Díky online podepisování můžete podepisovat dokumenty elektronicky, a to s veškerou právní závazností. Online podpisy totiž ověřujeme přes e-mail a telefon podepisujícího. Ušetříte tím tak spoustu času a vaše práce bude zase o kus efektivnější. Miniaplikaci na online podepisování jsme vyvinuli ve spolupráci s DigiSign a v základní verzi je zdarma.
V tomto článku se dozvíte:
- Kde online podepisování najdete
- Jak nahrajete dokument k podepisování
- Jak probíhá podepisování dokumentu
- Jak vypadá odmítnutý dokument
- Jak s dokumenty k podpisu pracovat v CRM
- Vše o ceně a administraci podepisování
Důležité: Elektronicky podepsané dokumenty mají stejnou právní váhu a závaznost jako papírové dokumenty podepsané klasickou cestou. Právní úprava vztahující se k úpravě elektronického podpisu vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES („eIDAS“). Tato právní úprava byla adaptována v našem zákoně č. 297/2016 Sb.
Kde online podepisování najdete
Záložka Online podepisování se nachází na detailní kartě záznamu. Záložka se zobrazuje automaticky, není potřeba ji zapínat v Nastavení. Záznamy, u kterých tuto záložku najdete, jsou následující:
- Klient
- Kontaktní osoba
- Obchodní případ
- Nabídka
- Objednávka
V záložce Online podepisování najdete přehled již nahraných dokumentů. Pro nahrání nového dokumentu prokliknete tlačítko Vybrat a podepsat dokument.
Nahrání dokumentu k podepsání
V následujícím okně vyberete způsob nahrání nového dokumentu.
Máte čtyři možnosti:
- Vložte soubor - soubor vyberte ze svého zařízení, nebo rovnou přetáhněte myší.
- Vyberte přílohu - soubor vyberte z příloh na daném záznamu.
- Vlastní pole - k dispozici budou soubory ve formátu PDF, které máte na záznamu vloženy do vlastního volitelného pole typu Soubor.
- Vlastní šablona - k dispozici budou tiskové sestavy, které máte do Raynetu nahrány jako Vlastní šablonu. Zobrazí se pouze ty, u nichž máte zakliknuto Generovat do PDF viz obr.
Poté je potřeba vybrat konkrétní podepisující. V sekci Za nás podepisuje je uživatel, který dokument k podpisu nahrává, můžete ale přidat i další uživatele. V sekci Za protistranu podepisuje vybíráte Kontaktní osoby (případně Klienty - Fyzické osoby). Dokument lze podepisovat také jen za protistranu. Maximální počet podepisujících na každé straně je 10 (tedy max. 20 za obě strany dohromady).
Zároveň proběhne kontrola, jestli u těchto osob evidujete e-mail a telefonní číslo, které jsou potřebné k ověření podpisu. Telefonní číslo můžete vyplnit s předvolbou ze všech zemí. Dále je zde možnost vybrat si mezi Vlastnoručním a Jednoduchým podpisem. U Jednoduchého podpisu dochází k podepsání dokumentu pouze kliknutím na tlačítko. Tento typ podpisu je ideální pro běžné dokumenty, když už se s druhou stranou znáte nebo jde ve smlouvě o menší hodnoty.
Aby se vám zobrazila nabídka obou variant podpisu je potřeba jít do Nastavení » Rozšíření » DigiSign » ozubené kolečko » poté v dolní části stránky kliknout na Zobrazit rozšířené nastavení » zde zaškrtnete aby se při vytváření nového dokumentu zobrazila nabídka pro výběr typu podpisu. Zároveň si zde můžete i nastavit Výchozí typ podpisu.
Jako poslední v okně s názvem Vyberte dokument k podepsání editujete Expiraci podepsání, Připomenutí před expirací (uživateli se podpis připomene pomocí CRM notifikace) a Pořadí podpisů, v jakém podpisy chcete posbírat. Můžete zvolit:
- Všichni najednou
- Nejprve my, pak protistrana
- Nejprve protistrana, pak my
- Podle vlastního pořadí
Jakmile máte vše vyplněno, kliknete na tlačítko Pokračovat.
Následně se zobrazí okno, ve kterém určíte umístění podpisů přetažením pole Podpis na vhodnou pozici v dokumentu. Editaci dokončíte tlačítkem Odeslat.
Po úspěšném odeslání se zobrazí okno s potvrzením o odeslání.
Podepsání dokumentu
Samotné podepisování pak probíhá přes e-mail. A to za obě strany. Stačí otevřít vaši e-mailovou schránku, kam byl poslán e-mail s názvem Výzva k online podepsání dokumentu.
V příchozím e-mailu kliknete na odkaz Přejít k dokumentům.
V dalším kroku nejprve ověříme vaši identitu. Po prokliku tlačítka Začít s ověřováním Vám automaticky zašleme SMS s PIN kódem. Číselný kód vyplníte, tím ověříme vaši identitu, a dokument zpřístupníme.
Následně se zobrazí okno s dokumenty k podpisu. Jakmile jste si dokument prohlédli a vše je v pořádku, je čas přejít k podpisu.
Kliknutím na pole se jménem podepisujícího se zobrazí nové okno pro samotný podpis. K němu Vám postačí touchpad, myš, nebo chytrý telefon. Aktivitu dokončíte a odešlete do systému přes tlačítko Potvrdit podpis (systém se vás zeptá ještě jednou, zda opravdu má odeslat).
