Facturación a través de la sincronización bidireccional con el sistema iDoklad

En este artículo encontrarás:

• cómo activar la sincronización,
• cómo utilizar la sincronización,
• cómo exportar facturas desde Raynet,
• cómo se gestiona la seguridad de las facturas,
• cómo transferir un Pedido de venta sujeto a factura.

iDoklad

iDoklad es un sistema para emitir facturas y otros documentos. Cuando trabajes con facturas, puedes utilizar la herramienta más popular en Europa y tener todas las facturas sincronizadas automáticamente con Raynet. La integración es bidireccional; las Facturas de anticipo, Ordinarias y Rectificativas de iDoklad se transfieren a Raynet, junto con la creación de nuevas Cuentas y Productos.

La transferencia de datos se produce automáticamente en segundo plano, por lo que no se requiere intervención manual. Funciona en intervalos de tiempo, lo que significa que los cambios se aplican por lotes. Todos los cambios se transfieren progresivamente: las facturas ya transferidas en Raynet sólo se actualizan. Una Cuenta o Producto que ya exista en Raynet durante la transferencia de la factura no se actualiza.

¿Qué ventajas obtienes de la integración con iDoklad?

• Acceso a la aplicación móvil
• Informes rápidos , resúmenes y gráficos para tu contabilidad
• Fácil seguimiento de gastos
• Emisión inteligente de facturas

• Emparejamiento bancario y seguimiento de pagos 

   

   

Activación de la sincronización

Para activar la integración, primero tienes que registrarte en iDoklad. Después de introducir toda la información necesaria, no olvides confirmar tu registro por Correo electrónico. La sincronización es compatible con las cuentas checas de los planes Favorito y Premium , y con las cuentas eslovacas del plan Premium . También funciona durante los 30 días de prueba de iDoklad. Encontrarás más información en el vídeo y en el artículo .

A continuación, empareja Raynet e iDoklad utilizando una clave API. Puedes encontrarla en iDoklad " Configuración " Aplicaciones " API . En la sección API, haz clic en Generar claves API . Necesitarás el ID de Cliente y el Secreto de Cliente para pegarlos en Raynet.

Procede a la sección Complementos " iDoklad Módulo de Facturación " Activar " Añadir.

Pega el ID de Cliente y Secreto de Cliente de iDoklad en los campos correspondientes de Raynet.

Selecciona también el Propietario de Registros (Cuenta o Factura) que será el propietario de los Registros recién creados que no se encuentren por la integración en Raynet. Si se crea una factura desde Raynet, el creador se establecerá como Propietario.

El último paso es determinar qué ocurre con Productos después de transferir una factura. Primero, decide si los Artículos de la factura deben vincularse a Listas de precios en iDoklad . Esto afecta a cómo se guardan los Artículos de la factura en iDoklad durante una exportación de la Oportunidad desde Raynet:

• Si no está marcada, los Artículos de la factura en iDoklad se comportan como artículos libres.
• Si está marcada, los Artículos libres en la Oportunidad se vinculan por nombre o se crean como artículos no de almacén. Los Artículos de producto en la Oportunidad (es decir, los que tienen un código) se vinculan a Artículos de stock en iDoklad. Obtén más información en este artículo .

Si no quieres que se creen nuevos Productos en Raynet, selecciona Artículos libres . Para crear productos, selecciona Nuevos productos con un prefijo de texto . Define el prefijo en el siguiente campo para establecer el formato del código del producto. Estos productos se vincularán a los Artículos de la factura. No olvides Guardar .

Importante: Si añades un Producto a una Oportunidad en Raynet, cambias su nombre y luego creas una factura en iDoklad a partir de la Oportunidad, se creará un nuevo Artículo en iDoklad. Esto ocurre porque iDoklad no utiliza códigos de producto; el nombre del producto es el parámetro determinante en iDoklad.

Cómo utilizar la sincronización

Veamos cómo funciona la sincronización en ambas direcciones: desde iDoklad y desde Raynet.

iDoklad " Raynet

Desde el momento en que se activa la sincronización, cada factura nueva o modificada en iDoklad se transfiere a Raynet. Sólo se transfieren las facturas emitidas . Por ejemplo, una nueva factura Ordinaria aparecerá en el Historial del Cliente. Estas facturas no pueden editarse en Raynet, excepto para establecer la Categoría, el Propietario, el Nivel de seguridad, las Etiquetas y bloquear/desbloquear el Registro. Sin embargo, cada factura puede ser Abierta en iDoklad para su posterior edición.

