V tomto článku najdete:
- jak synchronizaci zapnout,
- jak synchronizaci používat,
- jak exportovat faktury z Raynetu,
- jak je to s bezpečností faktur,
- jak přenést předmět objednávky do faktury.
iDoklad
iDoklad je systém k vystavování faktur a dalších dokladů. Při práci s fakturami tak můžete využívat nejrozšířenější nástroj v Evropě a zároveň se vám budou všechny faktury automaticky propisovat i do Raynetu. Integrace je obousměrná, z iDokladu se do Raynetu dostávají Běžné faktury, Zálohové faktury a Opravné doklady, společně se založením nových Klientů a Produktů.
Přenos informací probíhá automaticky na pozadí a vy se tak nemusíte o nic starat. Probíhá v časových intervalech, takže se změny projevují dávkově. Všechny změny se přenáší průběžně, takže už jednou přenesená faktura se v Raynetu pouze aktualizuje. Klient či Produkt, který v Raynetu při přenosu faktury už existuje, se neaktualizuje.
Co díky integraci s iDokladem získáte?
- Přístup do mobilní aplikace
- Rychlé přehledy, sestavy a grafy k vašemu účetnictví
- Jednoduché sledování nákladů
- Chytré vystavování faktur
- Párování s bankou a hlídání úhrad
Zapnutí synchronizace
Aby mohla integrace fungovat, je nutné se do iDokladu nejdříve zaregistrovat. Po vyplnění všech potřebných údajů nezapomeňte potvrdit registraci v e-mailu. Synchronizace je pro české účty podporována v Tarifu Oblíbený a Prémiový a pro slovenské účty v Tarifu Prémiový. Funguje také v rámci třicetidenní zkušební verze iDokladu. Více informací najdete ve videu a dále v článku.
Poté je potřeba Raynet a iDoklad spárovat pomocí API klíče. Ten najdete v iDokladu, v sekci Nastavení » Aplikace » API. V sekci API kliknete na Vygenerovat API klíče. Údaje Client ID a Client Secret budete potřebovat pro kopírování do Raynetu.
Teď je potřeba jít v Raynetu pod Vaším jménem do Nastavení.
Pokračujte do sekce Rozšíření » Fakturační modul iDoklad » Aktivovat » Přidat.
Nakopírované údaje Client ID a Client Secret z iDokladu vložte do příslušných kolonek v Raynetu.
Vyberte také Vlastníka záznamů (Klienta či Faktury), který bude vlastnit nově vytvořené záznamy. Tedy ty, které integrace v Raynetu nenajde. Při vytvoření faktury z Raynetu bude jako Vlastník ten, kdo ji vytvořil.
Jako poslední krok zbývá určit, co se po přenesení faktury stane s Produkty. Nejdříve určíte, jestli se mají položky z faktury propojit s ceníkovými položkami na straně iDokladu. To ovlivní způsob uložení položek faktury v iDokladu při exportu Obchodního případu z Raynetu:
- Pokud volba není zaškrtnutá, položky faktury v iDokladu se chovají jako volné položky.
- Pokud je volba zaškrtnutá, tak se volné položky v Obchodním případu napojí podle názvu, nebo se vytvoří nové položky jako neskladové položky. Produktové položky v Obchodním případu (tedy ty, které mají kód) se v iDokladu napojí na skladové položky. Více o fungování ceníků v iDokladu najdete v tomto článku.
Pokud nechcete, aby se v Raynetu vytvářely nové Produkty, vyberte možnost Volné položky. Pokud chcete vytvářet produkty, zvolte druhou možnost Nové produkty s textovým prefixem. Textový prefix definujete v následující kolonce. Určíte tím, jak bude vypadat kódování produktů. Produkty se pak budou napojovat k položkám faktur. Nezapomeňte vše Uložit.
Důležité: Pokud v Raynetu přidáte do Obchodního případu Produkt, následně upravíte jeho název a z Obchodního případu vytvoříte fakturu v iDokladu, tak se v iDokladu z Produktu vytvoří nová položka. Je to z toho důvodu, že iDoklad nepracuje s kódy produktu, ale určující parametr je v iDokladu název Produktu.
Jak synchronizaci používat
Podívejme se na to, jak synchronizace funguje v obou směrech, z iDokladu, i z Raynetu.
iDoklad » Raynet
Od okamžiku zapnutí synchronizace se každá nově vytvořená nebo změněná faktura v iDokladu přenese do Raynetu. Přenáší se pouze faktury vydané. Tedy např. u Klienta přibude v Historii nová Běžná faktura. U těchto vytvořených faktur nelze v Raynetu provádět žádné úpravy, kromě nastavení Kategorie, Vlastníka, Bezpečnostní úrovně, Štítků a možnosti záznam zamknout či odemknout. Každou takovou fakturu si ale můžete Otevřít v iDokladu a dále s ní pracovat nebo ji editovat.
