Podmínky v automatizaci udávají, zda bude automatizace pokračovat nebo skončí. Jedná se o jednu, nebo více podmínek, které by měl záznam (například Klient, Obchodní případ apod.) splňovat, aby mohly jednotlivé Akce v automatizaci proběhnout. V tomto článku si ukážeme, jak s podmínkami pracovat.
Podmínky navíc můžeme rozdělit do několika sad pomocí logického vztahu NEBO (Or). Podmínky je možné vytvářet na všechna základní a volitelná pole. V případech, kdy je zvolen Spouštěč "Editace záznamu", je možné u každého pole zjišťovat hodnotu před změnou a také po změně.
Operátory
Při zadávání podmínek používáme operátory, které porovnávají hodnoty z vybraných polí. Existují dva typy operátorů.
Matematický (relační), který udává porovnání číselných hodnot, tedy:
- větší >
- menší <
- rovno =
Příklad: Máme vybraný spouštěč na vytvoření nového Obchodního případu , který má zároveň splňovat dvě podmínky. Jedna udává, že konečná cena musí být větší než 500 000,00 v měně Obchodního případu a druhá, že předpokládaný zisk má být do 300 000,00 v měně Obchodního případu.
Příklad: Navážeme na předchozí příklad, kde jsme si u nového obchodního případu definovali dvě podmínky na konečnou cenu a předpokládaný zisk. Pravidla podmínek si rozšíříme. Konkrétně si potřebujeme určit v jaké měně musí být OP.
Podmínky tedy budou dále splňovat tyto kritéria:
- Měna OP musí být v Kč.
- Musí být vyplněná klasifikace (bez ohledu na vybranou hodnotu).
- Pravděpodobnost zakázky musí být od 70% a výše.
Logický operátor je takový, který umožňuje srovnávat hodnotu pole pomocí:
- je/není
- obsahuje, obsahuje/neobsahuje všechny
- změněno, změněno na
- je/není vyplněno, apod.
Příklad: Můžeme porovnat načtenou dynamickou hodnotu, která vychází z dat předchozího kroku. Tento příklad znázorňuje, že nová Schůzka se vytvoří jen v případě, že bude splněna podmínka, kdy bude u Nabídky v třetím kroku existovat Kontaktní osoba z prvního kroku (spouštěče).
Hodnota
Do konkrétních polí vkládáme hodnotu, která závisí na datovém typu daného pole (text, datum, číslo, atd.). Do podmínky je možné zadat buď absolutní nebo dynamickou hodnotu.
Absolutní hodnota obsahuje konkrétní hodnotu, výběr z dat (např. položka z číselníku) nebo výběr konkrétního záznamu (např. Klient).
Dynamická hodnota je pak proměnná a mění se se vstupními daty z předchozí Akce, nebo Spouštěče. Tyto hodnoty si vybíráme přes tlačítko Výběr hodnot z předchozích kroků.
Tlačítko Výběr hodnot z předchozích kroků se zobrazí, pokud je možné nabídnout seznam hodnot z předešlé Akce nebo Spouštěče. Po výběru hodnoty se v případě položky s dynamickou hodnotou zobrazí číslovka, která udává, z kterého kroku je daná hodnota přebraná. Barva položky dynamické hodnoty pak určuje, jestli se jedná o Akci » modrá, nebo o Spouštěč » zelená. Dynamická hodnota umožňuje porovnávat jak původní, tak i nové (změněné) hodnoty z předešlých kroků.
Příklad: Absolutní a dynamické hodnoty zároveň můžeme kombinovat v rámci jedné podmínky. Máme nastaveno, že dojde-li ke smazání Objednávky, tak se nejprve ověří, zda je splněna naše podmínka:
- Objednávka je v měně € - Absolutní hodnota
- Předpokládané náklady převyšují zisk - Dynamická hodnota
- Objednávka je ve stavu “Zrušena” - Absolutní hodnota
Pokud objednávka bude všechny tyto podmínky splňovat, přijde nám e-mailová notifikace. Obsahem notifikace pak může být např. jaké byly předpokládané náklady a zisk Objednávky.
Nastavení kritérií podmínky
Podmínku definujeme na základě vybraného pole a následně ho pomocí operátoru porovnáváme s vybranou hodnotou. Pokud máme definovanou více než jednu podmínku, tak nezáleží na pořadí podmínek. Všechny podmínky v jedné sadě musí platit současně.
Přidávání a nastavení podmínek
Do automatizace je možné zadat jednu nebo více podmínek. V rámci jedné sady jsou podmínky skládány na základě logického vztahu pomocí tlačítka + PŘIDAT PODMÍNKU. V případě, že je potřeba zapojit dvě a více sad podmínek, jednotlivé sady budou odděleny vazbou NEBO (OR). Pokud má automatizace pokračovat k dalšímu kroku, stačí aby byly splněny buď podmínky z jedné, nebo z druhé sady. Pokud nebude splněna ani jedna sada podmínek, daná automatizace v tomto kroku skončí a další kroky na ní nebudou navazovat.
Jedna sada podmínek
Pokud potřebujete, aby byla najednou splněna kombinace všech podmínek v sadě, zvolte vztah A (AND). To provedete tak, že podmínku přidáte pomocí tlačítka + PŘIDAT PODMÍNKU.
Na příkladu níže je znázorněna jedna sada, ve které jsou podmínky ve vzájemném vztahu A (AND). Aby automatizace pokračovala, musí být všechny tyto podmínky splněny. Na pořadí podmínek nezáleží, musí platit všechny současně.
Příklad: Pokud se změní stav Obchodního případ ze stavu Před uzavřením na stav Výhra, který bude mít konečnou cenu větší než 100 000,00 Kč, tak se např. vytvoří Úkol.
Dvě a více sad podmínek
V případě, že stačí, aby byla splněna alespoň jedna ze sad podmínek, zvolte vztah NEBO (OR). Zjednodušeně lze říci, že pokud nedojde ke splnění první sady podmínek, ale druhá sada podmínek bude splněna, tak se přejde do dalšího kroku automatizace. Pokud první ani druhá sada podmínek nebude splněna, automatizace skončí a v dalších krocích se pokračovat nebude.
Příklad: Aby automatizace přešla do dalšího kroku (např. vytvoření Schůzky), tak při editaci Klienta musí být splněna jedna ze sad podmínek:
- Buď je Klient aktuální odběratel s kategorií VIP.
NEBO (OR) - A nebo je Klient potenciální odběratel s hodnotou otevřeného vztahu větší než 1 mil. Kč (měna se zde bude brát z globálního nastavení instance).
Podmínky založené na předchozích krocích
Pokud máte v automatizaci více akcí, rozšíří se seznam polí o výběr položek z jednotlivých akcí. Dle typu spouštěče (např. vytvoření, editace, smazání záznamu, atd.) pak přibude také nabídka polí (Kategorie, Kategorie - před změnou, Kategorie - před smazáním, atd.).
Mazání a editování podmínek
Konkrétní podmínku je možné smazat kliknutím na ikonu šedého křížku vpravo vedle pole. Hodnoty a operátory můžete v podmínkách upravovat dle potřeby. Provedené změny poté stačí potvrdit tlačítkem Uložit.