Ve všech seznamových pohledech (Klientů, Kontaktních osob, Obchodních případů atd.) můžete využít funkci Hromadné změny. Touto změnou lze v raynetu najednou upravit Vlastníka, Kategorii, přidat nebo odebrat štítky a spoustu dalšího.
Na začátku každého řádku seznamu najdete zatržítko. Označit můžete jednotlivé záznamy nebo všechny záznamy na stránce. Při výběru min. jednoho řádku se nad seznamem objeví zelená tlačítka. Mezi nimi najdete tlačítko Editovat, které slouží k hromadné změně záznamů.
Po kliknutí na tlačítko Editovat se zobrazí roletka s těmito akcemi:
- Editovat,
- Změnit vlastníka,
- Přidat/odebrat štítky,
- Upravit bezpečnostní úroveň,
- Zamknout záznamy,
- Odemknout záznamy.
Označení záznamů a listování v seznamu
Jak postupovat při výběru dat si ukážeme např. v seznamovém pohledu Kontaktních osob.
V seznamu můžete pomocí zatržítek označit libovolné řádky i celý seznam. Po označení se nad seznamem objeví celkový počet vybraných položek. Zároveň si pomocí šipek v dolní liště můžete mezi stránkami listovat. To vám umožní si např. vybrat 10 položek z jedné stránky a 5 položek z další stránky. Po dokončení výběru pokračujte na tlačítko Editovat.
Důležité: Najednou můžete hromadně upravit maximálně 200 položek. Pokud počet označených záznamů převýšíte, systém vás upozorní na překročení limitu.
Hromadná editace
Po označení řádků pokračujte kliknutím na zelené tlačítko Editovat » Editovat.
Objeví se boční panel na pravé straně obrazovky. Hromadná editace slouží ke změně obsahu polí, např. Kategorie. Pokud chcete Kategorii změnit nebo doplnit, vyberte si z dostupných položek (případně vytvořte novou položku) a změnu uložte tlačítkem Potvrdit.
Jestliže chcete naopak Kategorii odebrat, zvolte variantu U vybraných záznamů chci pole Kategorie vyčistit.
Hromadná změna vlastníka
V rámci hromadných akcí můžete také Změnit vlastníka vybraných záznamů. V kolonce Editovat vyberte možnost Změnit vlastníka.
Zároveň se nabídne možnost Změnit u převádění záznamů bezpečnostní úroveň a to dle výchozího nastavení nebo dle vlastní volby. Bezpečnostní úroveň se změní pouze u těch navázaných záznamů, jejichž bezpečnostní úroveň je stejná jako původní úroveň u Klienta. Zároveň vlastník těchto záznamů musí být shodný s původním vlastníkem Klienta.
Hromadné přidání nebo odebrání štítků
Hromadnou změnu lze provést i v rámci štítků, lze je hromadně přidat i odebrat.
Stačí v poli Štítky vyhledat již existující nebo vytvořit nový.
Pokud chcete Štítek odebrat, je potřeba označit Kontaktní osoby, které už některý štítek mají přiřazen a uvidíte možnost odebrání.
Hromadná úprava bezpečnostní úrovně
Administrátor účtu může provádět hromadné změny Bezpečnostních úrovní záznamů bez omezení. Uživatelé s jinou rolí ale mohou narazit na nedostatečná oprávnění. V roletce Editovat vyberte Upravit bezpečnostní úroveň.
Bezpečnostní úroveň jednoduše změňte kliknutím na požadovanou úroveň v roletce a změnu potvrďte.
Pokud nejste Administrátorem účtu, může se u vybraných záznamů stát, že změna úrovně nebude provedena. U takových záznamů pak najdete ikonu vykřičníku s informací, že Nemáte dostatečná oprávnění pro provedení této akce.
Hromadné zamknutí záznamů
Funkce Zamknutí záznamů se hodí v situaci, kdy víte, že vaše záznamy jsou finální a nepotřebujete je dále editovat a zároveň nechcete, aby kdokoliv z jiných uživatelů měl povoleno vaše data dodatečně pozměnit. Nejdříve opět označíte řádky, které chcete změnit. Klikněte na Zamknout záznamy v roletkovém menu.
Otevře se dialogové okno, v němž zamknutí potvrdíte.
Hromadné odemknutí záznamů
Odemknutí záznamů provedete obdobným způsobem. Klikněte na Odemknout záznamy v roletkovém menu.
Otevře se dialogové okno, v němž se vás systém zeptá, jestli opravdu chcete odemknout vybrané záznamy.
Hromadné vytvoření záznamů
Zatrhnutím vybraných záznamů se rozbalí nabídka pro hromadné vytváření Obchodních případů, které více popisujeme v tomto článku a také hromadné vytváření Aktivit, o kterém se dočtete zde.
Hromadné exporty
Pomocí hromadných akcí můžete také exportovat označené záznamy ze seznamového pohledu. Stačí kliknout na tlačítko Exportovat a zvolit typ exportu. Exportovat můžete maximálně 10 000 záznamů.
Hromadné zneplatnění záznamů
Pokud potřebujete v Raynetu odstranit jakýkoliv typ záznamu, můžete jej buď smazat nebo zneplatnit. Smazání je trvalé. Naopak zneplatnění zajistí, že se záznam nebude zobrazovat v seznamových pohledech, ale v Raynetu bude stále uchován a můžete ho kdykoli obnovit. Více se o zneplatnění rozepisujeme např. v tomto článku. Funkci hromadného zneplatnění záznamů najdete ve všech seznamových pohledech. Tlačítko se zobrazí po vybrání alespoň jednoho záznamu.