Kontaktní osoba slouží k evidenci konkrétních lidí, se kterými komunikujete v rámci jednotlivých firem nebo klientů. Umožňuje ukládat jejich kontaktní údaje, sledovat historii komunikace a propojovat je s obchodními případy či dalšími aktivitami.
Díky tomu máte všechny důležité informace o lidech přehledně na jednom místě a můžete efektivně řídit vztahy se zákazníky i partnery.
Levé panely
Na levé straně najdete základní přehled o kontaktní osobě. Najdete zde její jméno, firmu, kontaktní údaje, odkazy na sociální sítě a adresu. Slouží k rychlé orientaci a přístupu k nejdůležitějším informacím o daném kontaktu na jednom místě.
V panelu Základní údaje najdete informaci o tom, kdo je Vlastníkem této kontaktní osoby, Kategorii, Původní lead, Poznámku a Štítky. Na záložce Osobní informace najdete doplňující údaje o kontaktní osobě, jako je Pohlaví, Datum narození, Rodinný stav nebo preferované Oslovení.
Nejbližší a poslední aktivita
Tento panel zobrazuje Nejbližší naplánovanou aktivitu, která vás čeká, a zároveň Poslední zrealizovanou aktivitu. Díky tomu máte ihned přehled o tom, co je potřeba řešit a co už bylo dokončeno.
Panel Přílohy
Poslední panel Přílohy slouží k ukládání souborů, které se ke Kontaktní osobě vztahují. Můžete sem nahrávat například dokumenty, smlouvy nebo jiné podklady, které chcete mít u Kontaktní osoby přehledně uložené na jednom místě.
Středový panel
Středový panel obsahuje několik záložek, mezi kterými je možné se pohybovat, nastavit si jejich pořadí nebo zvolit výchozí panel. Úplně vpravo pak najdete ozubené kolečko, pomocí kterého si můžete přizpůsobit podobu okna. Vedle něj najdete Diskuzi, kde můžete zanechat ostatním uživatelům vzkaz týkající se dané Kontaktní osoby. Uživatele je nutné nejprve do Diskuze přidat.
Záložka časová osa
Na záložce Časová osa najdete chronologický přehled všech aktivit a událostí spojených s danou kontaktní osobou – tedy co už proběhlo i co vás teprve čeká. Kliknutím na zelené tlačítko +Přidat můžete snadno založit novou aktivitu. Vedle něj je k dispozici také tlačítko pro Export, díky kterému si můžete přehled stáhnout.
Záložka navázané záznamy
Tato záložka zobrazuje všechny navázané Aktivity, Obchodní případy, Nabídky, Objednávky, Projekty apod., které máte s Kontaktní osobou za sebou nebo vás čekají. Najdete zde také Vazby na klienty a Přílohy.
Se sloupci v přehledu můžete libovolně pracovat. Jejich pořadí změníte přetažením, šířku upravíte podle potřeby a pomocí ikony šedé tužky si můžete zobrazit další sloupce nebo některé naopak skrýt. Na konci každého řádku najdete pod třemi tečkami nabídku dalších akcí podle typu záznamu.
Vpravo nahoře se nachází tři tlačítka, +Přidat aktivitu, tlačítko pro export a tlačítko pro maximalizaci záložky. Pomocí tlačítka +Přidat aktivitu můžete vytvořit novou aktivitu s vazbou na kontaktní osobu, přehled exportujete kliknutím na vedlejší tlačítko a pro lepší orientaci si můžete záložku maximalizovat. Počet záznamů pak upravíte pomocí stránkování vpravo dole.
Záložka GDPR
Pokud si aktivujete rozšíření GDPR, zobrazí se u kontaktní osoby tato záložka. Slouží k evidenci právních titulů a souhlasů, na jejichž základě můžete osobní údaje zpracovávat.
Záložka online podepisování
Záložka Online podepisování se zobrazí v případě, že jste si v Nastavení » Rozšíření aktivovali digitální podpisy od DigiSign. Na tomto místě najdete veškeré dokumenty odeslané k podpisu. Více se o této funkci dozvíte v tomto článku.
Záložka poznámky
Záložku Poznámky můžete využít k evidenci důležitých informací ke kontaktní osobě. Poznámky mají formu "sticky notes" a je možné do nich vkládat text, odkazy, přílohy i viditelný náhled. Odlišit je od sebe můžete pomocí barev. Více se o Poznámkách rozepisujeme v tomto článku.
Záložka vlastní pole
Vlastní pole slouží k evidenci doplňujících informací o kontaktní osobě, které si můžete přizpůsobit podle potřeb vaší firmy. Jakmile si vlastní pole vytvoříte, najdete jej na této záložce.
Boční panely
Boční panel zobrazuje souhrnné hodnoty prodaných a rozjednaných obchodních případů, které jsou navázané na kontaktní osobu. Nahoře najdete také tón komunikace, který vám napoví, jak s danou kontaktní osobou komunikovat.