Ten samý proces podepisování pak absolvuje i protistrana. Jakmile dokument podepíší obě strany, podepsaný dokument vám dorazí na e-mail formou odkazu ke stažení.
Odmítnutí podepsání
Příjemce podepisovaného dokumentu může podpis odmítnout.
Dokument a zároveň i podepisující se označí jako Odmítnutý a můžete podle tohoto stavu i filtrovat.
Zrušení odeslání
U odeslaného dokumentu, který je ve stavu "Čeká", najdete tlačítko Zrušit. Po kliknutí na toto tlačítko dojde ke zrušení odeslání dokumentu. Příjemce se tak už nedostane k podepsání dokumentu. V historii změn se v Raynetu zobrazí status "Zrušeno" pro všechny uživatele podílející se na podpisu a zároveň těmto osobám přijde notifikační e-mail o zrušení.
Upozornění na nedoručení e-mailu a opakované odeslání
Pokud se Digisignu nepodaří e-mail doručit (např. z důvodu neexistující adresy), upozorňujeme na nedoručení e-mailu. U podepisujícího se zobrazí červený symbol vykřičníku s popisem “E-mailová služba příjemce odmítla doručit zprávu. Zkontrolujte správnost adresy.” V takovém případě se po kliknutí na tlačítko pro opakované odeslání e-mailu zobrazí pole pro zadání nové e-mailové adresy. Po jejím zadání můžete e-mail znovu odeslat. Dokument se znovu pošle pouze vybrané osobě. Mezi odeslané obálky se nezapočítá.
Práce s dokumenty v CRM
Kromě nahrávání nových dokumentů můžete v CRMku kontrolovat stav nahraných dokumentů, nebo podle podpisu filtrovat.
V záložce Online podepisování najdete přehled nahraných dokumentů. Po rozkliknutí náhledu pak vidíte, v jakém stavu dokument je, jestli už je podepsán oběma stranami nebo na podpisy stále čeká. Také se dozvíte, kdy lhůta k podepisování expiruje a můžete zde sledovat detailní historii změn.
Filtrovat podle kritérií podepisování můžete opět v Klientech, Kontaktních osobách, Obchodních případech, Nabídkách a Objednávkách. Pokročilý filtr, např. v Klientech, vypadá takto:
Ceník a administrace
Ceník i další administraci Online podepisování najdete v Nastavení » Rozšíření » Elektronický podpis dokumentů. Když kliknete na ikonu ozubeného kolečka, dostanete se do Nastavení podpisů.
Čtyři dokumenty (obálky) měsíčně jsou zdarma. Tarif si můžete navýšit dle potřeby. Placené tarify vám pak budou automaticky započteny do faktury za Raynet. Netřeba se kdekoliv registrovat.
Po rozkliknutí rozšířeného nastavení můžete nastavit hodnoty pro podepisování dokumentů.
Výběrem výchozího jazyka definujete celý proces od e-mailů, přes SMS, až po samotné podepisování. Máte na výběr češtinu, slovenštinu a angličtinu. Buď určíte pomocí roletky Výchozí jazyk pro podepisování, nebo zaškrtnutím zatržítka umožníte uživatelům zobrazit nabídku pro výběr jazyka při vytváření nového dokumentu. Jakmile definujete volbu jazyka, můžete si přednastavit i obsahy e-mailů.
V rámci předdefinovaného obsahu e-mailu můžete využít i parametry pro doplnění údajů k podepisovanému dokumentu. Vysvětlivku najdete pod ikonou otazníku.
Jak počítáme realizované podpisy?
Pokud v rámci jednoho odeslání přidáte několik dokumentů, kde si na každém vyžádáte podpis, počítá se to jako jedna podpisová akce, to znamená jedna obálka (nepočítá se poplatek za každý podpis, ale za každou obálku). Dokumenty se seřadí za sebe. Jsou zde však dvě omezení:
- Jedna obálka nesmí překročit velikost 20 MB.
- Počet podepisujících na každé straně je max. 10 (tedy celkem je to max. 20 podpisů).
Mějte na mysli také fakt, že všichni podepisující vždy uvidí všechny odeslané dokumenty, i kdyby podepisovali jen jeden z nich.
Jak chráníme Vaše podepsané dokumenty?
Modul Online podepisování v Raynetu zprostředkovává služba DigiSign pod hlavičkou Digital solutions s.r.o.. Tato služba je pravidelně monitorována, zálohována, testována včetně penetračních testů a splňuje tak nejvyšší požadavky na bezpečnost. Přístup k dokumentům je chráněn dvoufaktorovým ověřením.
Veškeré servery, na kterých funguje naše aplikace pro podepisování, jsou hostovány v zabezpečeném prostředí datacentra v ČR, jehož provozovatel je držitelem certifikátu ISO 27001. Veškeré transakce jsou zabezpečeny SSL certifikáty a vybraná data jsou šifrovaná. Vývojáři aplikace mají mnohaleté zkušenosti s vývojem cloudových aplikací. Všechna data jsou zpracovávána v souladu s GDPR.
PS: Celý postup online podepisování pro Vás natočil sám náš pan ředitel. Na video se můžete podívat v článku na našem blogu.