AI e-mail scanner vám usnadní zpracování e-mailů od nových kontaktů. Z podpisu odesílatele automaticky rozpozná důležité údaje, jako je jméno, firma, pozice, telefon nebo e-mail, a nabídne jejich uložení do CRM. Zároveň e-mail po vytvoření kontaktu automaticky propojí s nově založenými nebo existujícími záznamy, takže odpadá ruční přepisování informací i následné zařazování komunikace. Díky tomu ušetříte čas a snížíte riziko chyb při zakládání nových kontaktů.
Tato funkce není dostupná v plánu Start.
Jak to funguje
Funkce analyzuje pouze podpis odesílatele příchozího e-mailu. Ostatní účastníky komunikace (adresáty nebo osoby v kopii) nezpracovává. AI analýza se spustí automaticky po otevření detailu příchozího e-mailu. Nemusíte ji nijak zapínat ani spouštět ručně.
Analýza proběhne pouze v případě, že:
e-mail obsahuje text,
e-mail ještě není zařazený (orejnetovaný),
systém podle e-mailové adresy nerozpoznal existující kontakt.
Pokud systém kontakt podle e-mailové adresy najde, zobrazí standardní návrh na propojení kontaktu a AI analýza podpisu se nespustí.
Z podpisu e-mailu dokáže rozpoznat například:
jméno a příjmení,
pracovní pozici,
název společnosti,
e-mailovou adresu,
telefonní číslo.
Rozpoznané údaje zobrazí v přehledném náhledu, kde si je můžete před vytvořením kontaktu zkontrolovat.
Podpis se nepodařilo rozpoznat
Pokud se v e-mailu nepodaří najít podpis nebo z něj nelze spolehlivě získat potřebné údaje, zobrazí se hláška Podpis se nepodařilo rozpoznat.
V takovém případě je potřeba vytvořit kontakt běžným způsobem.
Podpis byl úspěšně rozpoznán
Jestliže se podaří získat kontaktní údaje, zobrazí se jejich přehled. Zkontrolujte je a pokračujte kliknutím na tlačítko Ano, vytvořit kontakt.
Vytvoření kontaktu
Po kliknutí na tlačítko Ano, vytvořit kontakt se při prvním použití zobrazí dialog s podmínkami používání AI funkcí. Po odsouhlasení už se při dalších použitích znovu nezobrazí.
Jak AI pracuje s klientem (firmou)
Při zpracování podpisu AI vyhodnocuje také název společnosti. Podle výsledku mohou nastat tři situace.
V podpisu není uvedena firma - Pokud podpis neobsahuje název společnosti, vytvoří se pouze nová kontaktní osoba bez vazby na klienta.
Firma už v CRM existuje - Jestliže AI rozpozná společnost, která už je v CRM uložená, nová kontaktní osoba se k ní automaticky přiřadí.
Firma v CRM neexistuje - Pokud AI rozpozná název společnosti, která v CRM zatím není, navrhne založení nového klienta. Takový návrh poznáte podle zeleného štítku Nový klient.
Kontrola duplicit
Pokud se má založit nový klient, Raynet nejprve ověří, jestli už podobná firma v databázi neexistuje.
Najde-li možnou shodu, zobrazí dialog pro řešení duplicit. Díky tomu můžete vybrat existujícího klienta a vyhnout se vytvoření duplicitního záznamu.
Dokončení vytvoření kontaktu
Po potvrzení systém automaticky dokončí celý proces.
vytvoří novou kontaktní osobu,
propojí ji s existujícím nebo novým klientem,
v případě potřeby vás vyzve k doplnění povinných údajů,
automaticky zařadí (orejnetuje) e-mail,
znovu načte detail e-mailu, který už bude propojený se záznamy v CRM.
Celý proces tak zvládnete během několika kliknutí, aniž byste museli údaje z podpisu přepisovat ručně.