Los correos electrónicos automatizados sirven para el envío automático de correos electrónicos cuando se cumplen condiciones predefinidas. Esto te permite informar automáticamente a un cliente sobre un cambio en el estado de una oportunidad, enviar un agradecimiento después de completar un proyecto o notificar a tu equipo interno.
En este artículo, iremos paso a paso a través de cómo configurar la Automatización con la acción Enviar Correo Electrónico y cómo personalizarla según tus necesidades.
Creando una nueva automatización
Configuraremos una Automatización de muestra que envía automáticamente un Correo Electrónico con un agradecimiento y una solicitud de retroalimentación a la persona de Contacto cuando una Oportunidad se cierra como ganada.
Haz clic en la parte superior derecha en tu nombre y ve a la sección Automatización.
En la pestaña Plantillas, ahora encontrarás una nueva sección Correos Electrónicos Automatizados, donde están disponibles plantillas pre-preparadas para diversas situaciones.
Si deseas crear una automatización completamente nueva, haz clic en el botón de la parte superior derecha Crear Nueva Automatización.
En el primer paso, necesitas establecer el Disparador, que define qué activará la Automatización. En nuestro caso, es Oportunidad » El id de etapa de la Oportunidad ha cambiado.
Después de establecer el disparador, necesitas especificar a quién se debe enviar el correo electrónico - es decir, recuperar los datos de la persona de Contacto vinculada a la Oportunidad. Usando el botón más, selecciona el siguiente paso » Agregar Acción » Contacto » Recuperar campo de contacto.
Antes de agregar el envío real del correo electrónico, necesitas especificar bajo qué condiciones se llevará a cabo el siguiente paso. Para esto, usa la Condición, que agregas usando el botón Agregar Condición. En la configuración de la condición, ingresa los parámetros requeridos.
Una vez que hayas establecido el Disparador, las Condiciones y cargado el Contacto, puedes proceder a agregar la acción real de enviar el Correo Electrónico. Haz clic en el botón Agregar Acción » Enviar Correo Electrónico.
En la ventana de configuración del envío de correo electrónico, debes verificar la confirmación, de que la cuenta de correo electrónico puede ser utilizada para el envío automático de mensajes. Este paso es obligatorio – sin él, el Correo Electrónico no será enviado.
Importante: Si el usuario no verifica el consentimiento del propietario de la cuenta de correo electrónico en el editor de Automatización, la acción puede ser guardada y la Automatización puede ser activada, pero en el momento de ejecutar la Automatización, el Correo Electrónico no será enviado y la Automatización terminará con un error.
Configuración del propietario del correo electrónico
Si el usuario va a ser el propietario de los correos electrónicos automatizados salientes, necesita tener su Correo conectado.
Luego, aparecerá una nueva pestaña Automatización en la Configuración Correo del usuario donde es necesario Habilitar el uso del buzón para enviar correos electrónicos automatizados. La acción de enviar el correo electrónico solo se ejecutará si el remitente tiene esta condición marcada, es decir, habilitada.
En el módulo de Automatización, el buzón del usuario se mostrará como disponible para enviar correos electrónicos automatizados. Al habilitar esta función, el usuario otorga permiso a todos los usuarios que tienen la autoridad para crear automatizaciones para usar su dirección de correo electrónico para enviar mensajes automatizados.