U nově vytvořené faktury v iDokladu dojde k pokusu o vyhledání Klienta v Raynetu podle IČ a následně Názvu (dále se dle potřeby porovnává e-mail, tel. číslo, a adresa Klienta). Pokud se Klient nenajde nebo dojde k nejednoznačnému rozlišení, vytvoří se nový Klient.
- Do Klienta se přenáší tyto údaje: Název, IČ, DIČ, IČ DPH, jedna adresa jako primární i kontaktní zároveň, Rating (B), Role (Odběratel), Stav (Aktuální), Bankovní účet, Vlastník, E-mail, Telefon 1.
Samotná Faktura se vytvoří tedy buď u stávajícího, nebo nově vytvořeného Klienta.
- Do Faktury se přenáší tyto údaje: Adresa odběratele, Odběratel, IČ, DIČ, IČ DPH Odběratele, Číslo faktury, Propojení na Klienta (případně na Obchodní případ a Zálohovou fakturu), Konstantní symbol, Měna, Kurz měny, Datum vystavení, Datum splatnosti, Poznámka pro příjemce, Poznámka interní, Vlastník, Počet dnů splatnosti, Typ úhrady, Datum zdanitelného plnění, Variabilní symbol, Dodavatel, E-mail, www, Telefon, Fax dodavatele, Adresa dodavatele.
- Do Faktury se přenáší údaje o platbě: Datum, Uhrazená částka.
- V panelu Přílohy se vytvoří odkaz na přímý proklik na fakturu v iDokladu, případně i odkaz na zobrazení přílohy, pokud je u samotné faktury v iDokladu přidaná.
- Pokud se jedná o Dobropis, přenese se navíc i Důvod opravy.
U položek faktury dochází k pokusu o spárování s existujícím produktem v Raynetu podle Názvu. Pokud se produkt nenajde nebo dojde k nejednoznačnému rozlišení, vytvoří se Produkt.
- Do Produktu se přenáší tyto údaje: Název, Cena, Kód, DPH, Jednotka.
- U položky na faktuře se přenáší tyto údaje: Název, Množství, DPH, Jednotka, Jednotková cena, Sleva.
Raynet » iDoklad
Pokud potřebujete vytvořit fakturu z Obchodního případu v Raynetu, stačí kliknout na Zelené plusko » Běžná Faktura.
Pak už stačí vyplnit zjednodušený formulář a Uložit v iDokladu. V Raynetu tak pouze zadáváte příkaz k vytvoření faktury. Tu poté najdete právě v iDokladu.
V případě, že máte v Raynetu evidovaného Klienta, který má navíc i další kontaktní adresy (Provozovny) a budete u něj vytvářet fakturu, do iDokladu se přenesou všechny adresy jako dodací.
Pokud je u vystavené faktury dodací adresa jiná než výchozí, pomocí zatržítka si zobrazíte roletku se všemi těmito adresami a jednoduše už jen vyberete tu správnou adresu.
Důležité: V Obchodním případě musí být uveden alespoň jeden Produkt. Pokud v něm žádný není, faktura se vystaví s nulovou částkou, i když je v Obchodním případě zadána konečná cena.
Export
Fakturu můžete nadále exportovat rovnou z Raynetu. Stačí v detailu kliknout na Tři tečky » Export pro zákazníka (PDF), jak jste zvyklí.
Bezpečnostní úrovně
Při zakládání faktury z Raynetu se přednastavuje ta Bezpečnostní úroveň, kterou má Uživatel nastavenou ve svém profilu v Oprávnění.
Pokud faktura putuje z iDokladu, tak se Bezpečnostní úroveň nastaví podle výchozí úrovně pro faktury dle uživatele, který vlastní Klienta, ke kterému se faktura přiřadila.
Přenos předmětu z objednávky do faktury
V Nastavení iDokladu » Prodej » Vzhled a tisk dokladů jsou umístěny parametry "Text před položkami faktury" a "Text za položkami faktury", kam je nyní možné do textu vložit kód {PREDMET-OBJEDNAVKY}. Faktura se vystavuje vždy z aktuálně synchronizované Objednávky.
Tohle bude fungovat pouze za předpokladu, že na Obchodním případě máte vytvořenou Objednávku. Exportovaná faktura pak může vypadat takto:
Platí ale jedna výjimka, pokud vytváříte fakturu přímo z iDokladu, je potřeba si předmět objednávky ručně upravit.