Hromadný import Klientů a Osob se vám bude hodit v případě, kdy potřebujete zaevidovat do Raynetu více svých zákazníků najednou. Pro tento účel jsme vytvořili Importní šablonu Klientů a Osob. Ta slouží k přenesení adresářových dat Klientů a Kontaktních osob do CRMka. Import dat může provést pouze Administrátor.
V pravém horním rohu obrazovky klikněte na své jméno » Nastavení.
V levém menu najdete položku Import dat z XLSX. Pro import Klientů a Osob se nabízí hned první šablona. Pokračujte kliknutím na Importovat.
V prvním kroku si stáhněte importní šablonu do svého zařízení a vyplňte ji dle návodu, který naleznete uvnitř šablony. Každá buňka může obsahovat text (hodnotu) s maximální délkou 255 znaků.
V druhém kroku vyplněnou šablonu nahrajte zpět do Raynetu.
Po nahrání vyplněné šablony se zobrazí Výsledek kontroly importních dat. Pokud se v rámci importu vyskytne nějaký nesoulad dat, uvidíte zde také počet chyb. Odůvodnění konkrétní chyby i s odkazem na příslušný řádek, v němž se chyba nachází, najdete po rozkliknutí položky zobrazit seznam chyb.
Chybná data v importní šabloně opravte, soubor uložte a znovu nahrajte do Raynetu.
Ve třetím kroku spustíte import. Pakliže se Vám zde vyskytnou duplicitní záznamy, můžete si zvolit, jestli importovat s duplicitami nebo bez nich.
Pokud chcete importovat i duplicitní Klienty, můžete zaškrtnout volbu Importovat včetně duplicit.
Duplicity se kontrolují následovně:
Klient: IČ a následně Název.
Klient (Fyzická osoba) : IČ, následně Název Klienta ve fyzických osobách a E-mail 1 a 2, případně Název Klienta ve fyzických osobách a Tel 1 a 2.
Kontaktní osoba: Jméno a E-mail 1 a 2, následně Jméno a Tel 1 a 2.
Jakmile je importní soubor bez chyb, pokračujte tlačítkem Spustit import. V případě, že chybné položky neopravíte a přesto kliknete na tlačítko Spustit import, do Raynetu se naimportují pouze ta data, která jsou bez chyby.
Důležité: Najednou je možné importovat max. 10 000 klientů. Importní šablonou naimportujete do adresáře vždy nové kontakty. Šablona neslouží pro aktualizaci kontaktů.
Smazání importu
Pokud po importu zjistíte, že jste šablonu nevyplnili správně, můžete celý import snadno smazat.
Smazání provedete opět v Nastavení » Import dat z XLSX » Smazat import.
Zde následně zvolíte typ záznamů, které chcete odstranit (v tomto případě to budou Klienti a Kontaktní osoby) a vyberete štítek. Ten se záznamům přiřazuje automaticky při každém importu a obsahuje datum a číslo importu.
Pro dokončení klikněte na tlačítko Smazat. Tím dojde ke smazání všech záznamů, na které zatím nejsou napojeny žádné další záznamy.
Import s volitelnými poli
Jestliže jste začali u Klientů nebo Kontaktních osob využívat volitelná pole, můžete přes importní šablonu naimportovat údaje také do těchto polí. Import do volitelných polí je možný jen u nově nahrávaných záznamů. Šablonu tedy nelze použít jako aktualizační.
Jak vytvořit volitelná pole se dozvíte v tomto článku.
Volitelné pole nejprve vytvořte a až poté stáhněte importní šablonu. Sloupce s volitelnými poli se do importní šablony promítnou na konci tabulky.