Online fakturace od KROSu je fakturační nástroj, který je vhodný pro malé i velké podnikatele. Online fakturace od KROSu zahrnuje aplikace KROS Fakturace, KROS Firma a je také součástí řešení Malý podnikatel. Aplikaci lze používat odkudkoli a je vhodná pro všechny, kteří chtějí efektivně řídit svou fakturaci bez nutnosti složitého účetního softwaru. Tato integrace je dostupná pouze CRM účtům, které mají v Nastavení slovenskou lokalizaci.
Co umí integrace s online fakturací od KROSu?
Integrace s Online fakturací od KROSu umožňuje obousměrnou synchronizaci dat. V Raynetu lze vytvářet Faktury nejen z Obchodních případů a Objednávek, ale i jako samostatné záznamy. Záznamy vytvořené v online fakturaci se pak automaticky synchronizují do Raynetu jako běžné, zálohové a opravné faktury. Zároveň se obousměrně propojují Klienti a volitelně i Produkty na fakturách.
Zapnutí integrace
Rozšíření může aktivovat pouze administrátor. Pro zapnutí integrace klikněte v Raynetu na své jméno » Nastavení.
Pokračujte na Rozšíření » Online fakturace od KROSu a klikněte na Aktivovat. Rozšíření se zobrazí pouze tehdy, pokud máte v Nastavení » Lokalizace nastavené Slovensko jako Výchozí zemi.
Jakmile kliknete na Aktivovat, zobrazí se formulář, do kterého vyplníte údaje z Online fakturace od KROSu.
Prvním potřebným údajem je API klíč. Ten naleznete v Online fakturaci od KROSu, když kliknete vpravo nahoře na ozubené kolečko » API prepojenia » + Pridať nové API prepojenie. Zde stačí zadat Názov prepojenia a stisknout tlačítko Vygenerovať token. Vygenerovaný token, který je ekvivalentem API klíče vložíte do Raynetu.
Další údaj, který je potřeba vyplnit je ID firmy. Jedná se o šestimístné číslo, které naleznete v URL vaší Online fakturace.
Následně zvolíte Vlastníka Klienta a kliknete na zelené tlačítko Aktivovat, které spustí druhou fázi propojení s KROSem. V druhé fázi si vyberete Kód skladu, který máte založený v KROSu, Číslování faktur a Číslování zálohových faktur. Číslování faktur je převzato z KROSu. Pokud potřebujete změnit číslování, můžete to upravit přímo v KROSu v sekci Nastavení » Číslování dokladů.
Posledním krokem, po vyplnění všech polí v Raynetu, je doplnění URL pro příjem notifikací z API do KROSu. Odkaz si zkopírujte v Raynetu.
Následně vložte odkaz do KROSu na stejné místo, kde jste generovali token, a poté uložte změny.
Důležité: Aby přenos probíhal oboustranně je nutné v KROSu vyplnit bankovní účet.
Jak synchronizaci používat
Podívejme se na to, jak synchronizace funguje v obou směrech, z Raynetu, i z Krosu.
Raynet » KROS
Fakturu můžete vytvořit několika způsoby: pomocí tlačítka plus v levém dolním rohu hlavního menu, v seznamovém pohledu faktur přes zelené tlačítko plus, nebo na detailních kartách Obchodního případu a Objednávky taktéž přes zelené tlačítko plus.
Po kliknutí na Běžná nebo Zálohová faktura se otevře okno, kde můžete upravit Datum vystavení a Číselnou řadu. Ta se nastaví automaticky podle výchozího nastavení v administraci, nebo se použije první dostupná.
Datum splatnosti se nastaví automaticky podle atributu Platební podmínky u Klienta, ke kterému se faktura vytváří. Pokud klient nemá platební podmínky nastavené, systém nastaví splatnost automaticky na 14 dní.
Jaké údaje se integrací přenáší
Z Obchodního případu a Objednávky se do Faktury přenáší tato data:
Popis
Měna
Kurz
Datum vystavení
Kód Obchodního případu / Objednávky
Číselná řada
Datum splatnosti (pokud jsou u Klienta nastaveny platební podmínky, viz výše)
(Ne)plátce DPH (z Klienta)
Produkty (pokud je v administraci nastaven sklad a kód položky je shodný s kódem skladové karty v systému, dojde k napárování):
Název
Popis
Množství
Jednotka
DPH
Sleva
Celková cena s DPH
Kód
Sklad (z administrace)
Klienta systém páruje automaticky (podle IČ, názvu, e-mailu...), pokud se nespáruje, vytvoří se:
IČ
DIČ
IČ DPH
Telefon 1
E-mail 1
Adresa sídla
Název klienta
Jméno osoby (pokud je záznam napojený i na osobu)
Ulice
PSČ
Město
Stát
-
Kontaktní adresa:
Název klienta
Jméno osoby (pokud je záznam napojený i na osobu)
Ulice
PSČ
Město
Stát
Klient se páruje podle IČ. Pokud IČ není vyplněno, nebo je stejné IČ u více Klientů, tak je nutné, aby se shodovaly alespoň dva z uvedených údajů. Klient se nenapáruje pouze podle názvu; k úspěšnému napárování je třeba například název + IČ nebo název + e-mail atd.
