Automatizácia môže pozostávať z spúšťača automatizácie, podmienky a akcie. V tomto článku si ukážeme, ako pracovať so spúšťačmi automatizácie.
Spúšťačom automatizácie je podnet, ktorý v CRMku spustí automatizáciu, ktorú ste si zvolili. Je to vždy prvý krok automatizácie.
V Raynetu je možné spúšťač nastaviť tromi spôsobmi:
Spustenie automatizácie na základe podnetu
Podnetom na spustenie automatizácie môžu byť tieto operácie:
- Vytvorenie nového záznamu
-
Editácia záznamu
- Zmazať záznam
- Zmena stavu záznamu (napr. u Obchodného prípadu, Ponuky alebo Objednávky)
- Online podpis dokumentu
- Uplynutie prednastaveného času
Nastavenie spúšťača
Spustenie automatizácie môže byť vyvolané:
- Vykonaním (dokončením) inej automatizácie, a to v prípade, že kroky jednotlivých automatizácií na sebe nadväzujú. Stane sa tak, ak má napr. automatizácia v poslednom kroku za úlohu vytvoriť Klienta a ďalšia automatizácia má nastavené ako spúšťač vytvorenie Klienta. Pri vytváraní novej vlastnej automatizácie je táto možnosť v predvolenom stave povolená, ale môžete ju zakázať.
- Len vybranými používateľmi (iniciátormi). Každý, kto má právo vytvárať automatizácie, môže zvoliť, ktorí používatelia môžu alebo nemôžu spustiť automatizáciu.
- Len používatelia z bezpečnostných profilov. Táto možnosť sa vám zobrazí len v prípade, ak máte vo vašom CRMku zapnuté bezpečnostné profily. Spustenie automatizácie môžete obmedziť na vybranú skupinu používateľov zaradených do bezpečnostného profilu.
- Prostredníctvom API. V prípade, že využívate Raynet CRM API, tak si toto nastavenie môžete povoliť. Vďaka tomu bude možné automatizácie spúšťať pomocou API dotazov.
Spustenie automatizácie na základe manuálnej akcie
V CRMku vyvoláte spustenie automatizácie kliknutím na tlačidlo na detailnej karte záznamu. Tlačidlo sa v detailu záznamu objaví až po spustení automatizácie. Testovanie môžete vykonať v samotnom editore automatizácie.
Nastavenie spúšťača
Pre nastavenie spúšťača je potrebné nastaviť Názov tlačidla. Názov tlačidla je možné ľubovoľne meniť. K názvu je možné pripojiť aj vlastný Popis automatizácie pre lepší prehľadnosť.
Spustenie automatizácie na základe času
Po uplynutí prednastaveného času
Ak chcete sledovať konkrétne pole s dátumom, napr. narodeniny u kontaktných osôb, môžete použiť tento spúšťač. Každý deň sa v nastavený čas skontroluje, či existuje záznam, ktorý zodpovedá vašim nastaveniam a je potrebné spustiť automatizáciu.
Príklad: Na obrázku níže je nastaveno, že sa každý deň o 8:00 hod spustí kontrola, či existuje nejaká Kontaktná osoba, ktorá má v ten deň narodeniny. Ak áno, bude nasledovať akcia (ďalší krok), ktorá vám napr. vygeneruje Úlohu, aby ste tejto osobe zablahoželali.
Dôležité: V prípade spustenia testu automatizácie nečaká na konkrétny dátum, ktorý sledujeme v automatizácii, ale reaguje na samotné spustenie testu.
Po uplynutí platnosti evidencie osobných údajov
Ak máte zapnutý GDPR modul, môžete si nastaviť sledovanie termínu napr. uplynutie platnosti všetkých zmlúv u fyzických osôb (klienta).
Príklad: Na obrázku níže je nastaveno, že sa každý deň o 9:00 hod. skontroluje, či niektorému z Klientov nebude za 7 dní končiť platnosť zmluvy, napr. plnenie zmluvy pri poskytovaní služieb. Ako časová zóna je vybraný stredoeurópsky čas (Praha).
Nastavenie polí pre oba časové spúšťače
Pre časové spúšťače je potrebné nastaviť:
-
Ktoré pole chcete sledovať - môžete sledovať napr. výročie u Klienta, narodeniny u Kontaktnej osoby, dátum konverzie u Leadu, koniec platnosti u Ponuky atď.
-
Koľko dní pred alebo po má automatizácia spustiť - nastavíte, ako dlho pred alebo po termíne má spúšťač spustiť automatizáciu. Ďalej máte možnosť zapnúť tlačidlo Len deň a mesiac (bez ohľadu na rok), vďaka ktorému sa bude ignorovať rok.
-
V kolik hodin se bude spouštět ( ) – kedy chcete, aby sa automatizácia spustila.
- Jakou časovou zónou se má automatizace řídit ( ) – je potrebné vybrať časovú zónu.