Z Raynet CRM můžete odesílat informace o obchodních případech do fakturačního systému iDoklad, ve kterém budou vznikat faktury. A díky tomu ušetříte čas s přepisováním záznamů z jednoho systému do druhého.
Jak to vlastně funguje?
- Synchronizovat můžete každý Obchodní případ v jakémkoliv stavu. Pokud chcete synchronizovat pouze obchodní případy, které jsou ve stavu Výhra, použijte filtr Stav > Výhra.
- Vyexportováním obchodních případů Vám Raynet zahlásí, že import proběhl úspěšně. V iDokladu vznikne faktura.
- Během importu se kontroluje shoda u Firmy primárně na základě IČ Klienta a sekundárně probíhá kontrola přes Název Klienta.
- Při odesílání se kontroluje, zda již tento obchodní případ byl do iDokladu odeslán - každý obchodní případ tedy může být v iDokladu pouze jednou.
Zapnutí synchronizace může udělat pouze Administrátor.
Export může dělat každý uživatel, který má oprávnění Exportovat záznamy.
Synchronizace je pro české účty podporována v Tarifu Oblíbený a Prémiový a pro slovenské účty v Tarifu Prémiový. Funguje také v rámci třicetidenní zkušební verze iDokladu. Více informací najdete ve videu a dále v článku.
Zapnutí synchronizace
V pravém horním rohu klikněte na Nastavení.
Z levého menu vyberte Rozšíření > Účetnictví > iDoklad. Zvolte Aktivovat.
Zadejte vygenerované údaje z iDokladu. Zároveň vyberte Výchozí doklad; zda se bude při exportu Obchodního případu automaticky volit Faktura nebo Zálohová faktura. Potvrďte tlačítkem Uložit.
Od této chvíle přibude do seznamu a detailu Obchodního případu možnost exportu do ekonomického systému iDoklad.
Kde najdu párovací údaje v iDokladu?
Ze všeho nejdříve je třeba si zaregistrovat u iDokladu účet.
Hledejte přes ozubené kolečko v menu vlevo > Aplikace > API. Klikněte na Vygenerovat API klíče.
A zkopírujte obě vygenerované pole do CRM.
Přenos Obchodního případu do iDokladu
Způsoby, jak exportovat obchodní případy z Raynetu do iDokladu, jsou hned dva.
Buďto můžete data vyexportovat hromadně z celého seznamu přes tlačítko Exportovat > Export do aplikace iDoklad.
Nebo vyexportujete pouze jediný Obchodní případ. V detailu Obchodního případu, který chcete přenést do systému iDokladu, klikněte na tlačítko Akce - Export a zvolte Vytvořit fakturu v iDokladu.
Potvrďte vystavení zálohové nebo běžné faktury.
Po kliknutí se zobrazí potvrzovací hláška a potom finální status, že byla faktura v iDokladu vytvořená.
V okně exportu se nastavují Štítky, které pak obchodní případy obdrží - podle nich si uživatel může udělat přehled, co již v iDokladu má exportované:
- Štítků jde možné přidat více.
- Nemusí se použít ani jeden Štítek.
Po přenosu se zobrazí Export byl dokončen:
- Počet úspěšně přenesených Obchodních případů >> obdrží Štítek pro úspěšně přenesené záznamy.
- Obchodní případy, které se již někdy v minulosti přenesly (každý OP může být v iDokladu jen 1x) > obdrží Štítek pro nepřenesené záznamy.
- OP bez Produktů >> obdrží Štítek pro nepřenesené záznamy.
- Pokud je jeden z Obchodních případů zamčený nebo jej uživatel nesmí měnit, tak se celý export přeruší.
Jak vypadá přenesená Faktura v iDokladu?
Informace o Firmě se založí do Adresáře, přenáší se ty údaje, které umožňuje iDoklad, tj. základní údaje z Klientů (CRM) do záložky Firma (iDoklad).
Pokud jde o slovenského Klienta, pak se navíc přenáší IČ DPH.
Informace o Klientovi se vždy přenáší pouze jednou, při opakovaném přenosu obchodního případu se informace o Firmě v iDokladu neaktualizují, jen se k Firmě přidá další Faktura.
Kontrola na duplicity Klientů/Firem se provádí primárně oproti IČ, sekundárně oproti přesnému názvu.
Hodnoty do Faktur se přenášejí z Nastavení iDokladu (např. číselné řady, zaokrouhlování, počet desetinných míst,...).
Např. oproti Obchodním případům mohou vznikat drobné haléřové rozdíly (iDoklad totiž umožňuje pouze hromadnou slevu).
(Faktury z iDokladu je možné stáhnout do MoneyS3, MoneyS4 a MoneyS5, Pohoda a Altus Vario přes funkci pro import faktur a adres.)