Funkce slučování duplicit umožňuje spojit například dva duplicitní Klienty do jednoho přehledného záznamu, aniž by došlo ke ztrátě důležitých informací, historie komunikace nebo navázaných aktivit z obou původních karet.
V Raynetu můžete slučovat tyto záznamy:
- Klienty,
- Kontaktní osoby,
- Leady.
Vždy slučujete pouze záznamy stejného typu, tedy např. Klienta A s Klientem B, nebo Lead A s Leadem B.
Proč záznamy slučovat
V praxi je běžné, že různí uživatelé založí dva stejné záznamy. Typickým příkladem je založení dvou Leadů, protože vás s poptávkou kontaktovali dva různí lidé z jedné firmy. Z komunikace pak zjistíte, že se jedná o jednu firmu, tedy o jednu poptávku a právě v tento moment byste měli oba Leady sloučit.
Záznamy slučujeme proto, abychom měli veškerou komunikaci s Leadem, Klientem, nebo Kontaktní osobou na jednom místě. Aby nevznikaly nesrovnalosti a zkrátka proto, aby byl v Raynetí databázi pořádek.
Jak sloučit záznamy
Funkci najdete na detailní kartě Klienta, Osoby a Leadu (záznam A) pod tlačítkem tři tečky » Sloučit s jiným klientem (osobou nebo leadem).
Poté vyberete záznam B (tedy duplicitního Klienta), se kterým chcete původní záznam A sloučit. Stačí začít psát počáteční písmena názvu nebo kliknout na tři tečky na konci řádku a záznam vybrat ze seznamu. Vše potvrďte tlačítkem Sloučit.
Jaká je logika slučování
- Převádí se všechna data ze záznamu A do záznamu B s následným smazáním záznamu A.
- Převádí se kompletní Historie a některá políčka ze záznamu A (která, najdete dole v článku).
- Aby uživatel mohl slučovat záznamy, musí mít povoleno mazání záznamů.
- Během sloučení se zobrazí animace.
Která políčka se při sloučení převádí ze záznamu A do záznamu B?
Vždy se převádí políčko ze záznamu A do záznamu B jen v případě, že v záznamu B není vyplněno.
1. Klient
- Sociální sítě,
- Kontaktní osoby (na detailní kartě Kontaktní osoby zůstává adresa původního Klienta),
- Adresy a kontakty (původní adresa se vždy přiřadí jako nová hodnota v roletce adres u Klienta),
- Propojení na jiné klienty,
- Poznámka (pokud není na druhém klientovi vyplněná)
- Další údaje,
- Volitelná pole (pokud nejsou na druhém klientovi vyplněné)
2. Kontaktní osoba:
- Kontakty,
- Poznámka (pokud není na druhé osobě vyplněná)
- Vazby na další klienty,
- Další údaje,
- Přílohy,
- Volitelná pole (pokud nejsou na druhé osobě vyplněné)
3. Lead:
- Klient,
- Jméno,
- IČ,
- Sociální sítě,
- Poznámka (pokud není na druhém leadu vyplněná)
- Přílohy,
- Adresy a kontakty,
- Volitelná pole (pokud nejsou na druhém leadu vyplněné)
To je vše, teď už hladce zatočíte s jakoukoli duplicitou.