KROS » Raynet
V KROSu vytvoříte novou fakturu. Vaše firemní údaje můžete nastavit na kartě Moja firma. Údaje nastavené v KROSu v sekci Moja firma se do Raynetu přenášejí pouze na fakturu. Pokud uživatel již má nastavené údaje na Detailu Vlastní firmy v Raynetu, tyto data se nepřepíší. Jediný údaj, který se z KROSu přenáší do detailu Vlastní firmy, je Typ platitele (Plátce/Neplátce DPH). V KROSu je také možnost Registrovaný podľa §7, 7a; v takovém případě se v Raynetu ve Vlastní firmě nastaví Neplátce DPH.
Pokud je v nastavení systému vyplněné URL pro příjem notifikací z API (viz Zapnutí integrace), systém okamžitě zachytává a zpracovává každou změnu ve fakturách. Přenáší se faktury, zálohové faktury a dobropisy, a uživatelé obdrží zároveň notifikace v Raynetu.
Pokud je doklad vytvořen z Obchodního případu nebo Objednávky, napojí se na tyto záznamy podle jejich ID. Klient se spáruje podle ID, pokud je doklad vytvořen z jeho záznamu.
V případě, že je doklad vytvořen v systému, systém hledá Klienta podle IČ, následně podle názvu, e-mailu, telefonu nebo adresy. Pokud se klient nenajde nebo nejsou údaje jasné, vytvoří se nový klient.
Po přenosu faktury z KROSu se v Raynetu vytvoří nová faktura. Pokud se klient nespáruje, vytvoří se nový. Při shodě dvou údajů (např. název + IČ) se spáruje s existujícím klientem.
Odkaz na doklad v KROSu:
Na detailní kartě Faktury v Raynetu je vpravo nahoře tlačítko Otevřít, které otevře daný doklad přímo v KROSu. Kliknutím na Dodavatele se dostanete na detail Vlastní firmy.
Pod tlačítkem se třemi tečkami je možnost Náhled KROS dokladu, která zobrazí náhled dokladu s možností stažení do PDF nebo vytištění.
Pro vytvoření dokladu z KROSu do Raynetu se přenáší následující údaje:
Fakturační adresa:
Město
Ulice
PSČ
Název adresy
Země
Kontaktní (poštovní) adresa:
Město
Ulice
PSČ
Země
Klient:
Název klienta
IČ
DIČ
IČ DPH
Rating = B
Role = Odběratel
Stav = Aktuální
Vlastník (podle nastavení v administraci propojení)
Bezpečnostní úroveň (podle nastavení vlastníka)
E-mail
Telefon 1
Doklad – Odběratel:
Název
Fakturační adresa (Město, Ulice, PSČ, Název adresy, Země)
IČ, DIČ, IČ DPH
Číslo dokladu
Měna
Kurz
Datum vystavení
Datum splatnosti
Poznámka pro příjemce
Platby (u faktur)
Způsob platby
Interní poznámka
Datum zdanitelného plnění = Datum vystavení
Název
VS
Dodavatel:
Název
IČ, DIČ, IČ DPH
E-mail
Webová stránka
Telefon
Bankovní spojení (IBAN, SWIFT)
Plátce DPH
Celkové údaje:
Celkem daň
Cena celkem
Cena bez DPH
Stav
Datum uhrazení (u stavu „uhrazeno“ se nastaví datum poslední platby)
Propojení faktury se zálohovkou a opravným dokladem
Zbývá uhradit
Sleva celkem
Sleva %
Při založení nového záznamu:
Vlastník (podle vlastníka Klienta)
Bezpečnostní úroveň (podle tohoto vlastníka)
Validace při přenosu:
Popis záznamu: max. 300 znaků
DPH u položek musí být celé číslo
Jednotka u položek: max. 50 znaků
Popis u položek: max. 4000 znaků
Kód u položek: max. 25 znaků
Produkty a skladové hospodářství
V systému KROS se Produkty vytvářejí jako skladové karty.
Jestliže je produkt v KROSu vytvořen jako skladová karta a shoduje se její Kód karty s Produktem v Raynetu a měna odpovídá výchozí měně, systém tyto produkty automaticky spáruje. Pokud se v KROSu použije skladová karta Produktu, který v Raynetu dosud není, při vytvoření faktury v KROSu se Produkt automaticky vytvoří i v Raynetu. V případě, že je na faktuře v KROSu položka bez skladové karty, propíše se do Raynetu jako volná položka, bez vytvoření nového produktu.
Přenášené údaje:
Množství
Název
Jednotka
DPH
Jednotková cena
Cena celkem
Sleva
Pokud vystavujete fakturu z Obchodního případu s Produkty z Raynetu do KROSu a kód Produktu v Raynetu odpovídá kódu skladové karty v KROSu, dojde k propojení položky na dokladu se skladovou kartou a automatickému odečtení množství ze skladové karty.