Hromadný import Klientov a Osôb sa vám bude hodiť v prípade, keď potrebujete zaevidovať do Raynetu viac svojich zákazníkov naraz. Pre tento účel sme vytvorili Importnú šablónu Klientov a Osôb. Tá slúži na prenesenie adresárových dát Klientov a Kontaktných osôb do CRMka. Import dát môže vykonať iba Administrátor.
V pravom hornom rohu obrazovky kliknite na svoje meno » Nastavenie.
V ľavom menu nájdete položku Import dát z XLSX. Pre import Klientov a Osôb sa ponúka hneď prvá šablóna. Pokračujte kliknutím na Importovať.
V prvom kroku si stiahnite importnú šablónu do svojho zariadenia a vyplňte ju podľa návodu, ktorý nájdete vo vnútri šablóny. Každá bunka môže obsahovať text (hodnotu) s maximálnou dĺžkou 255 znakov.
Dôležité: Pre každý import je potrebné vždy stiahnuť aktuálnu importnú šablónu, aby obsahovala správne nastavenia a všetky vlastné polia. V importnej šablóne je zároveň potrebné zachovať pôvodný formát buniek, inak nemusí dôjsť ku korektnému importu dát do Raynetu.
V druhom kroku vyplnenú šablónu nahrajte späť do Raynetu.
Po nahraní vyplnenej šablóny sa zobrazí Výsledok kontroly importných dát. Ak sa v rámci importu vyskytne nejaký nesúlad dát, uvidíte tu aj počet chýb. Odôvodnenie konkrétnej chyby aj s odkazom na príslušný riadok, v ktorom sa chyba nachádza, nájdete po rozkliknutí položky zobraziť zoznam chýb.
Chybné dáta v importnej šablóne opravte, súbor uložte a znova nahrajte do Raynetu.
Vo treťom kroku spustíte import. Ak sa vám tu vyskytnú duplicitné záznamy, môžete si zvoliť, či importovať s duplicitami alebo bez nich.
Ak chcete importovať aj duplicitných Klientov, môžete zaškrtnúť voľbu Importovať vrátane duplicit.
Duplicity sa kontrolujú nasledovne:
Klient: IČ a následne Názov.
Klient (Fyzická osoba) : IČ, následne Názov Klienta vo fyzických osobách a E-mail 1 a 2, prípadne Názov Klienta vo fyzických osobách a Tel 1 a 2.
Kontaktná osoba: Meno a E-mail 1 a 2, následne Meno a Tel 1 a 2.
Akonáhle je importný súbor bez chýb, pokračujte tlačidlom Spustiť import. V prípade, že chybné položky neopravíte a predsa kliknete na tlačidlo Spustiť import, do Raynetu sa naimportujú iba tie dáta, ktoré sú bez chyby.
Dôležité: Naraz je možné importovať max. 10 000 klientov. Importnou šablónou naimportujete do adresára vždy nové kontakty. Šablóna neslúži na aktualizáciu kontaktov.
Zmazanie importu
Ak po importe zistíte, že ste šablónu nevyplnili správne, môžete celý import jednoducho zmazať.
Zmazanie vykonáte opäť v Nastavení » Import dát z XLSX » Zmazať import.
Tu následne zvolíte typ záznamov, ktoré chcete odstrániť (v tomto prípade to budú Klienti a Kontaktné osoby) a vyberiete štítok. Ten sa záznamom priraďuje automaticky pri každom importe a obsahuje dátum a číslo importu.
Pre dokončenie kliknite na tlačidlo Zmazať. Tým dôjde k zmazaniu všetkých záznamov, na ktoré zatiaľ nie sú napojené žiadne ďalšie záznamy.
Import s voliteľnými poliami
Ak ste začali u Klientov alebo Kontaktných osôb využívať voliteľné polia, môžete cez importnú šablónu naimportovať údaje aj do týchto polí. Import do voliteľných polí je možný len u nových nahrávaných záznamov. Šablónu teda nie je možné použiť ako aktualizačnú.
Ako vytvoriť voliteľné polia sa dozviete v tomto článku.
Voliteľné pole najprv vytvorte a až potom stiahnite importnú šablónu. Stĺpce s voliteľnými poliami sa do importnej šablóny premietnu na konci tabuľky.