Con la función de firma electrónica,puedes firmar documentos electrónicamente y siguen siendo legalmente vinculantes. La firma online está disponible a partir de los planes de pago de Raynet y no está incluida en la versión de prueba. Las firmas en línea se verifican mediante el Correo electrónico y el teléfono del firmante. Esto te ahorra mucho tiempo y hace que tu trabajo sea más eficaz. Hemos desarrollado la miniaplicación de firma electrónica en colaboración con DigiSign y es gratuita en su versión básica. La firma en línea no se puede vincular con su cuenta actual de Digisign. La integración funciona únicamente con una cuenta creada directamente a través de Raynet.
En este artículo, descubrirás:
Importante: Los Documentos firmados electrónicamente tienen el mismo peso legal y son tan jurídicamente vinculantes como los documentos firmados de forma tradicional en papel. La legislación relativa a la regulación de la firma electrónica se basa en el Reglamento nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo a la identificación electrónica, la autenticación y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE ("eIDAS"). Ten en cuenta que si te encuentras fuera de la UE, te corresponde a ti comprobar si las firmas electrónicas firmadas de esta forma son válidas y legalmente vinculantes en tu país.
Dónde encontrar la función de firma electrónica
La pestaña Firma electrónica se encuentra en la ficha detallada del Registro. La pestaña está disponible automáticamente, no tienes que activarla en Configuración. Los siguientes registros tienen esta pestaña disponible:
Cuenta
Contacto
Oportunidad
Oferta
Pedido de venta
La pestaña Firma electrónica muestra un resumen de los documentos que ya has cargado. Para subir un nuevo documento, haz clic en el botón Seleccionar y firmar un documento.
Subir un documento para firmar
En la siguiente ventana, selecciona cómo quieres subir el nuevo documento.
Tienes cuatro opciones:
Subir archivo - selecciona el archivo desde tu dispositivo o simplemente arrastra y suelta el archivo.
Seleccionar adjunto - selecciona el archivo de los adjuntos vinculados al Registro específico.
Plantilla personalizada - Los informes que tengas en Raynet como Plantilla personalizada estarán disponibles. Sólo estarán disponibles aquellos en los que hayas marcado Generar a PDF, ver imagen inferior.
- Campo personalizado - Estarán disponibles los archivos PDF que hayas subido a tu propio campo personalizado del tipo "Archivo".
A continuación, debes seleccionar un firmante específico. El usuario que sube el documento para firmar está en la sección Nuestro Firmante por defecto, pero también puedes añadir otros usuarios. En la sección Firmante de la Contraparte, seleccionas los Contactos (o Cuentas - Particulares). También es posible que el documento sólo lo firme la contraparte. El número máximo de firmantes por cada parte es 10 (es decir, un máximo de 20 para ambas partes).
También se comprobará si tienes almacenada la Dirección de correo electrónico y un número de teléfono para estas partes. Estos datos son necesarios para verificar la firma. Puedes rellenar el número de teléfono con cualquier prefijo de país.
También existe la opción de elegir entre Firma manuscrita y Firma simple. Cuando se selecciona la opción Firma Simple, el documento se firma únicamente pulsando un botón. Este tipo de firma es ideal para documentos básicos cuando ya conoces a la otra parte o cuando el contrato implica pequeñas cantidades.
Para que puedas ver el desplegable con ambos tipos de firma, tienes que ir a Configuración " Complementos " DigiSign " Configuración " al final de la página haz clic en Mostrar configuración avanzada " marca la casilla para permitir a los usuarios ver el desplegable de selección del tipo de firma al crear un nuevo documento. También puedes establecer aquí el Tipo de firma predeterminado.
Lo último que se edita en esta ventana es Validez de la firma, Recordatorio antes de caducidad (se recuerda al usuario la firma mediante una notificación del sistema CRM) y el Orden de firma en el que quieres recoger las firmas. Puedes seleccionar:
Todos a la vez
- Primero nosotros, luego la contraparte
Primero la contraparte, luego nosotros
Según orden personalizado
Una vez lo tengas todo cumplimentado, haz clic en el botón Continuar.
Aparecerá una ventana en la que podrás especificar la posición de las firmas arrastrando el campo Firma a la posición adecuada en el documento. Para finalizar la edición, haz clic en el botón Enviar.
Una vez enviado correctamente, aparecerá una ventana de confirmación.
Firma del documento
La firma propiamente dicha se realiza entonces a través del correo electrónico. Esto es así para ambas partes. Simplemente abre la bandeja de entrada de tu correo electrónico y haz clic en el correo con el asunto Firma electrónica PARA:.
En el correo electrónico entrante, haz clic en el enlace Ir a Documentos.
En el siguiente paso, verificaremos tu identidad. Tras hacer clic en el botón Iniciar la autenticación, se te enviará un mensaje SMS automatizado con un código PIN. Introduce el código numérico. Al hacerlo, verificaremos tu identidad y te daremos acceso al documento.
Aparecerá una ventana con el documento a firmar. Una vez que hayas revisado el documento y todo parezca correcto, es hora de ponerse a firmar.
