Automatizované e-maily slouží k automatickému odesílání e-mailů při splnění předem definovaných podmínek. Díky tomu můžete například automaticky informovat klienta o změně stavu obchodu, poslat poděkování po dokončení zakázky nebo upozornění internímu týmu.
V tomto článku si krok za krokem projdeme, jak nastavit automatizaci s akcí Odeslat e-mail a jak ji přizpůsobit vašim potřebám.
Vytvoření nové automatizace
Nastavíme si příkladovou automatizaci, která při uzavření Obchodního případu výhrou automaticky odešle Kontaktní osobě e-mail s poděkováním a žádostí o zpětnou vazbu.
Rozklikněte vpravo nahoře své jméno a přejděte do sekce Automatizace.
V záložce Šablony nyní najdete novou sekci Automatizované e-maily, ve které jsou k dispozici předpřipravené šablony pro různé situace.
Pokud si chcete vytvořit úplně novou automatizaci, klikněte vpravo nahoře na tlačítko Vytvořit novou automatizaci.
V prvním kroku je potřeba nastavit Spouštěč, který definuje, co automatizaci spustí. V našem případě je to Obchodní případ » Změna stavu obchodního případu.
Po nastavení spouštěče je potřeba zvolit, za jakých podmínek bude automatizace pokračovat. V našem případě se tak stane, pokud je stav Obchodního případu ve Výhře.
Následně je potřeba určit, komu se má e-mail odeslat. V tomto případě půjde o Kontaktní osobu připojenou k Obchodnímu případu. Pomocí tlačítka plus zvolte další krok » Přidat Akci » Kontaktní osoba » Načíst pole kontaktní osoby.
Než přidáte samotné odeslání e-mailu, je nutné zadat podmínku, že se má automatizace spustit jen v případě, že je pole Email u Kontaktní osoby vyplněno.
Jakmile máte nastavený Spouštěč, Podmínky a načtení Kontaktní osoby, můžete přejít k přidání samotné Akce odeslání e-mailu. Klikněte na tlačítko Přidat akci » Odeslat e-mail.
V okně nastavení odeslání e-mailu je nutné zaškrtnout potvrzení, že e-mailová schránka může být použita pro automatické odesílání zpráv. Tento krok je povinný – bez něj se e-mail neodešle.
Důležité: V případě, že uživatel v editoru automatizace nezaklikne souhlas vlastníka e-mailové schránky, tak akce sice půjde uložit a automatizace zapnout, ale v momentě vynucení automatizace se e-mail neodešle a automatizace skončí chybou.
Povolení odesílání automatizovaných e-mailů pro konkrétní schránku
Pokud má být uživatel vlastníkem odchozích automatizovaných e-mailů, je potřeba, aby měl napojenou Poštu. V Nastavení pošty v záložce Automatizace je pak potřeba Povolit používaní e-mailové schránky pro odesílání automatizovaných e-mailů. Akce odeslání e-mailu se tedy provede pouze v případě, že má odesílatel tuto podmínku zatrhnutou, tedy povolenou.
V modulu Automatizace se zobrazí schránka uživatele jako dostupná pro odesílání automatizovaných e-mailů. Povolením této funkce uživatel uděluje souhlas všem uživatelům, kteří mají oprávnění vytvářet automatizace, aby jeho e-mailovou adresu použili pro odesílání automatizovaných zpráv.