Spotkania pozwalają na rejestrowanie wszystkich spotkań lub wizyt, dodawanie ich do Kalendarza oraz informowanie uczestników. Masz możliwość wysłania potwierdzenia spotkania do wszystkich uczestników za pośrednictwem e-maila bezpośrednio z Raynet, aby każdy na czas poznał szczegóły. Inną rzeczą, którą możesz zrobić, jest powiązanie Szansy sprzedaży ze Spotkaniem, abyś od razu wiedział, co zostało omówione z Twoim klientem.
W tym artykule dowiesz się:
- jak utworzyć spotkanie,
- czym jest prywatne działanie,
- jak wygląda karta szczegółów spotkania,
- jak wysłać zaproszenie na spotkanie za pośrednictwem e-maila,
- jak ustawić przypomnienie,
- jak ustawić powtarzalność.
Tworzenie spotkania
Najłatwiejszym sposobem na zaplanowanie spotkania jest bezpośrednio z Kalendarza. Kliknij gdziekolwiek w Kalendarzu lub na zielony przycisk plus i wybierz typ działania Spotkanie. Wypełnij Temat spotkania oraz Dodaj uczestników. Alternatywnie oznacz spotkanie jako prywatne.
Możesz następnie łatwo tworzyć działania follow-up klikając prawym przyciskiem myszy na Spotkaniu. Sprawdzanie klienta po Spotkaniu nigdy nie było łatwiejsze.
Utwórz spotkania z Karty szczegółowej Klienta lub Osoby kontaktowej tych, którzy wezmą udział w spotkaniu. Kliknij na zielony plus » Spotkanie.
Jedynym wymaganym polem podczas tworzenia spotkania bezpośrednio z Karty szczegółowej Klienta lub Osoby kontaktowej jest Temat spotkania. Uczestnik zostanie dodany automatycznie. Aby zobaczyć Spotkanie w swoim kalendarzu, musisz wprowadzić datę.
Jeśli nie wprowadzisz daty podczas tworzenia Spotkania, Spotkanie nadal zostanie utworzone, ale pozostanie w Niezaplanowanych działaniach w Kalendarzu.
Jeśli lubisz korzystać z listy działań, możesz również utworzyć spotkanie stamtąd. Przejdź do Głównego menu » Działań » Spotkania » Zielony plus.
Tutaj będziesz musiał dodać Klienta z którym masz spotkanie oraz datę, lub ponownie oznaczyć spotkanie jako prywatne.
Możesz również tworzyć Spotkania masowo z widoku listy Klienta lub Osób kontaktowych. Wystarczy zaznaczyć Klienta lub Osoby kontaktowe, dla których chcesz utworzyć Spotkania. Pojawi się zielony + Utwórz przycisk. Kliknięcie tego przycisku otworzy rozwijane okno, w którym musisz wybrać opcję Zaplanuj działanie. Aby uzyskać więcej informacji na temat masowego tworzenia działań, zobacz ten artykuł.
Prywatne działanie
Prywatne działanie oznacza, że działanie nie ma związku z Klientem, na przykład może to być osobiste spotkanie, które nie jest związane z pracą lub wizyta u lekarza. Aby je utworzyć, musisz zaznaczyć opcję Prywatne działanie w oknie dialogowym tworzenia spotkania. Zobacz obrazek.
Ważne: Pamiętaj, że nie oznacza to, że Spotkanie i jego treść są ukryte przed innymi użytkownikami. Oni mogą je zobaczyć w Twoim Kalendarzu domyślnie.
Jedną z funkcji, do których masz dostęp za pośrednictwem karty szczegółowej spotkania, jest wysyłanie zaproszenia na spotkanie za pośrednictwem e-maila. Odbywa się to za pomocą trzech kropek » Wyślij zaproszenie na spotkanie za pośrednictwem e-maila.
E-mail potwierdzenia spotkania wygląda tak:
Przypomnienie o spotkaniu
Nigdy nie przegap spotkania dzięki przypomnieniu o rozpoczęciu działania. Po prostu ustaw je, klikając ikonę dzwonka. Przypomnienie zostanie wysłane do użytkownika w formie powiadomienia.
Możesz ustawić domyślne przypomnienie o rozpoczęciu działania. Zostanie ono automatycznie dodane do nowo utworzonych działań. Znajdź to w Ustawieniach Kalendarza.
Tutaj wybierz Twórz działania z automatycznym przypomnieniem o rozpoczęciu i zdefiniuj czas.
Powtarzalność spotkania
Jeśli musisz zaplanować Spotkanie, które odbywa się, na przykład, co tydzień, zalecamy ustawienie powtarzalności. Ustaw to, klikając trzy kropki » Utwórz powtarzalność.
Otworzy się okno dialogowe, w którym wypełnisz dodatkowe informacje, takie jak interwał powtarzalności, data rozpoczęcia oraz liczba powtórzeń.