Para cada factura recién creada en iDoklad, Raynet intenta encontrar una Cuenta coincidente basándose en el Número de identificación, luego en el Nombre (y si es necesario también compara el Correo electrónico, el número de teléfono y la Dirección de la Cuenta). Si no se encuentra ninguna coincidencia o se detectan múltiples coincidencias, se crea una nueva Cuenta.

• Los siguientes datos se transfieren a la Cuenta : Nombre, Número de identificación, NIF/CIF, CIF, una dirección como principal y como contacto, Clasificación (B), Función (Cliente), Estado (Actual), Cuenta bancaria, Propietario, Correo electrónico, Teléfono 1.

A continuación, se crea la Factura propiamente dicha en la Cuenta existente o en la recién creada.

• Se transfieren los siguientes datos a la Factura : Dirección del Cliente, Cliente, Número de identificación, NIF/CIF, CIF del Cliente, Número de factura, enlace a la Cuenta (opcionalmente a la Oportunidad y a la Factura de anticipo), Símbolo constante, Divisa, Tipo de cambio, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Nota al destinatario, Nota interna, Propietario, Días hasta el vencimiento, Tipo de pago, Fecha imponible, Símbolo variable, Proveedor, Correo electrónico, www, Teléfono del proveedor, fax, Dirección del proveedor.
• Los siguientes datos de pago se transfieren a la Factura: Fecha, Importe pagado.
• En el panel Anexos, se añade un enlace directo a la factura en iDoklad, y opcionalmente un enlace para ver un anexo si se añadió uno a la factura en iDoklad.
• Si la factura es un Abono, también se transfiere el Motivo de la corrección.

Para los Artículos de la factura, Raynet intenta hacer coincidir los Productos existentes por Nombre. Si no se encuentra una coincidencia o no está clara, se crea un nuevo Producto.

• Los siguientes datos se transfieren al Producto: Nombre, Precio, Código, IVA, Unidad.
• Los siguientes datos se transfieren al Artículo de factura: Nombre, Cantidad, IVA, Unidad, Precio unitario, Descuento.

Raynet " iDoklad

Para crear una factura a partir de una Oportunidad en Raynet, sólo tienes que hacer clic en Más verde " Factura normal.

A continuación, rellena el formulario simplificado y Guarda en iDoklad. En Raynet, simplemente estás emitiendo una orden para crear la factura, que luego aparecerá en iDoklad.

Si la Cuenta en Raynet tiene direcciones de contacto adicionales (Sucursales) y emites una factura para ella, todas estas direcciones se transferirán a iDoklad como direcciones de entrega.

Si la dirección de entrega es diferente de la predeterminada, utiliza la casilla de verificación para mostrar un desplegable de todas estas direcciones y simplemente selecciona la correcta.

Importante: La Oportunidad debe contener al menos un Producto. Si no, la factura se emitirá con un importe cero, aunque el precio final esté introducido en la Oportunidad.

Exportar

Aún puedes exportar la factura directamente desde Raynet. Simplemente haz clic en Tres puntos " Exportar para el cliente (PDF) en la Vista detallada, como estás acostumbrado.

Niveles de seguridad

Al crear una factura desde Raynet , se utiliza por defecto el Nivel de seguridad establecido en los Permisos del perfil de usuario.

Si la factura procede de iDoklad , el Nivel de seguridad se establece en función del nivel por defecto para facturas del usuario propietario de la Cuenta vinculada a la factura.

Transferencia de Pedido de venta sujeto a factura

En Configuración de iDoklad " Ventas " Diseño e impresión de documentos , existen los parámetros "Texto antes de los artículos de la factura" y "Texto después de los artículos de la factura", donde ahora puedes insertar el código {PREDMET-OBJEDNAVKY}. La factura siempre se emite desde el Pedido de venta sincronizado actualmente .

Esto sólo funcionará si se crea un Pedido de venta en la Oportunidad. La factura exportada podría tener este aspecto:

Hay una excepción: si creas una factura directamente en iDoklad, el asunto del Pedido de venta debe ajustarse manualmente.