Automatizace se může skládat ze spouštěče automatizace, podmínky a akce. V tomto článku si ukážeme, jak pracovat se spouštěči automatizace.
Spouštěčem automatizace je podnět, který v CRMku zahájí vámi zvolenou automatizaci. Je to vždy první krok automatizace.
V Raynetu lze spouštěč nastavit třemi způsoby:
Spuštění automatizace na základě podnětu
Podnětem pro spuštění automatizace mohou být tyto operace:
- Vytvoření nového záznamu
-
Editace záznamu
- Smazání záznamu
- Změna stavu záznamu (např. u Obchodního případu, Nabídky nebo Objednávky)
- Online podepsání dokumentu
- Uplynutí přednastaveného času
Nastavení spouštěče
Spuštění automatizace může být vyvoláno:
- Provedením (dokončením) jiné automatizace, a to v případě, že kroky jednotlivých automatizací na sebe navazují. Stane se tak, pokud má např. automatizace v posledním kroku za úkol vytvořit Klienta a další automatizace má nastaveno jako spouštěč vytvoření Klienta. Při vytváření nové vlastní automatizace je ve výchozím stavu tato možnost povolená, ale můžete ji zakázat.
- Jen vybranými uživateli (iniciátory). Každý, kdo má právo vytvářet automatizace může zvolit, kteří uživatelé mohou nebo nemohou vyvolat spuštění automatizace.
- Jen uživateli z bezpečnostních profilů. Tato možnost se vám zobrazí pouze v případě pokud máte ve vašem CRMku zapnuté bezpečnostní profily. Spuštění automatizace můžete omezit na vybranou skupinu uživatelů zařazenou do bezpečnostního profilu.
- Prostřednictvím API. V případě, že využíváte Raynet CRM API, tak si toto nastavení můžete povolit. Díky tomu bude možné automatizace spouštět pomocí API dotazů.
Spuštění automatizace na základě manuální akce
V CRMku vyvoláte spuštění automatizace kliknutím na tlačítko na detailní kartě záznamu. Tlačítko se v detailu záznamu objeví až po spuštění automatizace. Otestování můžete provést v samotném editoru automatizace.
Nastavení spouštěče
Pro nastavení spouštěče je potřeba nastavit Název tlačítka. Název tlačítka je možné si libovolně měnit. K názvu je možné připojit i vlastní Popis automatizace pro lepší přehlednost.
Spuštění automatizace na základě času
Po uplynutí přednastaveného času
Pokud chcete sledovat konkrétní pole s datem, např. narozeniny u kontaktních osob, můžete použít tento spouštěč. Každý den se v nastavený čas zkontroluje, zda existuje záznam, který odpovídá vašemu nastavení a je potřeba spustit automatizaci.
Příklad: Na obrázku níže je nastaveno, že se každý den v 8:00 hodin spustí kontrola, zda existuje nějaká Kontaktní osoba, která má ten den narozeniny. Pokud ano, bude následovat akce (další krok), která vám např. vygeneruje Úkol, abyste této osobě popřáli.
Důležité: V případě spuštění testu automatizace nečeká na konkrétní datum, které v automatizaci sledujeme, ale reaguje na samotné spuštění testu.
Při vypršení platnosti evidence osobních údajů
Pokud máte zapnutý GDPR modul, tak si můžete nastavit sledování termínu např. vypršení platnosti všech smluv u fyzických osob (klienta).
Příklad: Na obrázku níže je nastaveno, že se každý den v 9:00 hodin zkontroluje, zda některému z Klientů nebude za 7 dní končit platnost smlouvy, např. plnění smlouvy při poskytování služeb. Jako časová zóna je vybrán Středoevropský čas (Praha).
Nastavení polí pro oba časové spouštěče
Pro časové spouštěče je potřeba nastavit:
-
Které pole chcete sledovat - můžete sledovat např. výročí u Klienta, narozeniny u Kontaktní osoby, datum konverze u Leadu, konec platnosti u Nabídky atd.
-
Kolik dní před nebo po se má automatizace spustit - nastavíte si, jak dlouho před nebo po termínu má spouštěč spustit automatizaci. Dále máte možnost si zapnout tlačítko Pouze den a měsíc (bez ohledu na rok), díky kterému se bude ignorovat rok.
-
V kolik hodin se bude spouštět - kdy chcete aby došlo ke spuštění automatizace.
- Jakou časovou zónou se má automatizace řídit - je potřeba vybrat si časovou zónu.