Zautomatyzowane e-maile służą do automatycznego wysyłania e-maili w momencie spełnienia zdefiniowanych warunków. Dzięki temu możesz automatycznie informować klienta o zmianie statusu szansy sprzedaży, wysłać podziękowanie po zakończeniu projektu lub powiadomić swój zespół.
W tym artykule przeprowadzimy krok po kroku, jak skonfigurować Automatyzację z akcją Wyślij e-mail i jak dostosować ją do swoich potrzeb.
Tworzenie nowej automatyzacji
Ustawimy przykładową Automatyzację, która automatycznie wysyła e-mail z podziękowaniem i prośbą o opinię do Osoby kontaktowej, gdy Szansa sprzedaży zostanie zamknięta jako wygrana.
Kliknij w prawym górnym rogu swoje imię i przejdź do sekcji Automatyzacje.
W zakładce Szablony znajdziesz teraz nową sekcję Zautomatyzowane e-maile, w której dostępne są przygotowane szablony na różne sytuacje.
Jeśli chcesz stworzyć całkowicie nową automatyzację, kliknij w prawym górnym rogu przycisk Utwórz nową automatyzację.
W pierwszym kroku musisz ustawić Wyzwalacz, który definiuje, co uruchomi Automatyzację. W naszym przypadku jest to Szansa sprzedaży » Zmiana etapu szansy sprzedaży.
Po ustawieniu wyzwalacza musisz określić do kogo powinien być wysłany e-mail - to znaczy, pobrać dane z Osoby kontaktowej powiązanej z Szansą sprzedaży. Używając przycisku plus, wybierz następny krok » Dodaj Akcję » Osoba kontaktowa » Pobierz pole kontaktowe.
Przed dodaniem faktycznego wysyłania e-maila musisz określić pod jakimi warunkami odbędzie się następny krok. W tym celu użyj Warunku, który dodasz przy użyciu przycisku Dodaj warunek. W ustawieniach warunku wprowadź wymagane parametry.
Gdy już ustawisz Wyzwalacz, Warunki i załadujesz Osobę kontaktową, możesz przejść do dodania faktycznej Akcji wysyłania E-maila. Kliknij przycisk Dodaj akcję » Wyślij e-mail.
W oknie ustawień wysyłania e-maili musisz sprawdzić potwierdzenie, że konto e-mail może być używane do automatycznego wysyłania wiadomości. Ten krok jest obowiązkowy – bez niego e-mail nie zostanie wysłany.
Ważne: Jeśli użytkownik nie zaznaczy zgody właściciela konta e-mail w edytorze Automatyzacji, akcja może być zapisana, a Automatyzacja może być włączona, ale w momencie egzekwowania Automatyzacji e-mail nie zostanie wysłany, a Automatyzacja zakończy się błędem.
Ustawienia właściciela e-maila
Jeśli użytkownik ma być właścicielem wychodzących zautomatyzowanych e-maili, musi mieć podłączoną swoją Skrzynkę.
Następnie w ustawieniach użytkownika pojawi się nowa zakładka Automatyzacja w Ustawieniach Poczty, gdzie należy Włączyć użycie skrzynki pocztowej do wysyłania zautomatyzowanych e-maili. Akcja wysyłania e-maila zostanie wykonana tylko wtedy, gdy nadawca zaznaczy ten warunek, to znaczy, że jest włączony.
W module Automatyzacja skrzynka pocztowa użytkownika będzie wyświetlana jako dostępna do wysyłania zautomatyzowanych e-maili. Włączając tę funkcję, użytkownik udziela zgody wszystkim użytkownikom, którzy mają uprawnienia do tworzenia automatyzacji, na używanie swojego adresu e-mail do wysyłania zautomatyzowanych wiadomości.