Používáte Outlook, Gmail, nebo třeba Thunderbird? Není potřeba nic měnit. Každý e-mail, který chcete mít v Raynetu, tam jednoduše přepošlete díky funkci E-mailové asistentky. Ta jej přenese a zařadí do Historie kontaktu (Klienta, Kontaktní osoby, Leadu). Pomocí asistentky pošlete do Raynetu jak odchozí, tak příchozí e-maily.
Adresa emailové asistentky
Unikátní adresa e-mailové asistentky se vždy skládá z názvu vašeho Raynet účtu a domény @asistentka.raynet.cz. V případě slovenských CRM je doména @asistentka.raynetcrm.sk. Může to být tedy např. "nasefirma@asistentka.raynet.cz".
Adresu asistentky najdete pod svým jménem » Můj profil » E-mailová asistentka.
Jak e-mailová asistentka funguje
Díky unikátní adrese vaší E-mailové asistentky, kterou přidáte do odeslaného nebo příchozího e-mailu, se e-mail dostane do Raynetího účtu. Podle e-mailové adresy adresáta se pak zařadí přímo do Historie toho kontaktu, kde je e-mailová adresa evidována (tedy ke Klientovi, Kontaktní osobě, nebo Leadu). Importovaný e-mail pak vypadá následovně:
V případě, že E-mailová asistentka nenajde v Raynetu kontakt, ke kterému by e-mail přiřadila, vytvoří nový Lead a k němu přiřadí e-mail. Stejně jako u Kontaktní osoby nebo Klienta.
Důležité: E-maily se přenesou jen pokud je přeposíláte z e-mailové adresy, kterou v Raynetu máte navedenou jako přihlašovací nebo alternativní. Více o alternativních e-mailech najdete v této nápovědě.
Přenesení odchozího e-mailu
Při psaní e-mailu klientovi zadejte adresu E-mailové asistentky do skryté kopie. E-mailová asistentka zprávu zkopíruje do Raynetu a zařadí jej ke správné firmě a osobě.
Přenesení příchozího e-mailu
E-mail, který jste obdrželi jednoduše přepošlete jako přílohu na adresu asistentky.
V Outlooku klikněte na e-mail, který chcete přeposlat do Raynetu. Pro odeslání e-mailu jako přílohu zmáčkněte kombinaci kláves Ctrl+Alt+F, nebo klikněte na symbol tří teček » Přeposlat jako přílohu.
V Thunderbirdu klikněte pravým tlačítkem myši do těla e-mailu, který chcete do Raynetu přeposlat a vyberte možnost Přeposlat jako » Příloha.
V Gmailu postačí prosté přeposlání e-mailu.
Napojení e-mailu ke konkrétnímu záznamu
Pro přiřazení e-mailu ke konkrétnímu Obchodnímu případu, Nabídce, Objednávce nebo Projektu stačí kamkoliv do předmětu e-mailu vepsat kód záznamu. Podrobnější popis chování najdete v článku ZDE.
Zaslání e-mailu na více adresátů
- Pokud adresáti e-mailu budou Příjemci, e-mailová asistentka zařadí e-mail ke všem adresátům.
- Pokud kromě Příjemců budou adresáti e-mailu v Kopii, e-mail bude v Raynetu přiřazen i jim.
- Pokud budou adresáti e-mailu navíc i ve Skryté kopii, e-mail se jim v Raynetu do Historie nepřiřadí.
Změna na jiný typ aktivity
V případě přeposílání e-mailů pomocí e-mailové asistentky si můžete příchozí e-maily změnit na jiný typ Aktivity.