Automatyzacja zazwyczaj składa się z wyzwalaczy, warunków, i akcji. W tym artykule wyjaśnimy, jak używać wyzwalaczy automatyzacji.
Wyzwalacz automatyzacji to zdarzenie, które uruchamia wybraną automatyzację w systemie CRM. Zawsze jest to pierwszy krok automatyzacji.
Istnieją trzy sposoby ustawienia wyzwalacza w Raynet:
Automatyzacja wyzwolona przez zdarzenie
Następujące operacje mogą wyzwolić automatyzację:
- Tworzenie nowego rekordu
- Edycja rekordu
- Usuwanie rekordu
- Zmiana statusu/etapu rekordu (np. Szansy sprzedaży, Oferty lub Zamówienia)
- Podpisywanie dokumentu
Ustawienia wyzwalacza
Automatyzacja może być wyzwalana przez:
- Uruchamianie (ukończenie) innej automatyzacji, jeśli kroki poszczególnych automatyzacji są ze sobą powiązane. Dzieje się tak, jeśli na przykład ostatni krok automatyzacji to utworzenie Klienta, a następny wyzwalacz automatyzacji to "Nowy Klient został utworzony". Przy tworzeniu nowej automatyzacji niestandardowej ta opcja jest domyślnie włączona, ale można ją wyłączyć.
- Tylko wybrani użytkownicy (inicjatorzy). Administrator może ograniczyć, którzy użytkownicy mogą lub nie mogą wyzwalać automatyzację.
- Użytkownicy tylko z wybranych profili bezpieczeństwa. Ta opcja pojawi się tylko, jeśli masz włączone profile bezpieczeństwa w swoim systemie CRM. Możesz ograniczyć automatyzację do wybranej grupy użytkowników, którzy mają przypisany konkretny profil bezpieczeństwa.
- Przez API. Jeśli korzystasz z API Raynet CRM, możesz również włączyć automatyzację przez API. Umożliwi to uruchamianie automatyzacji za pomocą żądań API.
Automatyzacja wyzwolona przez działanie ręczne
Możesz wyzwolić automatyzację w swoim systemie CRM, klikając przycisk na szczegółach rekordu. Przycisk pojawi się na szczegółach rekordu po uruchomieniu automatyzacji. Możesz to przetestować w samym edytorze automatyzacji.
Ustawienia wyzwalacza
Aby ustawić wyzwalacz, musisz zdefiniować nazwę przycisku. Nazwę przycisku można zmieniać dowolnie. Możliwe jest również dodanie własnego opisu automatyzacji do nazwy, aby ułatwić jej zrozumienie.
Automatyzacja wyzwolona na podstawie czasu
Gdy upłynie ustawiony czas
Jeśli chcesz śledzić konkretną datę, np. urodziny kontaktu, możesz użyć tego wyzwalacza. Codziennie o ustalonej porze sprawdzi, czy istnieje rekord, który odpowiada twoim ustawieniom i czy automatyzacja musi się uruchomić.
Przykład: Na poniższym obrazku ustawiono, aby codziennie o 8:00 rano sprawdzało, czy danego dnia są urodziny Kontaktu. Jeśli tak, nastąpi akcja (następny krok), która może na przykład automatycznie utworzyć zadanie, aby przypomnieć ci o złożeniu życzeń urodzinowych.
Gdy wygasa tytuł prawny RODO
Jeśli masz włączony moduł RODO, możesz ustawić śledzenie dat, np. wygaśnięcie wszystkich umów dla osób fizycznych (klientów).
Przykład: na poniższym obrazku, ustawiono, aby codziennie o 9:00 rano sprawdzało, czy którakolwiek z umów z Klientami wygasa za 7 dni, np. umowa o świadczenie usług. Jako strefę czasową wybrano czas centralny (GMT-06:00).
Ustawienia pól dla obu wyzwalaczy czasowych
Dla wyzwalaczy czasowych musisz ustawić:
- Które pole chcesz śledzić - Możesz śledzić np. rocznicę Klienta, urodziny Kontaktu, datę konwersji leada, datę wygaśnięcia Oferty itp.
- Ile dni przed lub po uruchomić automatyzację - ustaw, jak długo przed lub po terminie wyzwalacz powinien uruchomić automatyzację. Masz również możliwość włączenia przycisku Tylko dzień i miesiąc (bez względu na rok), który zignoruje rok.
- O której godzinie ma się rozpocząć - kiedy chcesz, aby automatyzacja się rozpoczęła.
- Jaką strefę czasową powinna śledzić automatyzacja - musisz wybrać strefę czasową.