sprzedaży i Zamówienia: Data wystawienia, Termin płatności, Waluta, Kurs, Opis, Kod Szansy sprzedaży/Zamówienia
Produkty: Nazwa, Opis, Ilość, Jednostka, VAT, Rabat, Całkowita kwota z VAT, Kod
Klient: NIP, Nazwa Klienta, Telefon 1, E-mail, Fax, WWW, Rachunek bankowy, Oznaczenie Osoby indywidualnej, Adres (Nazwa Klienta, Imię osoby o ile jest wprowadzone, Ulica, Kod pocztowy, Miasto, Państwo)
Ważne: W Szansie sprzedaży musi być dodany przynajmniej jeden Produkt. Jeśli nie ma żadnego, faktura zostanie wystawiona na kwotę zero - nawet jeśli w Szansie sprzedaży została wpisana cena końcowa.
Eksport
Fakturę możesz eksportować bezpośrednio z Raynetu. Wystarczy w szczegółach kliknąć Trzy kropki » Eksport dla klienta (PDF).
Poziomy zabezpieczenia
Podczas wystawiania faktury z Raynetu domyślnie ustawia się poziom zabezpieczenia zgodny z uprawnieniami użytkownika.
Jeśli faktura została przesłana z Fakturowni, poziom bezpieczeństwa jest ustawiany według domyślnego poziomu faktur dla użytkownika, który jest właścicielem powiązanego Klienta.