Prostřednictvím Bezpečnostních úrovní můžete omezit viditelnost konkrétních záznamů (Klientů, Obchodních případů, Schůzek, atd.) pro jednotlivé uživatele nebo skupinu uživatelů. Bezpečnostní úroveň umožňuje zpřístupnit záznamy pouze těm uživatelům, kterým udělíte práva.
Důležité: jakékoli použití Bezpečnostních úrovní je podřízeno Viditelnosti záznamů. Pokud má například uživatel nastavenou viditelnost jen svých záznamů, neuvidí záznam, který má v rámci Bezpečnostních úrovní zpřístupněný, pokud není jeho vlastníkem.
V tomto článku se dozvíte:
- co je to bezpečnostní úroveň,
- jak vytvořit bezpečnostní úroveň,
- jak nastavit výchozí bezpečnostní úroveň,
- jak nastavit výchozí bezpečnostní úrovně pro svůj profil,
- jak nastavit bezpečnostní úroveň konkrétnímu záznamu,
- jak nastavit bezpečnostní úroveň hromadně,
- jak změnit bezpečnostní úroveň i u navázaných záznamů.
Co je bezpečnostní úroveň
Můžeme ji chápat jako virtuální štít, který chrání záznam před uživateli, kteří na danou úroveň nemají právo. Každý záznam v Raynetu má Bezpečnostní úroveň. Ve výchozím nastavení jsou záznamy všech uživatelů zařazeny do úrovně Sdílená, to znamená, že tyto záznamy vidí všichni (pokud nejsou omezeni např. Viditelností záznamu). Pokud má záznam jinou Bezpečnostní úroveň než Sdílenou, najdete to v záhlaví záznamu. Viz obrázek.
Vytvoření bezpečnostní úrovně
1. Vytvořit Bezpečnostní úroveň může pouze Administrátor. Je potřeba jít do Nastavení.
2. V sekci Bezpečnostní úrovně zvolíte Přidat úroveň.
3. Novou Bezpečnostní úroveň pojmenujete a uložíte.
4. V posledním kroku určíte uživatele, kteří budou mít k založené Bezpečnostní úrovni práva. Administrátoři jsou v Bezpečnostní úrovni zařazeni automaticky, viditelnost záznamů se pro ně nedá omezit. Ostatní uživatele, kteří práva mít nemají, odstraníte křížkem.
Výchozí nastavení bezpečnostních úrovní
Konkrétnímu uživateli můžete nastavit výchozí Bezpečnostní úroveň. Ta zajistí, že nový záznam, který uživatel založí, bude rovnou zařazen do dané Bezpečnostní úrovně.
1. Pro nastavení výchozí Bezpečnostní úrovně je potřeba jít do Nastavení.
2. Poté přejdete do sekce Uživatelské účty a vyberete konkrétního uživatele.
3. V sekci Oprávnění uživatele zvolíte Upravit výchozí Bezpečnostní úroveň.
4. Každému typu záznamu pak můžete vybrat konkrétní úroveň a vše uložíte. Např. nově založeným Klientům bude přiřazena Bezpečnostní úroveň "Obchod".
Nastavení výchozí bezpečnostní úrovně pro svůj profil
V rámci bezpečnostních úrovní si můžete nastavit své výchozí bezpečnostní úrovně pro zakládání záznamů bez toho, aniž byste měli Administrátorskou roli. Toto nastavení najdete v sekci Můj profil » Oprávnění uživatele.
Nastavení bezpečnostní úrovně konkrétnímu záznamu
1. Bezpečnostní úroveň můžete změnit u každého jednotlivého záznamu. Stačí kliknout na tři tečky » Bezpečnost.
2. V dialogovém okně vyberete Bezpečnostní úroveň, kterou potřebujete. Potvrďte tlačítkem Aplikovat.
Hromadná úprava bezpečnostní úrovně
Bezpečnostní úroveň můžete změnit i pomocí hromadné změny, až 200 záznamům. Například, když chcete skupinu Klientů zařadit do Bezpečnostní úrovně "Obchod".
Více o tom jak při hromadné změně postupovat se dozvíte v tomto článku.
Změna bezpečnostní úrovně u navázaných záznamů
Občas se může stát, že při změně Bezpečnostní úrovně Klienta budete potřebovat změnit i bezpečnostní úrovně záznamů, které jsou na něm navázány. Tuto hloubkovou změnu může udělat pouze administrátor. Podmínkou je, že tyto záznamy musí mít před změnou stejnou Bezpečnostní úroveň jako Klient. Pokud bude mít nějaký navázaný záznam jinou Bezpečnostní úroveň než Klient, tak se ho změna nedotkne.
Změnu lze provést na detailní kartě Klienta přes tlačítko se třemi tečkami » Bezpečnost » zde zaškrtnete možnost Změnit bezpečnostní úroveň také všem navázaným záznamům.
Hloubková změna Bezpečnostní úrovně je možná i ze seznamového pohledu Klientů přes Hromadnou změnu záznamů.