Las condiciones de una automatización indican si la automatización debe continuar o detenerse. Puede haber una o varias condiciones que un Registro (por ejemplo, Cliente, Oportunidad, etc.) deba cumplir para que se produzcan las distintas Acciones de automatización. En este artículo, te mostraremos cómo utilizar las condiciones.
Cada Acción puede ir precedida de uno o más conjuntos de condiciones separadas por "O". Las condiciones se establecen en función de campos específicos de (por ejemplo, Nombre, Correo electrónico, Estado/Estado, Dirección, etc.) en el Registro para el que se establece la automatización. En los casos en los que se selecciona "Registro se edita" Activador, la condición puede introducirse en el valor del campo tanto antes como después del cambio.
Operadores
Al añadir condiciones, utilizamos operadores que comparan valores de los campos seleccionados. Hay dos tipos de operadores.
Matemáticos (relacionales), que indican la comparación de valores numéricos, es decir:
- mayor que >
- menor que <
- igual a =
Ejemplo: Hemos seleccionado que la automatización se active cuando se cree una nueva Oportunidad. Además, la Oportunidad debe cumplir dos condiciones. Una especifica que el precio final debe ser superior a 10.000,00 en la moneda de la Oportunidad y la otra especifica que el beneficio estimado debe ser de hasta 5.000,00 en la moneda de la Oportunidad.
Ejemplo: Sigamos con el ejemplo anterior, en el que definimos dos condiciones: el precio final y el beneficio estimado de la nueva Oportunidad. Ahora añadiremos algunas condiciones más. En concreto, tenemos que definir en qué moneda tiene que estar la Oportunidad.
Las condiciones serán las siguientes:
- La moneda de la Oportunidad tiene que ser $.
- La Clasificación 1 tiene que estar rellenada (independientemente del valor).
- La probabilidad de la Oportunidad tiene que ser igual o superior al 70%.
Operadores lógicos, que te permiten establecer el valor de un campo mediante:
- es/no es
- contiene, contiene/no contiene todo
- cambió, cambió a
- es/no está rellenado, etc.
Ejemplo: Podemos comparar un valor dinámico recuperado basándonos en los datos del paso anterior. Este ejemplo muestra que sólo se creará una nueva Reunión si se cumple la siguiente condición: que exista un Contacto del primer paso (activador) para la Oferta del tercer paso.
Valor
Añadimos un valor en un campo específico que depende del tipo de datos de ese campo (texto, fecha, número, etc.). Es posible añadir a la condición un valor absoluto o un valor dinámico.
- Un valor absoluto contiene un valor específico, una selección de datos (por ejemplo, un Artículo de una Lista desplegable) o un Registro específico (por ejemplo, una Cuenta).
- Un valor dinámico es flexible y cambia con los datos de entrada de la Acción o Activador anterior.
El botón Seleccionar valores de pasos anteriores aparecerá si hay una lista de valores disponibles de una Acción o Activador anterior. Tras seleccionar un valor que sea dinámico, aparecerá un número indicando de qué paso se ha tomado el valor. El color del Artículo de valor dinámico determina si se trata de una Acción " azul o de un Activador " verde. Un valor dinámico te permite comparar tanto el valor original como el nuevo (modificado) de pasos anteriores.
Ejemplo: Los valores absolutos y dinámicos pueden combinarse dentro de una misma condición. Hemos establecido que si se elimina un Pedido de venta, primero se compruebe si se cumple nuestra condición:
- La moneda del Pedido de venta es € - Valor absoluto
- Los costes estimados son mayores que el Beneficio - Valor dinámico
- El estado del Pedido de venta es Cancelado - Valor absoluto
Si el Pedido de venta cumple todas estas condiciones, recibiremos una notificación por correo electrónico. El contenido de la notificación puede incluir, por ejemplo, cuáles eran los costes estimados y el beneficio del Pedido de venta.
Configuración de los criterios de la condición
La condición se define en función del campo seleccionado y luego se compara con el valor seleccionado utilizando un operador. Si hay más de una condición definida, el orden de las condiciones no importa. Todas las condiciones de un conjunto deben ocurrir al mismo tiempo.
Añadir condiciones y ajustes
Se pueden añadir una o más condiciones a la automatización. Dentro de un conjunto, las condiciones se componen basándose en la relación lógica "Y" + Añadir condición. Si necesitas añadir dos o más conjuntos de condiciones, cada conjunto estará separado por "O". Para que la automatización pase al siguiente paso, basta con que se cumplan las condiciones de uno u otro conjunto. Si no se cumple ninguno de los dos conjuntos de condiciones, la automatización finalizará en ese paso y no seguirá ningún otro.
Un conjunto de condiciones
Si necesitas que todas las condiciones del conjunto se cumplan al mismo tiempo, elige la relación Y. Para ello, haz clic en el botón + AÑADIR CONDICIÓN.
El ejemplo siguiente muestra un conjunto en el que las condiciones se relacionan con Y. Todas estas condiciones deben cumplirse para que se realice la automatización. El orden de las condiciones no importa, todas deben cumplirse al mismo tiempo.
Ejemplo: Si se cambia la etapa de la Oportunidad de Cierre a Cerrado ganado y el precio final es superior a 10.000,00 $, por ejemplo, se creará una Tarea.
Dos o más conjuntos de condiciones
En caso de que sea suficiente que se cumpla al menos uno de los conjuntos de condiciones, elige la relación O. En términos sencillos, si no se cumple el primer conjunto de condiciones, pero sí el segundo, entonces tendrá lugar el siguiente paso de la automatización. Si no se cumplen ni la primera ni la segunda serie de condiciones, la automatización finalizará y no se producirán los siguientes pasos.
Ejemplo: Para que la automatización pase al siguiente paso (por ejemplo crear una Reunión), al menos uno de los siguientes conjuntos de condiciones debe cumplirse cuando se edita una Cuenta:
- O bien la Cuenta es un Cliente actual con la categoría VIP.
O - O bien la Cuenta es un Cliente potencial con un Valor de Relación de Negocio superior a 50.000 $ (la moneda se basa en la configuración global de la instancia).
Condiciones basadas en pasos anteriores
Si tienes más de una acción en la automatización, la lista de campos se ampliará y contendrá artículos de cada acción. Dependiendo del tipo de activador (por ejemplo, Registro...se crea,...se edita,...se elimina, etc.), también se añadirá una selección de campos .
Eliminar y editar condiciones
Eliminar una condición concreta haciendo clic en el botón gris X situado a la derecha del campo. Edita los Valores y Operadores de las condiciones como quieras. Confirma los cambios que has hecho pulsando el botón Guardar.