Potřebujete odeslat nabídku, kontaktovat klienta nebo analyzovat poptávky? V Raynetu budete mít ve všem pořádek díky Úkolům, které mají vždy jednoho Zadavatele a jednoho Řešitele. Můžete je přiřadit sobě nebo kolegovi, a díky Deadlinu se nestane, že by něco zapadlo.
Založení úkolu
Nejrychlejší cesta k vytvoření Úkolu vede přes Kalendář. Stačí kliknout na libovolný den a čas nebo na tlačítko zelené plus v Kalendáři a vybrat možnost Úkol.
Otevře se dialogové okno, ve kterém můžete vyplnit Název, Řešitele (případně i zadavatele), čeho se Úkol týká, Deadline, Kategorii a Zadání úkolu. Pomocí zatržítek si můžete označit Úkol jako realizovaný nebo soukromý, tedy bez vazby na klienta.
V Kalendáři můžete rovnou naplánovat i follow-upy. Stačí na Úkol kliknout pravým tlačítkem myši » Vytvořit navazující aktivitu.
Pokud se Úkol týká konkrétního klienta, je nejlepší ho rovnou vytvořit přímo z detailní karty klienta.
Úkoly si můžete zakládat i z přehledu aktivit. Stačí jít do hlavního menu, otevřít sekci Aktivity a v záložce Úkoly kliknout na tlačítko zelené plus.
Další možností je využít hlavní menu a zvolit Nový záznam, kde opět vyberete Úkol. Pokud potřebujete vytvořit více Úkolů najednou, využijte seznamový pohled. Označte záznamy, ke kterým chcete Úkoly vytvořit, a v horní části se objeví tlačítko +Vytvořit. Po jeho rozkliknutí stačí vybrat možnost Naplánovat Aktivitu. Více se o možnostech zakládání aktivit dozvíte v tomto článku.
Úkoly pro více uživatelů
V Raynetu má každý Úkol vždy jednoho Řešitele. Pokud ale potřebujete stejný Úkol zadat více lidem, stačí ho duplikovat a to kliknutím na tlačítko tři tečky » Duplikovat. Pak už jen změníte Řešitele v duplikovaném Úkolu.
TIP: V případě, že potřebujete Úkol zadat skupině uživatelů, je vhodnější využít jiný typ aktivity, do které můžete přidat více participantů. V tomto případě doporučujeme použít např. Událost.
U aktivity typu Úkol si můžete jednoduše prohodit zadavatele a řešitele kliknutím na tlačítko se dvěma šipkami. Role se tak automaticky vymění.
Deadline a notifikace
Veškeré notifikace nastavujete kliknutím na vaše jméno » Můj profil » Notifikace.
Řešitel je automaticky notifikován o tom, že mu byl přidělen Úkol.
Zadavatel je notifikován ve chvíli, kdy je zadán Deadline. Pak dostane notifikaci v okamžiku, kdy vyprší čas pro realizování Úkolu.
V nastavení notifikací Deadlinu si můžete vybrat, zda bude autor (Zadavatel) upozorněn i v případě, že Deadline vypršel a Úkol je již splněn, případně, jestli bude notifikován o Deadlinu i Řešitel.
Připomenutí úkolu
Kromě notifikace o Deadlinu si můžete zadat také Připomenutí úkolu. V detailu Úkolu kliknete na ikonu zvonečku, zadáte datum a čas, kdy chcete upozornění dostat, a je hotovo. Připomenutí se váže k naplánování aktivity v Kalendáři (nikoliv k Deadlinu). Notifikován bude v tomto případě vždy ten, kdo si připomenutí nastaví (může to být Zadavatel i Řešitel). Více se o této funkci rozepisujeme v tomto článku.