Haz clic en el campo con el nombre del firmante para que aparezca una nueva ventana para la firma propiamente dicha. Para ello sólo necesitas un panel táctil, un ratón o un smartphone. Completa la firma y envíala al sistema a través del botón Confirmar la firma (el sistema te preguntará de nuevo si realmente quieres confirmar).
La contraparte pasa entonces por el mismo proceso de firma. Una vez que ambas partes hayan firmado el documento, se te enviará por correo electrónico como un enlace descargable.
Rechazar la firma
El destinatario del documento pendiente de firma puede rechazar la firma.
Tanto el documento como el firmante se marcan como Rechazado y puedes filtrar por este estado.
Cancelar un documento enviado
Encontrarás un botón Cancelar junto a un documento que se haya enviado y tenga el estado "En espera". Al hacer clic en este botón se detendrá el envío del documento. El destinatario ya no podrá firmar el documento. En el historial de cambios, se mostrará en Raynet el estado "Cancelado" para todos los usuarios implicados en la firma, y se enviará un correo electrónico de notificación de cancelación a estas personas.
Notificación de correo electrónico no entregado
Si Digisign no puede entregar el correo electrónico (por ejemplo, debido a una Dirección de correo electrónico inexistente), te lo haremos saber. Aparecerá un signo de exclamación rojo junto al firmante con la descripción "El proveedor de Correo electrónico del destinatario se ha negado a entregar el mensaje. Por favor, comprueba si la dirección es correcta". En este caso, cuando pulses el botón para volver a enviar el correo electrónico, aparecerá un campo en el que deberás introducir una nueva Dirección de correo electrónico. Una vez hecho esto, puedes volver a enviar el Correo electrónico. No se contará como otro sobre enviado.
Trabajar con documentos en el sistema CRM
Además de subir nuevos documentos, puedes comprobar el estado de los documentos subidos a tu sistema CRM o filtrarlos por firma.
La pestaña Firma electrónica ofrece una vista general de los documentos subidos. Haz clic en la vista previa para ver el estado del documento, si ha sido firmado por ambas partes o si aún está a la espera de firmas. Averigua también cuándo vence el plazo de firma y consulta el historial detallado de cambios.
Filtra por criterios de Firma electrónica en Cuentas, Contactos, Contactos, Ofertas y Pedidos de venta. El filtro avanzado para Cuentas tiene este aspecto:
Precios y ajustes
Encontrarás los precios y otros ajustes de Firma electrónica en Ajustes " Complementos " Firma electrónica. Si haces clic en el icono del engranaje, serás redirigido a Firma electrónica Configuración.
El paquete de Firma de documentos online está disponible en todos los planes de precios. Según el plan elegido, puedes enviar gratuitamente:
en el plan Professional: 5 sobres
en el plan Ultimate: 10 sobres
en el plan Enterprise: personalizado
Si necesitas enviar más sobres, ofrecemos planes de Firma online:
Ligero: 15 documentos / €10 / mes
Intensivo: 35 documentos / €19 / mes
Haz clic en Mostrar configuración avanzada si quieres establecer más valores para la firma electrónica.
Aquí puedes establecer el firmante predeterminado, tipo de firma, y idioma y cómo debe guardarse un documento firmado. Al seleccionar un idioma predeterminado, defines todo el proceso: correos electrónicos, SMS y la propia firma. Establece un idioma predeterminado para la firma o marca la casilla para permitir que los usuarios vean el menú desplegable de selección de idioma al crear un nuevo documento. Una vez definido el proceso de selección de idioma, puedes preparar el contenido de los correos electrónicos.
Dentro del contenido predefinido del correo electrónico, también puedes utilizar parámetros para añadir datos al documento que se va a firmar. Puedes encontrar ejemplos haciendo clic en el signo de interrogación.
¿Cómo se calculan las firmas?
Si añades varios documentos como parte de un único proceso de envío, en el que solicitas una firma en cada documento, cuenta como una acción de firma, es decir, un sobre. No se cobra por cada firma por separado, sino por cada sobre. Los Documentos se alinean por orden. Sin embargo, hay dos limitaciones:
- Un sobre no debe superar los 20 MB.
- El número máximo de firmantes de cada parte es de 10 (es decir, un máximo de 20 firmas en total).
Ten en cuenta que todos los firmantes verán siempre todos los documentos enviados, aunque sólo vayan a firmar uno de ellos.
¿Cómo protegemos tus Documentos firmados?
El módulo de Firma electrónica en Raynet lo proporciona DigiSign bajo Digital solutions s.r.o. Este servicio se supervisa regularmente, se le hacen copias de seguridad y se somete a pruebas que incluyen pruebas de penetración, por lo que cumple los requisitos de seguridad más exigentes. El acceso a los Documentos está protegido mediante Autenticación de dos factores.
Todos los servidores de nuestra aplicación de Firma electrónica están alojados en un entorno de centro de datos seguro en la UE, cuyo proveedor posee un certificado ISO 27001. Todas las transferencias están aseguradas con certificados SSL y los datos seleccionados están encriptados. Los desarrolladores de la aplicación tienen muchos años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones en la nube. Todos los datos se procesan de acuerdo con el GDPR.