Na detailní kartě jakékoli Aktivity (například Úkolu, Schůzky nebo Události) máte k dispozici několik užitečných akcí, jejichž přehled se zobrazí kliknutím na tlačítko tři tečky.
Vytvořit opakování
Máte pravidelné týmové porady, schůzky nebo třeba navolávky? S funkcí Vytvořit opakování snadno nastavíteinterval, ve kterém se má Aktivita opakovat. Už žádné ruční vytváření nových Aktivit – jakmile u původní Aktivity nastavíte opakování, Raynet se o vše postará a automaticky vytvoří kopie v požadovaných intervalech.
Co můžete ve formuláři pro opakování nastavit?
- Interval opakování (denní, týdenní, měsíční apod.),
- od kdy má opakování začít,
- kdy má skončit (nebo přesný počet opakování),
- a také konkrétní den v týdnu, na který má Aktivita připadnout.
Pokud upravíte původní nebo již nakopírovanou (opakovanou) Aktivitu, při uložení si můžete vybrat, zda chcete změnit pouze tuto konkrétní Aktivitu, nebo i všechny následující. Například pokud potřebujete posunout pravidelnou pondělní poradu na jinou hodinu, zvládnete to snadno jedním krokem.
Duplikovat
Nový záznam Aktivity se stejnými informacemi vytvoříte stiskem akce Duplikovat. Duplikovanou aktivitu můžete libovolně upravovat.
Exportovat
Jakoukoli Aktivitu stiskem tlačítka Exportovat uložíte do počítače ve formátu PDF.
Bezpečnost
Kliknutím na tlačítko Bezpečnost otevřete okno se systémovými informacemi o Aktivitě.
V tomto okně zjistíte:
- kdo a kdy záznam vytvořil nebo upravil,
- kdo má oprávnění záznam vidět (funkce Viditelnost záznamu),
- a můžete zde nastavit Bezpečnostní úroveň.
Pokud jste vlastníkem záznamu, máte možnost jej zamknout, čímž zabráníte ostatním uživatelům provádět úpravy. Záznam můžete odemknout vy sami nebo Administrátor.
Aktualizovat záznam
Tlačítko Aktualizovat záznam slouží k načtení nejnovější verze aktivity. Pokud na aktivitě pracuje více uživatelů současně, umožní vám zobrazit aktuální změny provedené jinými uživateli. Je užitečné také v případě, že chcete ověřit, zda pracujete s nejaktuálnějšími daty.
Smazat
Aktivita bude z Raynetu trvale smazána.
Změna typu aktivity
Poslední funkcí, kterou si v tomto článku ukážeme, je možnost změny typu Aktivity. Tuto akci najdete v levé části horního panelu – stačí kliknout na šedou šipku vedle názvu aktuálního typu Aktivity. Otevře se dialogové okno, ve kterém si v roletce vyberete nový typ Aktivity a změnu potvrdíte kliknutím na tlačítko Změnit.
Při změně typu Aktivity může dojít ke ztrátě některých informací. Například pokud změníte aktivitu z Události, kde máte více participantů, na Úkol, ve kterém mohou být pouze dva participanti, systém automaticky odebere zbývající participanty. Na tuto skutečnost budete upozorněni před uložením změny.