Pro vybrané typy záznamů můžete definovat vlastní šablony exportovaných dokumentů. V aplikaci Microsoft Word či LibreOffice vytvoříte docx soubor, který po nahrání do Raynetu bude sloužit jako předloha pro Nabídku, Obchodní případ nebo jiný typ dokumentu pro vaše klienty.
V tomto článku si ukážeme jak:
Tip: Z důvodu nejlepší kompatibility doporučujeme vytvářet šablony v LibreOffice. Seznam podporovaných fontů najdete v tomto článku.
Pro jaké typy záznamů si můžete vytvořit vlastní šablonu?
Obchodní případ
Nabídka
Objednávka
Projekt
Klient
Kontaktní osoba
Lead
Aktivity (Úkol, Schůzka, Událost, E-mail, Telefonát, Dopis)
Důležité: Pomoc se zápisem parametrů ve vlastních šablonách není součástí naší podpory, protože se jedná o vývoj na míru každému klientovi. V případě zájmu o pomoc s nastavením šablon, můžeme předat kontakt našemu externímu partnerovi, který Vám k tvorbě sestav poskytne placenou konzultaci.
Jak zapnout vlastní šablony?
V roletce pod vaším jménem klikněte na Nastavení. V Nastavení pak zvolte Vlastní šablony » Vytvořit novou šablonu. Vyberte typ záznamu, pro který chcete novou šablonu vytvořit. Můžete zvolit jednu z předpřipravených šablon nebo si vytvořit šablonu vlastní. Vše potvrdíte tlačítkem Vybrat. Po výběru jedné z možností šablona ještě není aktivní, vidíte ji pouze v Nastavení, v nabídce exportu ji zatím nenajdete.
Vybranou šablonu si můžete stáhnout, případně nahrát vámi upravenou verzi. Poté, co nahrajete upravenou šablonu, bude vygenerován náhled s aktuálně vyplněnými daty. Pokud vše proběhne správně, zobrazí se výsledný náhled. Pokud bude šablona obsahovat chyby, zobrazí se chybová zpráva a detaily zjistíte ve staženém docx souboru. Pozor, velikost šablony může být max. 5 MB.
Tip: Pokud potřebujete exportovat dokumenty s rozdílnými hlavičkami, např. pokud máte více poboček, vytvořte si pro každou pobočku jinou šablonu k exportu. Uživatelé si tak mohou vybrat, který dokument zrovna potřebují, bez složitého přepisování adres.
U šablon si můžete také libovolně editovat Název, případně Popis. Daný název potom uvidí uživatelé Raynetu v možnostech exportu. Šablona se v možnostech exportu objeví až poté, co je aktivní.
Šablona je standardně exportována do docx formátu, aby ji mohli uživatelé upravovat. Pokud tomu chcete zamezit a je pro vás vhodnější PDF formát, zvolte v Nastavení zatržítko Generovat do PDF.
Pokud chcete vyexportovaný dokument rovnou přiložit k záznamu, zvolte možnost Vygenerovat přiložený soubor k záznamu. Nahraje se do příloh v takovém formátu, jaký jste zvolili v předešlém kroku.
Stejně jako název šablony je možné upravit i exportovaný název souboru. Můžete využít všechny parametry daného dokumentu. Teď už jen stačí vše Uložit.
U šablon na Obchodním případu je možné si navíc nastavit pro jaké Typy prodeje a jejich Stavy bude exportní šablona viditelná. V okně pro nahrání dokumentu najdete tlačítko Nastavení viditelnosti pro typy obchodu.
Po kliknutí na toto tlačítko si vyberete, zda bude šablona viditelná pro všechny Obchodní případy nebo jen určité Typy a Stavy prodeje.
Při zvolení druhé možnosti označte konkrétní Typy projede (se všemi Stavy) nebo pomocí šipky otevřete přehled jednotlivých Stavů a z nich si vyberte žádoucí. Vše nakonec uložte.
Vytvoření vlastní šablony
V případě, že jste si nevybrali z předpřipravených šablon a chcete si vytvořit dokument kompletně podle vašich představ, zvolte možnost Vlastní šablona při výběru vzorů šablon.
Vaší šablonou může být běžný dokument Microsoft Word či LibreOffice (soubor .docx), se speciálními značkami v textu, které určují, kde a jak mají být vyplněna data ze CRM. Existují tři typy značek, které budete používat:
Parametr
Cyklus
Podmínka
Parametr
Je to značka, která po vyexportování vyplní do dokumentu hodnotu podle toho, jak je vyplněno pole v CRM. Pole, která takto chcete dostat do dokumentu, vložíte do šablony pomocí tzv. parametru.
Tedy např. pole Kód nabídky má v CRM hodnotu NAB-24-007 a vložíte jej do šablony za pomocí parametru {code}.
Vyplnění parametru pak může vypadat takto:
►
Cyklus
Parametr cyklu umožňuje opakovat části textu. To se může hodit například při výčtu Položek nebo Participantů u Obchodního případu. Vše stačí definovat jednou, ať už je v nabídce Produkt pouze jeden nebo je jich třicet, vždy se díky cyklu doplní správné hodnoty.
