Automatizované e-maily slúžia na automatické odosielanie e-mailov pri splnení vopred definovaných podmienok. Vďaka tomu môžete napríklad automaticky informovať klienta o zmene stavu obchodu, poslať poďakovanie po dokončení zákazky alebo upozornenie internému tímu.
V tomto článku si krok za krokom prejdeme, ako nastaviť automatizáciu s akciou Odoslať e-mail a ako ju prispôsobiť vašim potrebám.
Vytvorenie novej automatizácie
Nastavíme si príkladovú automatizáciu, ktorá pri uzavretí Obchodného prípadu výhrou automaticky odošle Kontaktnej osobe e-mail s poďakovaním a žiadosťou o spätnú väzbu.
Rozkliknite vpravo hore svoje meno a prejdite do sekcie Automatizácie.
Na záložke Šablóny teraz nájdete novú sekciu Automatizované e-maily, v ktorej sú k dispozícii predpripravené šablóny pre rôzne situácie.
Ak si chcete vytvoriť úplne novú automatizáciu, kliknite vpravo hore na tlačidlo Vytvoriť novú automatizáciu.
V prvom kroku je potrebné nastaviť Spúšťač, ktorý definuje, čo automatizáciu spustí. V našom prípade je to Obchodný prípad » Zmena stavu obchodného prípadu.
Po nastavení spúšťača je potrebné určiť, komu sa má e-mail odoslať - teda načítať údaje z Kontaktnej osoby pripojenej k Obchodnému prípadu. Pomocou tlačidla plus zvoľte ďalší krok » Pridať Akciu » Kontaktná osoba » Načítať pole kontaktné osoby.
Než pridáte samotné odoslanie e-mailu, je potrebné určiť, za akých podmienok sa má táto Akcia spustiť. K tomu slúži Podmienka, ktorú pridáte pomocou tlačidla Pridať podmienku. V nastavení podmienky zadajte potrebné parametre.
Akonáhle máte nastavený Spúšťač, Podmienky a načítanie Kontaktnej osoby, môžete prejsť k pridaniu samotnej Akcie odoslania e-mailu. Kliknite na tlačidlo Pridať akciu » Odoslať e-mail.
V okne nastavenia odoslania e-mailu je nutné zaškrtnúť potvrdenie, že e-mailová schránka môže byť použitá na automatické odosielanie správ. Tento krok je povinný – bez neho sa e-mail neodošle.
Dôležité: V prípade, že používateľ v editore automatizácie nezaklikne súhlas vlastníka e-mailovej schránky, tak akcia síce pôjde uložiť a automatizáciu zapnúť, ale v momente vynútenia automatizácie sa e-mail neodošle a automatizácia skončí chybou.
Povolenie odosielania automatizovaných e-mailov pre konkrétnu schránku
V prípade, že má byť používateľ vlastníkom odchádzajúcich automatizovaných e-mailov, je potrebné, aby mal napojenú Poštu. V Nastavení pošty v záložke Automatizácie je potom potrebné Povoliť používanie e-mailovej schránky pre odosielanie automatizovaných e-mailov. Akcia odoslania e-mailu sa teda vykoná iba v prípade, že má odosielateľ túto podmienku zaškrtnutú, teda povolenú.
V module Automatizácia sa zobrazí schránka používateľa ako dostupná pre odosielanie automatizovaných e-mailov. Povolením tejto funkcie používateľ udeľuje súhlas všetkým používateľom, ktorí majú oprávnenie vytvárať automatizácie, aby jeho e-mailovú adresu použili na odosielanie automatizovaných správ.