La automatización suele consistir en disparadores de automatización ,condiciones ,y acciones . En este artículo explicaremos cómo utilizar los disparadores de automatización.
El disparador de automatización es un evento que inicia la automatización que elijas en el sistema CRM. Siempre es el primer paso de una automatización.
Hay tres formas de configurar el disparador en Raynet:
Automatización disparada por un evento
Las siguientes operaciones pueden disparar la automatización:
- Crear un nuevo Registro
- Editar un Registro
- Eliminar un Registro
- Cambiar el Estado/Etapa de un Registro (Ej, de una Oportunidad, Oferta o Pedido de venta)
- Firmar un documento
Ajustes de activación
La automatización puede ser activada por:
- Ejecutar (completar) otra automatización, si los pasos de las automatizaciones individuales están relacionados entre sí. Esto ocurre si, por ejemplo, el último paso de la automatización es crear una Cuenta y el desencadenante de la siguiente automatización es "Se crea una Nueva Cuenta". Al crear una nueva automatización personalizada, esta opción está activada por defecto, pero puedes desactivarla.
- Sólo usuarios seleccionados (iniciadores). Un administrador puede restringir qué usuarios pueden o no iniciar la automatización.
- Sólo usuarios de perfiles de seguridad seleccionados. Esta opción sólo aparecerá si tienes habilitados perfiles de seguridad en tu sistema CRM. Puedes restringir la automatización a un grupo seleccionado de usuarios que tengan asignado un perfil de seguridad específico.
- Vía API. Si utilizas la API Raynet CRM, también puedes habilitar la automatización a través de la API. Esto hará posible ejecutar automatizaciones utilizando peticiones API.
Automatizaciones activadas por una acción manual
Puedes activar la automatización en tu sistema CRM pulsando un botón en el detalle del Registro. El botón aparecerá en el detalle del registro después de ejecutar la automatización. Puedes probarla en el propio editor de automatizaciones.
Configuración del activador
Para configurar el activador, debes definir el Nombre del botón. El nombre del botón se puede cambiar libremente. También es posible añadir tu propia Descripción de la automatización al nombre para que sea más fácil de entender.
Automatización activada en función de la hora
Cuando pase la hora establecida
Si quieres hacer un seguimiento de un campo de fecha específico, por ejemplo, el cumpleaños de un contacto, puedes utilizar este activador. Cada día a una hora determinada, comprobará si hay un Registro que coincida con tu configuración y deberá ejecutarse una automatización.
Ejemplo: En la imagen de abajo, está configurado para empezar a comprobar cada día a las 8:00 AM si ese día es el cumpleaños de un Contacto. Si lo es, seguirá una acción (siguiente paso) que puede, por ejemplo, crear automáticamente una tarea para recordarle que le desee un feliz cumpleaños.
Cuándo expira el título legal GDPR
Si tienes activado el módulo GDPR ,puedes configurar el seguimiento de fechas ,por ejemplo, vencimiento de todos los contratos para particulares (cuentas).
Ejemplo: en la imagen de abajo, está configurado para comprobar cada día a las 9:00 AM si alguno de los contratos con Clientes vencerá en 7 días, por ejemplo, el cumplimiento de un contrato de servicios. Se selecciona la Hora Central (GMT-06:00) como zona horaria.
Configuración de campos para ambos activadores temporales
Para los activadores temporales, debes configurar:
- De qué campo quieres hacer un seguimiento - Puedes hacer un seguimiento de, por ejemplo, el aniversario de una Cuenta, el cumpleaños de un Contacto, la fecha de conversión de un Lead, la fecha de vencimiento de una Oferta, etc.
- Cuántos días antes o después de ejecutar la automatización - Configura cuánto tiempo antes o después de la fecha límite debe iniciar la automatización el activador. También tienes la opción de activar el botón Sólo día y mes (independientemente del año), que ignorará el año.
- A qué hora se iniciará - cuándo quieres que se inicie la automatización.
- Qué zona horaria debe seguir la automatización - debes seleccionar una zona horaria.