Do šablony je potřeba vložit cyklus a do něj ze stejnojmenné záložky vložit požadované parametry (např. název, množství, sleva apod.).
Podobně jako značka podmínky, je text umístěn mezi otevírací a uzavírací značku. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem /.
Např: {#items}... {/items}.
Cyklus pak může vypadat např. takto:
V exportované šabloně se zobrazí výpis všech položek s vybranými parametry v cyklu:
Číslování řádku v cyklu docílíme tímto způsobem:
{#products}
{$rowNum}. {name}
{/}
Čísla řádků se dají využít i v podmínce:
{#products}
{#$rowNum < 5}{name}{/}
{/}
Podmínky a operátory
Podmínka umožňuje ošetřit části textu tak, aby se do exportovaného dokumentu vepsaly pouze tehdy, pokud jsou splněny i v CRMku.
Seznam možných podmínek naleznete níže v tomto článku. Každá podmínka je definována tzv. otevírací a uzavírací značkou. Název otevírací značky je doplněn znakem hash # a uzavírací značka je doplněna lomítkem /.
Např. {#hasDescription}... {/hasDescription}.
Vyplnění podmínky pak může vypadat takto:
►
V tomto příkladu se pole Poznámka u Nabídky v dokumentu zobrazí pouze tehdy, pokud je v ní vepsán text.
Podmínky vždy začínají symbolem # a ukončují se pomocí lomítka /:
{#hasBirthday}Narozeniny: {birthday}{/hasBirthday}
Ukončení podmínky lze provést dvěma způsoby:
{#items.length > 3}...{/items.length > 3}
{#items.length > 3}...{/}
Operátory které lze v podmínkách využít:
Příklad:
!== nerovnost {#businessCasePhase !== "Výhra"}...{/}
=== rovnost {#businessCasePhase === "Prohra"}...{/}
> větší {#BusinessCaseItemDiscountPercent > 0}...{/}
< menší {#BusinessCaseItemDiscountPercent < 1}...{/}
<= menší rovno {#OfferItemCount <= 1}... {/}
>= větší rovno {#OfferItemCount >= 4}... {/}
&& AND {#OfferItemCount > 1 && discount === "0.0"}... {/}
|| OR {#OfferItemCount > 1 || discount === "0.0"}... {/}
! negace {#!hasDescription}... {/}
Podmínku k počtu položek můžete použít např. u Nabídky, Objednávky, nebo Obchodního případu.
Vypadá například takto:
{#items.length > 3} více položek nez 3 {/}
{#items.length <= 3} 3 a méně položek {/}
Numerické operace
Pole ve formátu číslo můžete sčítat (+), odčítat (-), násobit (*) a dělit (/). Např. si sečíst váhu balíku v Objednávce. V rámci Objednávky budete mít tedy evidovanou celkovou hmotnost zásilky. Aby byl parametr považován za číslo, je potřeba za něj přidat AsNum.
Ve Vlastních šablonách vyberete obě volitelná pole z katalogu parametrů Objednávky.
Zkopírované patrametry tedy vypadají např. takto:
{Obsah_g_3a6d4}
{Obal_g_9c541}
Poté do šablony vložíte parametr pro součet a přidáte za něj AsNum:
{Obsah_g_3a6d4AsNum + Obal_g_9c541AsNum}.
V samotné šabloně pak máte číselné údaje (parametry pro Obsah a Obal) a součet těchto parametrů (+AsNum) uvedenou jako Hmotnost celkem.
Součet v exportovaném PDF Objednávky pak vypadá takto:
Tvar čísel
U numerických operací si můžete zvolit jaký tvar čísla preferujete. Na výběr máte mezi českým a anglickým formátem.
parametr pro česky formátované číslo {xxxAsNum | format:"cs"} »
378 800,00,parametr pro anglicky formátované číslo {xxxAsNum | format:"en"} »
378,800.00.
Desetinná místa se dotahují z Nastavení v Raynetu, případně si je můžete upravit přidáním čísla za dvojtečku a to u obou formátů, jak českého, tak anglického {xxxAsNum | format:"en":4}.
parametr pro přidání desetinných míst: {xxxAsNum | format:"en":4} »
378,800.0000.
Datumové hodnoty
parametr pro český formát data {xxxAsDate |format:"cs"} »
27. 4. 2022nebo data s časem27. 4. 2022 17:08,parametr pro anglický formát data {xxxAsDate |format:"en"} »
Apr 27, 2022nebo data s časemApr 27, 2022, 5:08 PM.
Obrázek
Značka pro obrázek začíná znakem % např. u Klienta je to {%logo}.
Pro změnu velikosti vloženého obrázku můžete doplnit parametr size.
{%image | size:70:70} Obrázek tedy bude mít velikost 70px x 70px.
Chytré vychytávky při tvoření šablony
Šablonu dokumentu upravujte se zapnutými řídícími znaky. Bude se vám tak lépe formátovat rozložení dokumentu.
Před finálním nahráním šablony si upravte metainformace docx dokumentu tak, aby exportovaný dokument byl jen "váš".