Abyste měli jistotu, co se s vašimi e-maily v RAYNETu děje, je potřeba rozlišovat mezi soukromým náhledem pošty a společným záznamem v CRM.
Napojená schránka v modulu Pošta slouží pouze jako váš soukromý náhled a zrcadlo e-mailové schránky, kde zprávy vidíte výhradně vy a nevytváří se z nich žádný veřejný záznam. Teprve ve chvíli, kdy e-mail rejnetujete (manuálně nebo pomocí automatického rejnetování), vznikne oficiální CRM aktivita typu E-mail, která se podle nastavených bezpečnostních práv zobrazí ostatním uživatelům v historii např. u daného Klienta, Leadu či Obchodního případu.
Smazání e-mailu
Smazání nebo přesun zprávy do koše v modulu Pošta odebere e-mail pouze z vaší osobní schránky, ale již vytvořenou aktivitu v CRM neovlivní. V historii u Klienta, Leadu či Obchodního případu tak zpráva zůstane i nadále viditelná. Pokud chcete e-mail z CRM definitivně odstranit, nestačí ho smazat v poště. Je nutné použít tlačítko Odrejnetovat. Tuto akci může provést výhradně uživatel s napojenou schránkou přímo v modulu Pošta, kde lze takto hromadně zpracovat i více e-mailů najednou.
Odrejnetování e-mailu
Rejnetování e-mailů umožňuje propojit e-mail se záznamem v CRM, čímž usnadňuje sledování komunikace. Někdy se ale může stát, že e-mail byl rejnetován omylem nebo přiřazen k nesprávnému kontaktu, což může vést k nepřesnostem v evidenci.
V takovém případě můžete e-mail odrejnetovat. Tato akce odebere napojený kontext i participanty. Pokud měl e-mail jinou než Sdílenou bezpečnostní úroveň, po odrejnetování se automaticky nastaví na Sdílenou. Opětovné orejnetování vlastníkem již bezpečnostní úroveň nezmění – zůstane Sdílená, ale vlastník ji může následně upravit podle potřeby.
Jak odrejnetovat e-mail
Otevřete si detail e-mailu, který je označený jako Rejnetovaný. Klikněte vpravo nahoře na tlačítko se třemi tečkami » Odrejnetovat. Abyste mohli e-mail odrejnetovat je potřeba splňovat podmínky, které jsou sepsány níže.
Pokud byl e-mail odrejnetován, lze jej znovu rejnetovat pouze manuálně. I když byl původně rejnetován automaticky, po odrejnetování už do automatického rejnetování zahrnut nebude.
Podmínky pro odrejnetování
Aby šel e-mail odrejnetovat, je potřeba splňovat tyto podmínky:
- Na e-mail nejsou navázané žádné další aktivity jako je např. schůzka, telefonát, apod. Pokud jsou na něj navázány jiné aktivity, odrejnetování nebude možné.
- Uživatel je vlastníkem e-mailu nebo má přístup ke stejné schránce, ze které byl e-mail rejnetován.
- Uživatel má právo editovat záznamy.
- Aktivita E-mail nesmí být uzamčená.
Hromadné odrejnetování
E-maily je možné odrejnetovat i hromadně. Ve vybrané složce Pošty si označte e-maily, které chcete odrejnetovat. Následně se v horní části zobrazí nabídka hromadných akcí. Kliknutím na tlačítko tři tečky vyberte možnost Odrejnetovat. Potvrzením akce se všechny vybrané e-maily úspěšně odrejnetují.
Najednou je možné vybrat maximálně 200 e-mailů, stejně jako v seznamových pohledech.